Tin Tức ERP

NGUY CƠ RÒ RỈ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP TỪ NHỮNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT MIỄN PHÍ

29-02-2024 11:16:49 AM - 151

Sử dụng công nghệ thông minh, phần mềm quản lý để tối ưu hóa sản xuất đang trở thành xu hướng mới trong ngành sản xuất hiện nay. Các phần mềm đem lại những cải tiến vượt bậc cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình quản lý. Nhờ đó nâng cao chất lượng trong hoạt động giám sát và thực thi vận hành. Do nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp ngày một tăng cao, kéo theo đó là sự ra đời của những phần mềm quản lý sản xuất miễn phí. Những phần mềm miễn phí này giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiết kiệm chi phí tối đa. Tuy nhiên, vì là miễn phí nên những phần mềm này tiềm ẩn nhiều rủi ro, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu phát triển bền vững và lâu dài của doanh nghiệp. Những rủi ro đó là gì? Hãy cùng GESO tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý sản xuất là gì?

Phần mềm quản lý sản xuất là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp về lĩnh vực sản xuất, giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng và tiến độ của quá trình sản xuất, quản lý nhà cung cấp, quản lý nguyên vật liệu, sản phẩm, chuỗi cung ứng, nhân công, chi phí và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Phần mềm quản lý sản xuất tổng hợp các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất thành một hệ thống đồng bộ: lập kế hoạch sản xuất, điều hành sản xuất, kế toán sản xuất, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý tồn kho,…

Doanh nghiệp sản xuất nào cũng có đặc thù riêng tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động. Vì vậy, để lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp thì nhà quản lý phải tìm được điểm chung giữa nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và kinh nghiệm của nhà cung cấp phần mềm.

Phần mềm sản xuất miễn phí là phần mềm được thiết kế sẵn và miễn phí để tự động hóa các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tình trạng còn hàng, phân bổ nguồn lực, ủy quyền nhiệm vụ, đến định tuyến sản xuất. Các phần mềm sản xuất miễn phí thường được tải và cài đặt trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp, hoặc sử dụng trực tiếp từ những trang web của nhà cung cấp. Những phần mềm này có những tính năng cơ bản nhất của 1 quy trình quản lý sản xuất, nhưng lại không thể đáp ứng khả năng lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Nhà cung cấp sẽ chỉ cho phép người dùng lưu trữ 1 lượng thông tin nhất định, nếu vượt ngoài khả năng đó, người dùng buộc phải bỏ thêm chi phí để mua dung lượng lưu trữ thông tin. Ngoài ra, một số phần mềm quản lý sản xuất miễn phí vẫn có thể tích hợp nhiều quy trình và cung cấp cho nhà sản xuất khả năng hiển thị đầy đủ, theo thời gian thực của tất cả các quy trình thông qua một hệ thống không tốn phí.

Ưu điểm của những phần mềm quản lý sản xuất miễn phí

Để bắt kịp với xu hướng công nghệ thời đại 4.0, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành chuyển đổi số. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với môi trường kinh doanh mới, đồng thời kiểm soát được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Mà trong đó, phần mềm quản lý sản xuất miễn phí là một trong những ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp bởi:

Chi phí đầu tư gần như bằng 0: Doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư chi phí sử dụng phần mềm. Phần mềm sẽ có một số tính năng cơ bản miễn phí. Doanh nghiệp có thể sẽ chỉ cần một số khoản phí nhân sự quản lý, đào tạo sử dụng.

Không bị phụ thuộc vào bên thứ 3: Phần mềm quản lý sản xuất miễn phí gần như không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp toàn quyền quyết định việc cài đặt, vận hành, quản lý dữ liệu sản xuất. Xét ở một số góc độ, việc chủ động ra quyết định có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều bước trong phát triển và vận hành phần mềm.

Tài liệu hỗ trợ có sẵn và được chia sẻ rộng rãi: Phần mềm quản lý sản xuất miễn phí có bộ phận người dùng đông đảo. Các chủ đề thảo luận và tài liệu sử dụng về phần mềm miễn phí cũng phổ biến, có thể được tìm kiếm công khai ở các diễn đàn hay hội nhóm. Đây chính là nguồn tài nguyên tuyệt vời dành cho các nhà quản lý sử dụng để training nhân viên và tự sửa lỗi phần mềm khi có sự cố.

