Tin Tức ERP

BÍ QUYẾT GIẢM THIỂU RỦI RO THẤT THOÁT HÀNG HÓA TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG

27-02-2024 03:01:42 PM - 561

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng là một phần quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, thất thoát hàng hóa trong quá trình quản lý kho là một vấn đề thường gặp và có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Thất thoát hàng hoá không chỉ gây thiệt hại về tài chính, khó khăn trong việc quản lý tồn kho mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Nguyên nhân gây ra tình trạng này có thể xuất phát từ sự bất cẩn của con người hoặc các quy trình vận hành của hệ thống quản lý kho không đảm bảo sự chặt chẽ.

Hãy cùng GESO đi vào tìm hiểu các nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng. Bằng việc nhận biết và hiểu rõ những nguyên nhân này, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra những giải pháp hợp lý nhằm giảm thiểu tình trạng thất thoát và cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng.

Nguyên nhân dẫn đến thất thoát hàng hóa trong quản lý kho là gì?

Thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng đề cập đến sự mất mát hoặc sụt giảm số lượng hàng hoá so với thông tin và số liệu ghi nhận ban đầu trên hệ thống. Thất thoát hàng hoá có thể xảy ra trong các giai đoạn từ nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho và vận chuyển. Đây là tình trạng không mong muốn xảy ra và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thất thoát hàng hoá có thể bao gồm việc mất mát vật chất, hàng hóa hư hỏng, hàng hóa bị đánh cắp hoặc thất lạc, sai sót trong quá trình ghi nhận và kiểm kê hàng hoá, hoặc không thể định vị và kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa trong kho.

Thực tế, thất thoát hàng hóa gồm có 2 nhóm nguyên nhân cơ bản là nguyên nhân bên trong và bên ngoài.

1. Nhóm nguyên nhân bên trong (nội bộ doanh nghiệp)

1.1 Quy trình quản lý không hiệu quả

Thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ: Doanh nghiệp không có quy trình kiểm soát hàng hóa rõ ràng, các hoạt động nhập, xuất và lưu trữ hàng hoá có thể không được giám sát và kiểm soát một cách chặt chẽ. Thêm vào đó, cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa rõ ràng cụ thể, dẫn đến tình trạng kiểm kê hàng hóa không chính xác.

Thiếu quy trình kiểm kê định kỳ: Không có quy trình kiểm kê hàng hóa định kỳ, sẽ khó để xác định và giám sát chính xác số lượng hàng hóa trong kho.

1.2. Thao tác thủ công và sự thiếu cảnh giác

Sai sót trong quá trình ghi nhận và kiểm kê: Nhân viên có thể mắc phải sai sót với những phương pháp thủ công truyền thống trong việc nhập liệu, đánh số lô hàng hoá không chính xác, hoặc không thực hiện kiểm kê đúng quy trình. Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ. Điều này dẫn đến việc ghi nhận sai thông tin về hàng hóa trong kho.

Thiếu sự cảnh giác và giám sát: Thiếu sự quan tâm và giám sát từ phía cấp quản lý kho có thể tạo điều kiện cho các hành vi lạm dụng quyền hạn: nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi, đánh cắp, hoặc lạm dụng tài sản của doanh nghiệp.

1.3. Vấn đề về an ninh

Đánh cắp và gian lận: 1 số nhân viên không trung thực trong quá trình lưu trữ kho hàng, xảy ra tình trạng mất cắp.

Thiếu biện pháp bảo vệ an ninh: Thiếu các biện pháp bảo vệ an ninh như: hệ thống camera giám sát, kiểm tra an ninh cho nhân viên và kiểm soát quyền truy cập vào kho, sẽ dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa do các hành vi trái phép.

1.4. Vấn đề vận chuyển và xử lý hàng hoá

Lỗi trong quá trình vận chuyển: Quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho hàng có thể gặp các vấn đề như hỏng hóc, mất mát hoặc sai sót trong việc ghi nhận thông tin hàng hoá.

Lỗi trong quá trình xử lý hàng hoá: Nhân viên xử lý hàng hoá không cẩn thận hoặc không tuân thủ quy trình; Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau có thể gây ra hư hỏng, mất mát hoặc không chính xác trong xử lý hàng hoá.

2. Nhóm nguyên nhân bên ngoài (xảy ra ở các điểm bán lẻ)

Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
Khách hàng sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.

Thực tế, nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận.

Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

Hậu quả của việc thất thoát hàng hóa dài hạn

Việc thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng có thể gây ra các hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp

1. Gây lãng phí trong sản xuất

Tổn thất về doanh thu: Thất thoát hàng hoá làm giảm lượng hàng hoá có sẵn để bán, dẫn đến mất mát doanh thu cho doanh nghiệp. Việc không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng do thiếu hàng hoá có thể dẫn đến việc mất đi các cơ hội kinh doanh và khách hàng chuyển sang các đối thủ cạnh tranh.

Phát sinh chi phí phục hồi: Để khắc phục mất mát hàng hoá, doanh nghiệp sẽ phải bỏ thêm chi phí cho việc tái cấp hàng hoá hoặc tìm kiếm nguồn hàng hoá mới. Điều này gây áp lực tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.

2. Làm giảm hiệu suất hoạt động

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Thất thoát hàng hoá có thể gây gián đoạn trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Việc thất thoát hàng hóa sẽ gây ra tình trạng nguyên vật liệu bị thiếu hụt khiến cho quá trình sản xuất bị đình trệ, dây chuyền sản xuất chỉ tiếp tục hoạt động trở lại khi được cung cấp đủ nguồn nguyên vật liệu. Điều này dẫn tới hiệu suất hoạt động của nhà máy bị suy giảm, chất lượng thành phẩm cũng như tiến độ giao hàng sẽ bị ảnh hưởng.

3. Ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp

Thất thoát hàng hoá dẫn đến thiếu hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể làm suy giảm sự hài lòng của khách hàng, khiến doanh nghiệp mất đi tệp khách hàng trung thành, mất đi cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh.

Các giải pháp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa cho doanh nghiệp sản xuất

Trong bất cứ việc gì, để đạt hiệu cao cần có những cách làm hữu ích. Việc vận hành nhà kho cũng thế, muốn giảm thiểu thất thoát hàng hóa trong quản lý kho cần phải có giải pháp phù hợp. Biện pháp càng hiệu quả sẽ càng giảm được nhiều rủi ro, từ đó nâng cao hiệu suất, năng suất cũng như doanh số cho doanh nghiệp.

1. Đào tạo bài bản cho người vận hành trong kho

Đảm bảo rằng nhân viên quản lý kho được đào tạo đầy đủ về quy trình và kỹ năng quản lý kho. Điều này bao gồm việc đảm bảo họ hiểu rõ các quy tắc và quy trình vận hành, biết cách sử dụng các công cụ quản lý kho, nhận biết và giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc.

Để đào tạo người quản lý chuyên nghiệp, làm việc có trách nhiệm trên tinh thần trung thực tuyệt đối, doanh nghiệp cần đưa ra những quy định, điều khoản và chính sách cụ thể, kèm theo đó là 1 quy trình đào tạo bài bản từ a đến z.

2. Xác định và đánh giá rủi ro

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý kho. Điều này bao gồm việc phân tích các yếu tố, nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa như đã đề cập ở trên. Đánh giá rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được những vùng nguy cơ và tập trung vào các biện pháp phòng ngừa cụ thể.

2. Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển

Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển có thể giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa. Điều này bao gồm việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp, đối tác vận chuyển tin cậy và luôn thực hiện đúng thời gian giao hàng.

3. Xây dựng quy trình kiểm tra và kiểm kê định kỳ

Quy trình kiểm tra và kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm các sai sót trong kho hàng. Việc thực hiện kiểm tra định kỳ cho phép so sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi chú trong hệ thống quản lý kho. Nếu có sai lệch, có thể tiến hành điều tra và xử lý kịp thời để giảm thiểu rủi ro thất thoát.

4. Kiểm soát truy cập và bảo mật

Quản lý việc truy cập vào kho hàng và bảo mật thông tin liên quan là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro mất trộm hoặc lạm dụng. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập hệ thống kiểm soát truy cập, phân quyền cụ thể cho từng nhân viên, lắp đặt hệ thống camera giám sát, đảm bảo sự an toàn và bảo mật của hệ thống thông tin quản lý kho.

5. Quản lý hàng hóa hết hạn sử dụng

Theo dõi và quản lý hàng hóa có hạn sử dụng là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro hư hỏng và thất thoát. Đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out – Nhập trước xuất trước), FEFO (First Expired First Out – Hết hạn trước xuất trước) và thực hiện định kỳ kiểm tra để xác định hàng hóa có nguy cơ hết hạn sử dụng.

6. Ứng dụng các giải pháp công nghệ quản lý kho hàng hiện đại

Sử dụng các công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa. Các hệ thống này bao gồm quản lý kho tự động, mã hóa hàng hóa, quét mã vạch, hệ thống theo dõi vị trí hàng hóa, v.v. Công nghệ giúp tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy trong việc quản lý kho và giảm thiểu sai sót con người.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa trong quản lý kho đòi hỏi sự chặt chẽ trong quy trình, công nghệ hỗ trợ và đảm bảo trách nhiệm của nhân viên. Bằng cách áp dụng các giải pháp nêu trên, doanh nghiệp sản xuất có thể tăng cường hiệu quả quản lý kho và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.

Giải pháp quản lý kho thông minh QLSX 4.0 của GESO

Đối với chủ doanh nghiệp, bên cạnh công việc quản trị các hoạt động sản xuất và bán hàng thì quản lý kho là một công việc quan trọng không kém. Quản lý hàng hóa trong kho tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Thay vì sử dụng các phương thức quản lý kho truyền thống, doanh nghiệp nên cân nhắc, lựa chọn các phương pháp quản lý kho thông minh.

Giải pháp quản lý kho của GESO nằm trong gói Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0 với các đặc tính: Đơn giản – Chính xác – Thông minh sẽ hỗ trợ việc quản lý kho hàng thông minh của doanh nghiệp, giúp hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất với năng suất cao nhất có thể.

Hiệu quả vượt trội khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp quản lý kho trong gói Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0:

Tích hợp với các thiết bị máy quét cầm tay (smartphone, máy quét handy) thay thế cho việc kiểm kê thủ công truyền thống, công nghệ mã vạch và mã QR cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm, tiết kiệm nhân lực cũng như thời gian nhập/xuất kho;
Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
Mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc;
Mọi hoạt động nhập/xuất hay kiểm kê kho thủ công sẽ được thay thế bằng tự động hóa;
Quản lý tổng quan theo thời gian thực: cho phép các cấp quản lý chủ chốt trong doanh nghiệp kiểm soát thông tin hàng hóa trong bất kỳ thời điểm nào;
Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
Cho phép quản lý nhiều kho hàng ở các vị trí khác nhau trên cùng 1 hệ thống;
Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác, tránh thất thoát và gian lận hàng hóa;
Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
Tự động gợi ý xuất/nhập hàng theo phương pháp FEFO hoặc FIFO;
Chủ động trong sản xuất: cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết. Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất

Ngoài các tính năng nâng cao hiệu quả quản lý kho, giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0 của GESO còn có các module khác giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO/HACCP, GMP của các nhà máy sản xuất quốc tế.

GESO là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam, với hơn 100+ doanh nghiệp lớn nhỏ đã tin tưởng và sử dụng, đem đến giải pháp công nghệ sản xuất thông minh, sáng tạo và đột phá nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý nguồn lực hiệu quả, nâng cao hiệu suất vận hành, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực chuyển đổi số, luôn sẵn sàng để đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp: