PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH TỐT HƠN EXCEL NHƯ THẾ NÀO?

Quản lý kho không còn chỉ là việc đếm hàng và kiểm tra tồn kho bằng sổ sách, mà đã trở thành nghiệp vụ quan trọng hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra hiệu quả. Ngày nay, các doanh nghiệp đang dần chuyển hướng cách quản lý kho thủ công/excel sang quản lý kho bằng phần mềm. Một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của doanh nghiệp, từ theo dõi tồn kho đến tối ưu hóa chuỗi cung ứng. 

Vì sao nghiệp vụ quản lý kho là cần thiết?

Kho hàng thường xuyên thực hiện việc kiểm kê hàng tồn và quản lý các hoạt động nhập xuất hàng hóa, nhằm đảm bảo cung ứng sản phẩm và hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Kho có vai trò quan trọng liên quan trực tiếp đến việc tổ chức và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp.

Ngoài việc đảm bảo cung ứng hàng hóa đúng thời hạn, chức năng của quản lý kho hàng còn thể hiện qua nhiều khía cạnh quan trọng:

• Đảm bảo tính liên tục cho quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
• Tối ưu chi phí vận chuyển, sản xuất và phân phối hàng hóa.
• Đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra một cách liên tục, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa trên thị trường.
• Kiểm soát số lượng sản phẩm nhập và xuất, cũng như hàng tồn kho, nhằm tránh lãng phí và thất thoát hàng hóa.

Ưu và nhược điểm khi quản lý kho hàng bằng excel

Quản lý kho bằng Excel mang lại nhiều ưu điểm cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp họ duy trì sự tổ chức và kiểm soát dễ dàng trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Linh hoạt và dễ triển khai

Quản lý kho bằng Excel đặc biệt linh hoạt và dễ triển khai cho các doanh nghiệp nhỏ, không đòi hỏi sự phức tạp của việc triển khai hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Với Excel, người dùng có thể nhanh chóng tạo và tùy chỉnh các bảng tính theo nhu cầu cụ thể của họ mà không cần đến sự hỗ trợ chuyên gia.

Tối ưu chi phí 

Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc quản lý kho bằng Excel là chi phí thấp. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào việc mua và triển khai hệ thống quản lý kho phức tạp. Excel là một phần của bộ công cụ văn phòng thông dụng, nên không đòi hỏi chi phí đặc biệt.

Dễ sử dụng và đào tạo

Excel là một ứng dụng phổ biến, nên nhiều người làm việc đã có kiến thức cơ bản hoặc thậm chí nâng cao về cách sử dụng. Điều này giúp giảm thời gian đào tạo và tăng tính dễ sử dụng trong quá trình quản lý kho.

Tự do tạo bảng tính theo nhu cầu cụ thể

Với Excel, người quản lý có khả năng tự do tạo bảng tính theo nhu cầu cụ thể của họ. Họ có thể thêm, sửa đổi và xóa các cột, hàng, hoặc bảng mà không gặp sự hạn chế từ hệ thống quản lý cố định.

Tuy nhiên, Quản lý kho bằng Excel cũng có vô số mặt hạn chế, nhất là trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay:

Giới hạn trong việc xử lý dữ liệu lớn

Một trong những hạn chế lớn nhất của quản lý kho bằng Excel nằm ở khả năng giới hạn khi xử lý lượng dữ liệu lớn. Đối với các doanh nghiệp với số lượng sản phẩm lớn, cùng với đó là hoạt động giao dịch nhập/xuất phức tạp, sử dụng Excel có thể gặp khó khăn trong việc tổng hợp và xử lý thông tin. Đồng thời cũng gây ra nhiễu loạn trong việc theo dõi nguồn gốc và lịch sử hoạt động của từng sản phẩm. Điều này làm giảm tốc độ xử lý và độ chính xác của dữ liệu, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình quản lý kho và khả năng đưa ra quyết định của ban lãnh đạo.

Khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thay đổi

Quản lý kho bằng Excel không hỗ trợ cơ chế cập nhật tự động để theo dõi lịch sử thay đổi, điều này tạo ra một thách thức đối với việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu. Người quản lý không thể dễ dàng xác định người sửa đổi, thời điểm thay đổi, hoặc nội dung cụ thể đã được chỉnh sửa. Điều này không chỉ khiến cho các hoạt động xuất nhập, quản lý kho trở nên phức tạp, mà còn tạo ra rủi ro cao về tính chính xác của thông tin trong hệ thống quản lý kho.

Khả năng lỗi và thiếu tính nhất quán

Việc quản lý kho bằng Excel đặt ra thách thức về tính nhất quán, bởi dữ liệu về các hoạt động trong kho vẫn phải được nhập và xử lý thủ công. Sự phụ thuộc vào con người có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu và khả năng xuất hiện thông tin không chính xác về tồn kho và nhập/xuất hàng hoá. Điều này không chỉ làm mất đi tính nhất quán của dữ liệu mà còn tăng nguy cơ xuất hiện các sai sót không mong muốn trong quá trình quản lý kho, gây thất thoát hàng hoá.

Quản lý kho bằng Excel thiếu tính tự động hóa

Bảng tính Excel không cung cấp tính năng tự động hóa mạnh mẽ như các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Những chức năng quan trọng như tự động gửi cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau trở nên khó khăn và tốn nhiều công sức hơn. Điểm bất cập này không phù hợp trong môi trường kinh doanh đòi hỏi sự linh hoạt và nhanh chóng, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày nay.

Khó khăn trong việc mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác

Khi doanh nghiệp mở rộng và muốn tích hợp thông tin kho hàng với các hệ thống khác như sản xuất hay bán hàng, thì việc sử dụng bảng tính Excel sẽ là 1 trở ngại lớn. Việc nhập và xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể đòi hỏi nhiều công đoạn thủ công, khiến cho dữ liệu thiếu nhất quán trong quá trình duy trì và cập nhật thông tin. Điều này tạo ra những trở ngại trong việc đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và sự linh hoạt của hệ thống.

Bảo mật và quyền truy cập hạn chế

Tính bảo mật trong Excel có thể không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu an toàn cần thiết, đặc biệt là khi có nhiều người sử dụng chung một bảng tính. Việc cấu hình quyền truy cập và kiểm soát đôi khi không đảm bảo độ chính xác và tính an toàn cho dữ liệu. Thiếu các chức năng bảo mật chuyên sâu có thể là nguyên nhân dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu và những chỉnh sửa không được phép.

Nhìn chung, Excel đã đặt ra những thách thức và hạn chế nhất  định đối với doanh nghiệp muốn ứng dụng vào hoạt động quản lý kho hàng, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh phức tạp và yêu cầu tính toàn vẹn cũng như tính tự động hóa cao.

Phần mềm quản lý kho hiện đại tốt hơn Excel như thế nào?

Việc lựa chọn giữa Excel hay phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp phụ thuộc vào quy mô và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel có thể đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho một cách cơ bản.

Về chi phí:

Excel là 1 phần trong bộ công cụ tin học Office của Microsoft. Chi phí đầu tư mua bản quyền cho gói công cụ này tương đối thấp. Bản quyền Office chỉ giới hạn trong việc sử dụng Excel mà còn mở rộng ra các ứng dụng văn phòng khác. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, người dùng có thể cần phải trả chi phí cập nhật phiên bản mới hoặc mua các tính năng bổ sung.

Phần mềm quản lý kho: Chi phí đầu tư và triển khai tương đối cao so với sử dụng Excel. Tuy nhiên, xét đến các lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý ko chuyên nghiệp, thì con số đầu tư này là hoàn toàn xứng đáng. Ngoài các tính năng quản lý kho cơ bản, các phần mềm chuyên nghiệp còn có thể tích hợp và mở rộng với các hệ thống quản lý khác, tạo ra một hệ sinh thái quản trị vận hành tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Hiện nay, đa số các nhà cung cấp phần mềm đã phát triển dịch vụ cho thuê phần mềm, gọi là SaaS, hỗ trợ san sẻ gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ này cung cấp cho khách hàng 1 phiên bản phần mềm với đầy đủ tính năng cần thiết, nhưng với chi phí vô cùng tối ưu. 

Tính bảo mật: 

Excel dù là một công cụ văn phòng mạnh mẽ, đòi hỏi người dùng phải sử dụng nó một cách thành thạo để quản lý số lượng hàng hóa lớn trong kho. Tuy nhiên Excel thường không đáp ứng được các yêu cầu bảo mật cao của nhiều doanh nghiệp. Excel không có tính phân quyền truy cập cho người dùng, nên bất kỳ ai cũng có thể chỉnh sửa thông tin trên bản tính. Các nhược điểm về tính bảo mật của Excel là điểm yếu tiềm ẩn nhiều rủi ro về sự không an toàn của dữ liệu.

Ngược lại, phần mềm quản lý kho khắc phục hoàn toàn những nhược điểm này. Với tính năng phân quyền sử dụng theo từng cấp bậc nhân viên, phân chia hệ thống quản lý theo chi nhánh, khu vực, giúp đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát của dữ liệu. Chỉ những nhân sự ở đúng bộ phận được cấp quyền mới có thể truy cập và thao tác trên hệ thống. 

Tính linh hoạt:

Excel không có tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, nhưng có thể sử dụng ở bất kỳ nơi nào mà không cần kết nối internet. Tuy nhiên điều này cũng gây ra một số trở ngại trong trao đổi thông tin. Các dữ liệu từ các phòng ban được lưu trữ rải rác, không tổng hợp trên cùng hệ thống. Ban lãnh đạo sẽ khó khăn trong việc nắm bắt tình hình thực tế tại kho, và không thể có những dữ liệu chính xác để ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Mặt khác, phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp giúp người dùng quản lý kho từ xa mà không cần phải đến trực tiếp kho hàng. Mọi thông tin dữ liệu đều được lưu trữ trên cùng 1 hệ thống, cập nhật theo thời gian thực, khiến cho luồng thông tin trong doanh nghiệp được trao đổi liền mạch. Mọi thay đổi dữ liệu đều được hệ thống ghi nhận lại, bao gồm: tên người sử đổi, thời gian và nội dung sửa đổi. Điều này một mặt giúp đáp ứng các yêu cầu bảo mật và an toàn của doanh nghiệp, hai là giúp Ban lãnh đạo dõi tình hình và quản lý nhân viên từ xa.

Mức độ tinh gọn:

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, người dùng phải nhập từng số liệu vào bảng tính bằng tay. Điều này gây nguy cơ cao về sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi doanh nghiệp có lượng sản phẩm lớn và đa dạng.

Trong khi đó, phần mềm quản lý kho giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. Hệ thống được tích hợp các tính năng quét mã vạch bằng thiết bị cầm tay (máy handy hay smartphone…), mọi thông tin về sản phẩm được tự động cập nhật vào hệ thống. Giao diện đơn giản và trực quan của phần mềm giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với việc sử dụng Excel.

Giao diện báo cáo

Quản lý kho bằng Excel tạo ra thách thức cho người quản lý khi họ phải dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện thủ công các thao tác thống kê và cập nhật dữ liệu hàng ngày. 

Việc tạo báo cáo trong Excel đòi hỏi người dùng phải chọn các hàm và cột phù hợp để tạo biểu đồ hiển thị doanh thu hoặc số lượng hàng tồn. Sau đó, sẽ phải tốn thời gian để tùy chỉnh màu sắc và trình bày biểu đồ sao cho dễ đọc hơn. 

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và công sức. Người dùng có thể truy cập vào phần “Báo cáo” và xem các biểu đồ và báo cáo số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách trực quan. Họ có thể dễ dàng tìm hiểu về các sản phẩm bằng cách biết được sản phẩm nào bán chạy nhất và mặt hàng nào nên đầu tư để tối ưu hóa lợi nhuận.

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp trong Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO

Quản lý kho bằng phần mềm có nhiều ưu điểm hơn và khắc phục hầu hết nhược điểm trong quản lý kho mà excel không làm được. Điều này giải thích lý do tại sao ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng từ quản lý thủ công,excel sang quản lý bằng phần mềm.

Hiểu được tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho trong quản lý sản xuất, GESO đã phát triển giải pháp Quản lý kho vận thuộc gói Quản Lý Sản Xuất 4.0 (QLSX 4.0), giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả và tối ưu chuỗi cung ứng.

Với 04 tiêu chí ưu tiên:

Tự động hóa: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm...Công nghệ tự động hoá sẽ tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cũng sẽ được hệ thống gợi ý theo phương pháp FEFO hoặc FIFO để tránh hao mòn vô hình.

Dữ liệu chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code/ Barcode được tích hợp trên smartphone, cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm. Tính năng này giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.

Trao đổi thông tin nhanh chóng: Với công nghệ hiện đại, quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc, đồng thời việc quản lý kho với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp loại bỏ tồn kho dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

Báo cáo trực quan: Các báo cáo tồn kho theo thời gian thực sẽ cảnh báo hàng hóa cận date, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn nhiều... để có kế hoạch kinh doanh, xuất, nhập kho phù hợp. Giao diện Dashboard báo cáo giúp người dùng có cái nhìn về dữ liệu một cách trực quan hơn thông qua các biểu đồ. Từ đó đưa ra được những đánh giá khách quan và rõ nét nhất về tình hình kho hàng của doanh nghiệp.

Quản Lý Sản Xuất 4.0 (QLSX 4.0) là hệ thống quản lý toàn bộ quy trình sản xuất của doanh nghiệp theo từng công đoạn. Ngoài quản lý kho, QLSX 4.0 còn hỗ trợ truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu và kiểm soát chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO. 

Nhằm hỗ trợ chuyển đổi số cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, GESO cũng phát triển thêm gói QLSX 4.0 SaaS. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư mà vẫn đáp ứng được các tiêu chí cơ bản của hệ thống quản lý sản xuất.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và demo giải pháp QLSX 4.0 miễn phí

Hotline: 0946 33 43 53