Những khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí

Những lợi ích là thế, tuy nhiên khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoăc có mô hình sản xuất phức tạp thì phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không còn là “chìa khóa vạn năng” của các doanh nghiệp nữa. Đa phần, các phần mềm miễn phí đều có những hạn chế nhất định. Thời gian sử dụng càng lâu, quy mô sản xuất càng thay đổi thì phần mềm sẽ luôn gặp vấn đề.

Hạn chế tính năng sử dụng

Đặc điểm của phần mềm miễn phí đó là: Được thiết kế sẵn cho số đông và nhu cầu chung. Do đó nó chỉ được thiết lập các tính năng cơ bản nhất. Các ngành sản xuất nghiệp vụ cao cũng rất khó dùng được phần mềm miễn phí.

Trên thực tế, các phần mềm quản lý sản xuất luôn đi kèm với một số tùy chọn mở rộng tốn phí chứ không hoàn toàn miễn phí.

Không thể cải tiến và nâng cấp

Phiên bản nâng cấp thường sẽ là phiên bản cập nhật tính năng, sửa lỗi, đổi mới công nghệ,... Tuy nhiên, ở bản phần mềm miễn phí sẽ không có được đặc quyền này. Những phần mềm miễn phí này không thể cải tiến hay cập nhật theo xu hướng công nghệ mới nhất của thị trường. Càng sử dụng phần mềm này lâu dài, sẽ gây nhiều bất cập cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành.

Kém linh hoạt, không thể tùy chỉnh hoặc tích hợp ứng dụng khác vào hệ thống

Mỗi doanh nghiệp sản xuất sẽ có quy trình sản xuất khác nhau, tính đặc thù ngành nghề cũng sẽ khác biệt. Do đó, áp dụng một phần mềm có sẵn, khuôn mẫu sẽ khá khó đạt được sự đồng bộ trong quản lý, vận hành. Phần mềm miễn phí không cho phép tùy chỉnh hay tích hợp với các ứng dụng quản lý khác. Điều này chính là một hạn chế lớn của phần mềm miễn phí.

Dễ phát sinh lỗi

Một phần mềm miễn phí, giới hạn tính năng, khó đồng bộ với quy trình sản xuất tại doanh nghiệp thì khi vận hành, phát sinh lỗi là chuyện hiển nhiên sẽ phải xảy ra. Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc để sửa chữa các lỗi phát sinh khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bản miễn phí.

Cảnh báo an toàn dữ liệu

Thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp vốn là vấn đề vô cùng nhạy cảm. Phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không thể đảm bảo an toàn dữ liệu. Việc cài đặt và sử dụng các phần mềm miễn phí trên mạng mang nhiều rủi ro về bảo mật và nguy cơ bị đánh cắp thông tin cho doanh nghiệp. Đôi khi các phần mềm quản lý miễn phí còn kèm theo các gói quảng cáo, tự động cài đặt thêm các phần mềm không cần thiết khác, gây ra những rắc rối và phiền nhiễu không đáng có.

Không có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp các phần mềm quản lý sản xuất miễn phí thường không hỗ trợ các vấn đề phát sinh khi sử dụng. Một số phần mềm có sự hỗ trợ nhưng rất ít và rất chậm trễ. Việc không thể khắc phục lỗi vận hành nhanh chóng thực sự là một rào cản lớn cho các doanh nghiệp sản xuất hiện nay.

Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất miễn phí không?

Với những phân tích ở trên, phần mềm quản lý sản xuất miễn phí chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà không thực sự phù hợp và đáp ứng đủ nhu cầu quản trị. Nếu lựa chọn một giải pháp không ổn định và được hỗ trợ về lâu dài, doanh nghiệp sẽ chịu tác dụng ngược và tổn thất nhiều hơn. Khi quá trình vận hành doanh nghiệp bị làm chậm bởi các tác nhân này, quá trình sản xuất, cung cấp và vận chuyển cũng sẽ gặp vấn đề nghiêm trọng: tắc nghẽn hàng hóa, làm chậm dây chuyền sản xuất, gây thiệt hại về kinh tế cũng như chất lượng sản phẩm.

