QUY TẮC 4M VÀ CÁCH THAY ĐỔI QUY TRÌNH VẬN HÀNH SẢN XUẤT 4.0

Trong quản lý sản xuất, khái niệm Quy tắc 4M đã trở nên phổ biến và quan trọng để đảm bảo hiệu quả sản xuất. Quy tắc 4M đại diện cho bốn yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, bao gồm Man (con người), Method (phương thức), Machines (máy móc) và Materials (nguyên vật liệu). Mỗi yếu tố đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quá trình sản xuất và đạt được chất lượng sản phẩm mong muốn. Các doanh nghiệp sản xuất cần nắm rõ và thực hiện quy tắc 4M để đảm bảo quá trình sản xuất được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất. Bên cạnh đó, cải thiện 4M cũng là một phương pháp để giảm thiểu chi phí sản xuất và tăng cường năng suất.

Quy tắc 4M trong sản xuất là gì?

Quy tắc 4M là một khái niệm quan trọng trong quản lý sản xuất, thường được sử dụng trong “Sơ đồ Nguyên nhân – Kết quả” do cha đẻ của triết lý quản lý chất lượng Nhật Bản – Kaoru Ishikawa tạo ra. Quy tắc 4M hướng dẫn tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề, nhằm cải tiến chất lượng và nâng cao năng suất dựa trên nhóm các nguồn lực cơ bản trong nhà máy, bao gồm: 

1. Man – Con người

Yếu tố Man trong quy tắc 4M là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Nó bao gồm tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ những người lãnh đạo cấp cao nhất đến quản lý và công nhân vận hành. Vì vậy, để tăng cường hiệu quả sản xuất, việc đầu tư vào phát triển nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực là rất quan trọng. 

Ngoài ra, sử dụng các phương tiện như hệ thống đánh giá hiệu suất để đánh giá và cải tiến quản lý nhân viên cũng là một trong những phương pháp cải thiện yếu tố Man trong quy tắc 4M.

2. Methods – Phương thức

Phương pháp – Methods – trong quy tắc 4M bao gồm công nghệ, phương pháp quản lý, phương pháp sản xuất, cách thức điều hành và chiến lược để duy trì và tăng hiệu quả sản xuất. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm và quyết định các yếu tố cạnh tranh như chất lượng, giá cả, thời gian sản xuất, v.v. 

Các doanh nghiệp sản xuất có thể cải thiện Methods bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất, sử dụng các phương pháp như Lean Six Sigma để cải thiện chất lượng và tối ưu hóa sản xuất hoặc sử dụng các công nghệ tiên tiến khác để cải thiện quy trình sản xuất.

3. Machines – Máy móc

Machines là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất và đại diện cho các thiết bị và máy móc của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, năng suất và tiến độ sản xuất. Một trang thiết bị và máy móc hiện đại sẽ giúp cho quá trình sản xuất được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác. 

Các doanh nghiệp có thể đầu tư vào các thiết bị và máy móc tiên tiến để tối ưu hóa quá trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần phải có các quy trình bảo trì và sửa chữa thường xuyên để đảm bảo rằng các thiết bị và máy móc luôn hoạt động hiệu quả, giảm downtime đến mức tối thiểu.

4. Materials – Nguyên vật liệu 

Materials – Nguyên vật liệu – là yếu tố đầu vào cực kỳ quan trọng trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quyết định đến chất lượng sản phẩm. Những nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, nguồn gốc và giá thành. Việc sử dụng nguyên vật liệu chất lượng cao sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra sản phẩm có chất lượng đồng đều, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và thị trường. 

Các doanh nghiệp cần tìm kiếm và sử dụng các nguồn cung ứng tốt nhất, phù hợp nhất, tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển, đồng thời sử dụng các công nghệ tiên tiến để hỗ trợ cho việc quản lý nguyên vật liệu.

Vai trò của quy tắc 4M trong quản lý sản xuất

Quy tắc 4M trong sản xuất cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho việc xác định và quản lý các yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất. Điều này giúp tạo ra tính hệ thống trong việc đánh giá và quản lý mọi khía cạnh của một dự án hoặc quy trình sản xuất.

Không chỉ vậy việc áp dụng 4M trong sản xuất rất đơn giản, tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực. 4M trong sản xuất tập trung vào các yếu tố như người lao động, máy móc, phương pháp và vật chất, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nguyên nhân gốc và thực hiện các biện pháp cải tiến trong công việc.

Về cơ bản, quy tắc 4M có thể được áp dụng cho mọi tình huống, mọi mục đích, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Phương pháp này cung cấp một quan điểm tổng thể có tính hệ thống trong thực tế và giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào có thể ảnh hưởng đến đầu ra hoặc kết quả cuối cùng.

An toàn: 4M đóng vai trò xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề và cơ hội cải tiến quy trình trong khuôn khổ các vùng an toàn.

Hệ thống quản lý hàng ngày: Đây là ứng dụng thường xuyên của 4M ở định dạng đơn giản cho phép giải quyết các vấn đề cần thiết để phát huy toàn bộ tiềm năng của tổ chức.

Bảo trì theo kế hoạch: Khuôn khổ 4M là công cụ giúp giảm sự cố bằng cách khôi phục thiết bị, khắc phục các điểm yếu cơ bản và ngăn ngừa sự cố tái diễn. Làm việc cùng 4M giúp doanh nghiệp hiểu được điểm yếu ở đâu và giải quyết chúng thông qua việc khôi phục và có phương án phòng ngừa.

Quản lý chất lượng: Phân tích 4M được sử dụng để hiểu rõ hơn ma trận QA (quality assurance) và giải quyết các yếu tố có nhiều khả năng ảnh hưởng đến việc tạo ra lỗi trong quy trình sản xuất trên hành trình loại bỏ lỗi trên thành phần.

Phát triển kỹ năng liên tục: Phân tích 4M xác định chính xác các lĩnh vực cải tiến cho “con người” và “phương pháp”, thúc đẩy các dự án phát triển lực lượng lao động linh hoạt, có tay nghề cao và tạo ra các quy trình nhất quán.

Các phương pháp giúp cải thiện quy tắc 4M trong sản xuất

Để tăng hiệu quả của 4M trong sản xuất, có nhiều phương pháp và công nghệ có thể được sử dụng.

1. Phương pháp cải thiện Man – Con người:

• Đào tạo và phát triển nhân viên: Các doanh nghiệp sản xuất có thể đầu tư, tổ chức các khóa đào tạo và phát triển nhân viên, giúp họ có thể nắm bắt được các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết để thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. Điều này cũng giúp tăng cường sự tự tin và động lực cho nhân viên.
• Thiết lập một môi trường làm việc tích cực: Doanh nghiệp nên xây dựng 1 văn hóa lao động và môi trường làm việc lành mạnh, nơi mà nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình quản lý sản xuất và đóng góp ý kiến của mình. Điều này giúp tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên, giữa nhân viên và ban lãnh đạo, tạo ra một không khí làm việc thoải mái và đầy đủ năng lượng, đồng thời cũng làm động lực để nhân viên cống hiến hết mình. 
• Hệ thống đánh giá hiệu suất: Có thể sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suất để đánh giá và cải tiến quy trình quản lý nhân viên. Hệ thống này có thể giúp nhân viên nhận biết được những điểm yếu và điểm mạnh hiện tại của mình, từ đó đưa ra những hướng phát triển mới, phát huy được ưu điểm của bản thân, và hạn chế, cải thiện những khuyết điểm còn tồn đọng.
• Điều chỉnh chính sách và quy trình quản lý: Thực hiện điều chỉnh chính sách và quy trình quản lý phù hợp để đảm bảo rằng các nhân viên được đối xử công bằng và có một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

2. Phương pháp cải thiện Methods – Phương thức

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Đây là một phương pháp tiếp cận phổ biến nhất để cải thiện Methods trong quy tắc 4M. Doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng các phương pháp như Lean Six Sigma để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất.

Xem thêm Bí quyết cải tiến năng suất chất lượng với Lean Six Sigma: https://geso.us/cai-tien-chat-luong-san-pham-voi-6-sigma-lean-6-sigma

• Sử dụng công nghệ tiên tiến: Các dạng công nghệ tiên tiến như: Internet of Things (IoT), Trí tuệ nhân tạo AI hay Robot tự động hóa có thể giúp cải thiện Methods bằng cách theo dõi quá trình sản xuất và thu thập dữ liệu về hiệu suất, giúp doanh nghiệp sản xuất đưa ra các quyết định cải tiến, nâng cấp phù hợp.
• Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế: Doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế của ISO để cải thiện quy trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Xem thêm Tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO quốc tế trong sản xuất kinh doanh: https://geso.us/iso-la-gi-tieu-chuan-iso-pho-bien-chu-doanh-nghiep-nen-biet

3. Phương pháp cải thiện Machines – Máy móc

• Đầu tư vào các thiết bị mới: Loại bỏ các thiết bị cũ, truyền thống, lỗi thời, đầu tư vào các thiết bị sản xuất mới và tiên tiến hơn để tăng cường hiệu quả và tốc độ sản xuất. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các loại máy móc thiết bị hiện đại nhưng phù hợp với tình hình thực tế của thị trường và mục đích sử dụng của doanh nghiệp
• Không cần phải lựa chọn các máy móc thiết bị đời mới nhất, vì như vậy sẽ gây ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, chỉ cần lựa chọn các máy móc phù hợp với tình hình thực tế của thị trường và mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng định kỳ: Việc thực hiện bảo trì định kỳ và đúng cách giúp giảm thiểu thời gian gián đoạn và giảm thiểu tỷ lệ hỏng hóc máy móc, tăng độ tin cậy và tuổi thọ của thiết bị.
• Thực hiện đào tạo và nâng cao năng lực kỹ thuật cho nhân viên: Các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện đào tạo và nâng cao năng lực kỹ thuật cho nhân viên để đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng để vận hành các thiết bị sản xuất một cách hiệu quả và an toàn.

4. Phương pháp cải thiện Materials – Nguyên vật liệu

• Điều chỉnh thời gian đặt hàng: Tối ưu hóa thời gian đặt hàng từ nhà cung cấp có thể giúp giảm thiểu sự lãng phí và tăng tốc độ sản xuất. Các doanh nghiệp sản xuất có thể xem xét tăng tần suất đặt hàng trong quá khứ để hoạch định kế hoạch đặt hàng trong tương lai hoặc sử dụng các phần mềm đặt hàng để tự động hóa quy trình.
• Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu: Đây là một phương pháp quan trọng để đảm bảo rằng các vật liệu đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết cho sản xuất. Các doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng và kiểm soát chất lượng để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu được cải thiện.

Xem thêm 05 phương pháp kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu hiệu quả: https://geso.us/05-phuong-phap-kiem-soat-chat-luong-trong-quan-ly-san-xuat

• Tìm kiếm nguồn cung ứng tốt hơn: Tìm kiếm các nhà cung cấp có giá cả hợp lý và chất lượng nguyên vật liệu tốt là một phương pháp khác để cải thiện yếu tố Materials trong quy tắc 4M. Các doanh nghiệp có thể thực hiện nghiên cứu thị trường và đàm phán với các nhà cung cấp để có nguồn cung ứng ổn định và phù hợp nhất.
• Sử dụng công nghệ tiên tiến: Sử dụng công nghệ tiên tiến, như các hệ thống quản lý kho hoặc các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, có thể giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển để đảm bảo rằng nguyên vật liệu được vận chuyển đúng lúc và đúng địa điểm, đồng thời giữ nguyên được chất lượng tiêu chuẩn ban đầu. 
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Tối ưu hóa quy trình sản xuất có thể giúp giảm thiểu lãng phí và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp Lean và Six Sigma để tối ưu hóa quy trình sản xuất và đạt được chất lượng sản phẩm tốt hơn.

Những điều cần lưu ý khi áp dụng 4M vào sản xuất:

Việc áp dụng phương pháp 4M trong sản xuất đang ngày càng trở thành xu hướng tại các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách áp dụng hiệu quả để biến quy trình sản xuất trở nên khoa học, hiệu quả và tăng năng suất hơn. Cách áp dụng 4M hiệu quả khi doanh nghiệp dựa trên 4 yếu tố về nhân lực, nguyên vật liệu, máy móc và phương pháp. Trong đó yếu tố nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt và quyết định sự thành công của hệ thống sản xuất. Để áp dụng hiệu quả quy tắc 4M trong sản xuất, doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các bước sau:

• Xác định mục tiêu công việc rõ ràng cho từng nhóm nhân lực và phân chia công việc phù hợp. Cấp quản lý nên chú ý theo dõi tình hình làm việc của mỗi nhân sự để hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và chuyên môn của từng cá nhân, từ đó có thể phân công nhiệm vụ hợp lý.
• Xác định những nhân lực có tinh thần trách nhiệm và đạt được năng suất làm việc cao. Quản lý cần có chính sách khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân này, đồng thời cũng cần xử lý đúng đắn và nhất quán với những nhân sự thiếu tinh thần làm việc nghiêm túc.
• Để nâng cao trình độ, kỹ năng làm việc của nhân sự, doanh nghiệp cần tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo, chia sẻ kiến thức. Điều này sẽ góp phần giúp nhân sự gia tăng năng suất, hiệu quả trong công việc.

Quản Lý Sản Xuất 4.0 - Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho ngành sản xuất

Trên đây, GESO đã chia sẻ chi tiết về 4M trong sản xuất cũng như những lưu ý để triển khai quy tắc 4M hiệu quả. Với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ như Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO để kiểm soát phương pháp sản xuất, tự động hóa các hoạt động, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu 4M trong sản xuất.

Giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0 – thuộc hệ thống hoạch định nguồn lực SalesUp ERP, giúp điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất.

Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0 được GESO phát triển như 1 hệ thống giúp điều khiển, quản lý, giám sát các công việc trong quá trình sản xuất tại nhà máy. Kiểm soát chặt chẽ tình trạng vận hành trang thiết bị, từ đó xây dựng kế hoạch bảo trì phù hợp, giúp doanh nghiệp chủ động hoạch định nguồn lực sản xuất một cách hiệu quả. QLSX 4.0 được ra đời nhằm cải thiện năng suất và giảm thời gian sản xuất, tiết kiệm chi phí, chuyên nghiệp hóa đến từng khâu sản xuất nhỏ nhất.

Các hệ thống trong giải pháp QLSX 4.0 được liên kết và tương tác với nhau, vận hành dựa trên dữ liệu, các máy móc được tích hợp với các thiết bị cảm biến ngoại vi giúp chúng kết nối và giao tiếp với nhau qua hệ thống mạng và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể truy xuất dữ liệu tức thời, nắm được tình hình hiện tại của nhà máy và thông số hoạt động của máy móc thiết bị. 

Công nghệ hiện đại sẽ hỗ trợ tự động lập kế hoạch sản xuất, tính toán nhu cầu vật tư chi tiết ứng với từng kịch bản sản xuất riêng lẻ và phân bổ nguồn lực phù hợp dựa trên dữ liệu từ các phòng ban. Đây chính là nền tảng cốt lõi để doanh nghiệp tăng trưởng sản xuất và mở rộng kinh doanh trong tương lai.

Thêm vào đó, công nghệ Barcode/QR code được tích hợp trên smartphone thay thế cho việc kiểm kê truyền thống như sổ sách hay excel, giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công. Với công nghệ hiện đại, quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc.

Đặc biệt, hệ thống nhà máy thông minh được tích hợp trong QLSX 4.0, đáp ứng tiêu chuẩn ISO của các nhà máy sản xuất quốc tế, cho phép doanh nghiệp quản lý và kiểm định chất lượng đầu ra đến từng công đoạn sản xuất riêng biệt, truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu nhanh chóng và chính xác, cho phép kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất. 

Nhà máy thông minh sử dụng các công nghệ tiên tiến như phân tích dữ liệu tự động và quản lý Hồ sơ điện tử (Hồ sơ lô điện tử & Hồ sơ kiểm nghiệm điện tử), các doanh nghiệp có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm từng bước trong quy trình, từ nguyên liệu đầu vào cho đến thành phẩm cuối cùng. Điều này giúp phát hiện lỗi sớm, giảm thiểu sản phẩm lỗi và nâng cao chất lượng của sản phẩm.

Liên hệ GESO ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai áp dụng phần mềm trong doanh nghiệp hiệu quả.

Hotline: 0946 33 43 53