ERP HAY LÀ CHẾT

Nếu “Khác biệt hay là chết” là nguyên tắc vàng của tiếp thị thành công thì “ERP hay là chết” là vấn đề đặt ra cho những Doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn trở nên vĩ đại, trường tồn.

ERP viết tắt của “Enterprise Resource Planning”. Nói một cách dễ hiểu, đó là hệ thống phần mềm quản lý, vận hành xuyên suốt các bộ phận trọng yếu của Doanh nghiệp như Kinh Doanh,Tài Chính, Sản Xuất, Kiểm định Chất lượng, Nhân Sự…

Có người cho rằng, sử dụng một phần mềm ERP đồ sộ cho tất cả các bộ phận sẽ không hiệu quả bằng sử dụng những phần mềm nhỏ được thiết kế chuyên biệt. Quan niệm này chỉ đúng khi đứng dưới góc nhìn cục bộ của người nhân viên: phần mềm dễ sử dụng và nhập liệu nhanh. Lãnh đạo Doanh nghiệp có tầm nhìn toàn cục hơn về hiệu quả của toàn tổ chức. Thông tin cần được kế thừa giữa các bộ phận, để không phải nhập liệu nhiều lần, đồng thời tăng khả năng kiểm soát và ra quyết định đúng đắn, nhanh chóng.

Để minh họa, chúng ta hãy xem xét một tình huống thực tế: Một doanh nghiệp X có vài chục sản phẩm (SKU), sử dụng nhiều phần mềm quản lý riêng biệt: Quản lý Sản xuất, Quản lý Kho vận, Kế toán Tài chính và Quản lý Phân phối cho khoảng 100 Nhà phân phối trên toàn quốc. Và vì mỗi phần mềm quản lý là một “ốc đảo” riêng biệt, không giao tiếp với “ốc đảo” khác. Do đó việc dùng nhiều phần mềm quản lý khác nhau sẽ dẫn đến những hệ quả như sau:

1. Càng bán, càng lỗ mà không biết

Trong quá trình vận hành, chi phí được ghi nhận tản mạn trên nhiều phần mềm quản lý khác nhau, chẳng hạn như:

Chi phí nguyên liệu và nhân công sản xuất được ghi nhận chi tiết trên phần mềm Quản lý Sản xuất

Chi phí vận chuyển được ghi nhận trên phần mềm Quản lý Kho vận

 Việc sử dụng khuyến mãi được ghi nhận trên hệ thống Quản lý Phân phối, trong khi việc chi trả khuyến mãi được thực hiện trên phần mềm Kế toán Tài chính

Do đó, việc tính giá thành cho từng sản phẩm tốn nhiều công sức và khó thực hiện chính xác. Thông thường việc này chỉ được thực hiện cho những sản phẩm mang lại doanh số cao. Trong khi những sản phẩm khác, có thể đang ở trong tình trạng “càng bán, càng lỗ” mà Doanh nghiệp không hay biết

2. Chi phí cao do sai số lớn

Vì mỗi phần mềm quản lý là một “ốc đảo” riêng, nên những quy trình liên bộ phận không thực hiện được trên phần mềm nào cả, chẳng hạn:

Kế hoạch chi tiền: được lập bởi bộ phận Kế toán Tài chính, cần thông tin kế hoạch mua nguyên vật liệu. Nhưng kế hoạch mua nguyên liệu lại nằm trên phần mềm Quản lý Kho vận, không được liên thông với phần mềm Kế toán Tài chính

Kế hoạch cung ứng: dự báo kinh doanh và tồn kho các Nhà phân phối thuộc về hệ thống Quản lý Phân phối, trong khi kế hoạch sản xuất được lập trên phần mềm Quản lý Sản xuất, kế hoạch mua nguyên vật liệu và điều chuyển hàng hóa đến các Trung tâm Phân phối lại được thực hiện trên phần mềm Quản lý Kho vận

Việc thực hiện thủ công những quy trình liên bộ phận là nguyên nhân dẫn đến sai số lớn, từ đó chi phí tăng cao, bao gồm cả chi phí phải trả cho hậu quả của việc lập kế hoạch không chính xác.

3. Kiểm soát không hiệu quả

Một khi dữ liệu của Doanh nghiệp được lưu trữ tại nhiều “ốc đảo” khác nhau, việc đối chiếu, phân tích, đánh giá dữ liệu giữa các “ốc đảo” phải thực hiện thủ công, tốn nhiều nhân lực, khó làm được hàng ngày. Điều này đồng nghĩa với kiểm soát không hiệu quả.

Và như vậy, sẽ không ngoa khi nói: “ERP hay là chết!” đối với các doanh nghiệp muốn trở nên vĩ đại, trường tồn!