Chính vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các giải pháp quản lý sản xuất có trả phí với mức phí hợp lý, nhưng cũng được hỗ trợ xuyên suốt vòng đời sử dụng. Tuy doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí để trả cho các nhà cung cấp nhưng được sử dụng đầy đủ chức năng, cập nhật tính năng mới miễn phí, hỗ trợ training cho người sử dụng mới,…

Các tiêu chí để chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp

Để giảm thiểu các rủi ro khi triển khai và áp dụng phần mềm quản lý sản xuất, doanh nghiệp cần xem xét một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm. Tùy vào quy mô và mức độ sản xuất của doanh nghiệp mà ban lãnh đạo có thể cân nhắc những tiêu chí dưới đây:

Đảm bảo phần mềm tương thích với quy trình và quy mô thực tế:

Đây được xem là tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần phải xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý sản xuất phù hợp nhất. Ban lãnh đạo cần phần tích và nghiên cứu kỹ lưỡng nội bộ doanh nghiệp, sau đó tiến hành trao đổi thông tin với nhà cung cấp phần mềm để được tư vấn xem những quy trình thực tế ngoài của doanh nghiệp có thể tương thích trên module phần mềm hay không.

Đầy đủ tính năng để đáp ứng quy trình sản xuất

Tiêu chí lựa chọn cũng cần đảm bảo rằng phần mềm quản lý sản xuất phù hợp có đầy đủ tính năng cần thiết để quản lý toàn bộ quy trình sản xuất.

Các tính năng quan trọng có thể bao gồm quản lý quy trình và lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm, quản lý kho hàng, quản lý chất lượng, theo dõi tiến độ và báo cáo sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát tốt các khía cạnh quan trọng trong quy trình sản xuất, từ quy hoạch đến theo dõi và phân tích.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của phần mềm

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất thì phần mềm vẫn có thể đáp ứng 1 cách linh hoạt và dễ dàng mà không gặp khó khăn về hạn chế công nghệ hay giới hạn của phần mềm.

Bên cạnh đó, tính linh hoạt cũng cho phép phần mềm tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác và các công nghệ mới. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối với các thiết bị IoT (Internet of Things), công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), và các ứng dụng di động, đồng thời cung cấp các tính năng mới và cải thiện hiệu suất sản xuất liên tục.

Khả năng hỗ trợ doanh nghiệp của nhà cung cấp

Việc lựa chọn một nhà cung cấp có khả năng đáp ứng phù hợp và có quy trình hỗ trợ khách hàng nhanh chóng là những tiêu chí mà doanh nghiệp cần phải xem xét. Một nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy và chuyên nghiệp không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng, mà còn phải có kinh nghiệm và năng lực triển khai nhiều dự án thành công, đáp ứng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng trong suốt quá trình triển khai và sử dụng phần mềm.

Và nhà cung cấp nên có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và luôn sẵn sàng hỗ trợ, đảm bảo rằng khách hàng có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 - Hiệu quả, an toàn và tiết kiệm

Quản Lý Sản Xuất 4.0 (QLSX 4.0) là giải pháp điều hành quản lý toàn diện quy trình sản xuất thông minh, được phát triển bởi đội ngũ chuyên nghiệp của GESO, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể trên từng công đoạn về toàn bộ quá trình sản xuất.

QLSX 4.0 hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất:

Tự động lập kế hoạch sản xuất và phân bổ nguồn lực phù hợp dựa trên dữ liệu được cập nhật tức thời từ các phòng ban
Tính toán nhu cầu vật tư chi tiết ứng với từng kịch bản sản xuất
Quản lý tiến độ sản xuất chi tiết theo các công đoạn
Kiểm soát và quản lý chất lượng sản phẩm theo từng công đoạn song song hoặc riêng lẻ
Truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu nhanh chóng và chính xác
Công nghệ Barcode/QR code được tích hợp trên smartphone, giúp quản lý tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa
Hệ thống nhà máy thông minh đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO/HACCP của các nhà máy sản xuất quốc tế
Số hóa Hồ sơ lô điện tử & Hồ sơ kiểm nghiệm điện tử, giúp đánh giá được chất lượng sản phẩm từng bước trong quy trình
Báo cáo sản xuất được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra quyết định khi phát sinh vấn đề

Giải pháp QLSX 4.0 của GESO giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý dây chuyền vận hành trong nhà máy. GESO có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực chuyển đổi số, luôn sẵn sàng để đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Với các cam kết: