Tin Tức ERP

FEFO,FIFO VÀ LIFO & BÍ QUYẾT ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ

13-03-2024 02:07:36 PM - 72

Các công tác lưu trữ và xuất nhập hàng hóa trong kho cần được sắp xếp một cách có khoa học để mang lại hiệu quả nhất định. Chính vì thế mà bất cứ đơn vị kho hàng nào cũng cần có một phương pháp xuất nhập hàng hợp lý. Tùy theo tính chất hàng hóa mà hàng hóa doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý kho khác nhau như: FEFO, FIFO, LIFO,…Các phương pháp này đều có những ưu và nhược điểm riêng của chúng. Vậy trường hợp nào nên ứng dụng FIFO, trường hợp nào nên ứng dụng LIFO hoặc khi nào nên ứng dụng FEFO? GESO sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp những bí quyết để có thể áp dụng các phương pháp xuất nhập hàng trên trong hoạt động quản lý kho đạt hiệu quả cao.

Nguyên tắc FIFO

FIFO là viết tắt của “First in First Out”, một phương pháp quản lý hàng hóa trong kho. Tên gọi này đã nêu lên cách hoạt động cơ bản của phương pháp này.

Ở Việt Nam, trong quy trình quản lý kho vận, phương pháp này thường được gọi là “Nhập trước Xuất trước”. Điều này có nghĩa là hàng hóa (hoặc lô hàng) được nhập vào kho đầu tiên sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Những sản phẩm còn tồn kho sau cùng là những sản phẩm mới được nhập vào gần đây.

FIFO là một phương pháp rất phù hợp với các mô hình sản xuất tinh gọn (sản xuất Lean), với mục tiêu tránh lãng phí trong sản xuất.

Nguyên tắc FIFO thường được thực hiện bằng cách đặt các thiết bị hỗ trợ chất hàng (pallet hoặc thùng chứa) trên giá từ một bên và tháo chúng ra từ bên kia, qua đó tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra và xuất hàng.

1. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FIFO trong quản lý kho:

Ưu điểm:

Kiểm soát chất lượng: Khi hàng hóa được xuất kho theo nguyên tắc FIFO, hàng hóa mới nhất sẽ được sử dụng trước, hạn chế sự hao mòn theo thời gian và vẫn giữ được chất lượng tốt nhất.

Thời gian lưu trữ nhất quán: Nếu hàng hóa được lưu trữ trước được lấy ra trước, thời gian và cả sản lượng của hàng tồn đó đều được lưu trữ nhất quán trong kho. Bằng cách này, hàng tồn kho có thể được bổ sung liên tục.

Truy xuất nguồn gốc trong trường hợp có vấn đề: Nếu kho được kết nối với hệ thống sản xuất, việc áp dụng nguyên tắc lưu trữ FIFO này có thể giúp truy xuất nguồn gốc tốt hơn khi có các vấn đề phát sinh, do có các quy trình lưu trữ và quản lý rõ ràng.

Hạn chế sự lãng phí: FIFO giúp hạn chế sự lãng phí hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp có sản phẩm có hạn sử dụng hoặc nguyên liệu có thời gian bảo quản giới hạn. Việc sử dụng hàng hóa theo thứ tự nhập kho giúp đảm bảo hàng hóa không vượt quá hạn sử dụng và giảm thiểu việc phải loại bỏ hàng hóa hết hạn.

Nhược điểm:

Khó kiểm soát tồn kho: Nguyên tắc FIFO đòi hỏi sự quản lý và theo dõi chặt chẽ quá trình nhập kho và xuất kho. Điều này đòi hỏi hệ thống quản lý tồn kho và quá trình kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng theo đúng thứ tự nhập kho.

Khó dự báo và lập kế hoạch: Việc áp dụng nguyên tắc FIFO có thể gây khó khăn trong việc dự báo, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hàng hóa. Do hàng hóa được sử dụng theo thứ tự nhập kho, việc dự đoán và điều chỉnh nhu cầu tiêu thụ trở nên phức tạp hơn.

Không tối ưu được không gian lưu trữ: Để có thể sử dụng phương pháp FIFO, các giá đỡ (kệ hàng) cần được bố trí để thuận tiện cho việc lấy hàng. Do đó, bố trí kho bãi phải được thiết kế sao cho có lối đi ở hai bên giá kệ. Đây là nhược điểm tiềm ẩn chính của phương pháp này, vì trong một số trường hợp, việc sử dụng nó có thể dẫn đến mất không gian lưu trữ của kho hàng.

2. Cách thực hiện nguyên tắc FIFO trong sắp xếp hàng hóa:

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo thứ tự nhập kho, đặt hàng hóa mới nhất vào vị trí trước cùng.

Thực hiện theo dõi và kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho, đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo thứ tự nhập kho.

Đào tạo và hướng dẫn nhân viên về quy trình và quy định sử dụng hàng hóa theo nguyên tắc FIFO.

Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả để giám sát và theo dõi quá trình nhập kho và xuất kho.

Triển khai các giải pháp công nghệ như xe tự hành AGV, xe nâng để hỗ trợ việc quản trị kho dễ dàng hơn

Nguyên tắc LIFO

Ngược lại với nguyên tắc của FIFO là LIFO – Last in, First Out, nghĩa là Nhập sau, xuất trước. Cụ thể là khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp sẽ nhập hàng hóa vào các kho gần nhất, khi có yêu cầu xuất kho những hàng hóa mới nhập này sẽ được xuất kho trước thay vì xuất những hàng hóa cũ.

Mục đích là để đảm bảo cập nhật thời giá, giúp doanh nghiệp cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp. Mặt khác, cũng trái ngược với FIFO, quy trình lấy hàng của LIFO được thực hiện bằng cách đặt các thiết bị hỗ trợ chất hàng (pallet hoặc thùng chứa) cũng như lấy hàng trên cùng một giá đỡ.

1. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp LIFO trong quản lý kho:

Ưu điểm:

Đơn giản và dễ triển khai: Nguyên tắc LIFO dễ áp dụng trong quá trình sắp xếp và tiêu thụ hàng hóa. Hàng hóa mới nhất được đặt trên cùng, việc vận chuyển cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Phù hợp với mô hình kinh doanh: Trong một số ngành công nghiệp như kỹ thuật, xây dựng, việc sử dụng hàng hóa mới nhất trước giúp đảm bảo tính hợp lý trong việc lựa chọn và sử dụng nguyên liệu, linh kiện hoặc thiết bị.

Tiết kiệm chi phí: ngoài việc tối ưu hóa không gian, LIFO cũng giúp giảm thiểu các chi phí lưu trữ và một số chi phí tồn kho

Nhược điểm:

Rủi ro hàng tồn kho lâu: Nguyên tắc LIFO có thể dẫn đến việc hàng tồn kho lâu, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp có sản phẩm có tuổi thọ hạn chế. Hàng hóa cũ hơn được tiêu thụ sau cùng, gây ra rủi ro hết hạn sử dụng và có khả năng giảm giá trị của hàng hóa.

Phức tạp trong quản lý: LIFO đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và kiểm soát đối với quá trình nhập kho và xuất kho. Việc xác định đúng hàng hóa cũ hơn và đảm bảo thứ tự tiêu thụ đúng quy định là một thách thức.

Ngoài ra, nguyên tắc LIFO cũng dẫn đến việc ghi chép của kế toán phức tạp hơn vì chi phí hàng tồn kho chưa bán được vẫn nằm trong hệ thống. Cuối cùng, LIFO cũng không phải là một phương pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp mở rộng ra toàn cầu vì một số tiêu chuẩn kế toán quốc tế không cho phép định giá LIFO.

2. Cách áp dụng nguyên tắc LIFO để quản lý hàng hóa trong kho:

Xác định và đánh dấu ngày nhập kho của hàng hóa để có thể xác định hàng hóa theo thứ tự LIFO.

Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho theo thứ tự từ mới nhất đến cũ hơn.

Thực hiện kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho và đảm bảo hàng hóa cũ hơn được tiêu thụ sau cùng.

Nguyên tắc FEFO

FEFO, viết tắt của “First Expired First Out” hoặc Hết hạn trước Xuất trước. Đây là một khía cạnh quan trọng của việc đảm bảo rằng các sản phẩm dễ hỏng hoặc gần hết hạn sử dụng được quản lý và xuất kho một cách hiệu quả và đúng thời điểm. Hạn sử dụng ở đây được tính từ thời điểm sản xuất cho đến khi sản phẩm hết hạn sử dụng theo thông tin trên bao bì sản phẩm.

FEFO phù hợp với các loại hàng hóa có hạn sử dụng như dược phẩm, hóa chất,..Bên cạnh đó, FEFO còn có thể được áp dụng vào ngành thời trang và điện tử vì những mặt hàng này mang tính chất là theo xu hướng, dễ lỗi thời nếu để quá lâu.

1. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp FEFO:

Ưu điểm:

Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Bằng cách sử dụng hàng hóa theo thứ tự hạn sử dụng, FEFO giúp đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được sử dụng và tiêu thụ trước khi hết hạn sử dụng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Giúp tăng sự tin cậy và niêm yết thương hiệu: Bằng cách tuân thủ nguyên tắc FEFO, doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin và đáng tin cậy trong việc cung cấp hàng hóa có chất lượng cao và không bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Điều này góp phần xây dựng và duy trì thương hiệu của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

Đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ trong quá trình theo dõi hạn sử dụng của hàng hóa: Để áp dụng phương pháp FEFO, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý tồn kho chuyên nghiệp và quy trình theo dõi hạn sử dụng hàng hóa. Điều này đòi hỏi sự quan tâm và sự tỉ mỉ trong việc kiểm soát và cập nhật thông tin về hạn sử dụng của hàng hóa.

Có thể dẫn đến sự lãng phí trong trường hợp hàng hóa có hạn sử dụng dài: Trong một số trường hợp, hàng hóa có thể vẫn còn chất lượng tốt sau khi hết hạn sử dụng, nhưng vẫn phải tuân thủ nguyên tắc FEFO và tiêu thụ hàng hóa trước khi hết hạn. Điều này có thể dẫn đến sự lãng phí và tiêu thụ không cần thiết của hàng hóa.

2. Cách thực hiện nguyên tắc FEFO để sắp xếp hàng hóa:

Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho chuyên nghiệp để theo dõi và kiểm soát quá trình hạn sử dụng hàng hóa. Hệ thống này cần có tính năng theo dõi ngày sản xuất và hạn sử dụng của hàng hóa, thông báo khi hàng hóa gần hết hạn sử dụng và giúp quản lý việc sắp xếp và tiêu thụ hàng hóa theo nguyên tắc FEFO.

Đảm bảo việc sử dụng hàng hóa theo thứ tự của hạn sử dụng, ưu tiên tiêu thụ hàng hóa gần hết hạn sử dụng trước. Quy trình này đòi hỏi sự quan tâm và sự chú trọng trong việc lựa chọn hàng hóa để tiêu thụ và tuân thủ nguyên tắc FEFO.

Làm thế nào để lựa chọn đúng giữa FIFO và LIFO?

Lựa chọn giữa FIFO và LIFO là một trong những quyết định cơ bản khi thiết kế và tổ chức nhà kho. Điều quan trọng là nhà quản lý phải quyết định một nguyên tắc lưu trữ phù hợp với các quy trình hoạt động dự kiến cũng như yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp.

Nếu thời hạn lưu kho của từng hàng hóa đóng vai trò quyết định do hết hạn sử dụng hoặc có khả năng mất giá trị, thì việc áp dụng nguyên tắc FIFO được khuyến nghị trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, ngược lại, nguyên tắc LIFO có thể được ưu tiên hơn do tiết kiệm không gian hoặc chi phí.

Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô của nhà kho, cả hai nguyên tắc lưu trữ cũng có thể được sử dụng song song. Tất cả những gì doanh nghiệp cần phải làm là đặt các loại kệ khác nhau ở các khu vực khác nhau của nhà kho. Cũng có thể kết hợp giá đỡ LIFO hoặc FIFO với giá kệ pallet thông thường để cho phép truy cập trực tiếp vào tất cả các mặt hàng của một loại sản phẩm cụ thể.

Ngoài ra để nâng cao năng lực quản lý nhà kho, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng các giải pháp quản lý kho thông minh tự động, cũng như áp dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý kho hàng.

Giải pháp quản lý kho hàng thông minh – Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO

Giải pháp Quản lý kho vận nằm trong gói Quản Lý Sản Xuất 4.0 – QLSX 4.0 của GESO sẽ mang đến sự thuận tiện và tối ưu trong quá trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp thông qua các công nghệ hiện đại:

Tích hợp với các thiết bị máy quét cầm tay (smartphone, máy quét handy) thay thế cho việc kiểm kê thủ công truyền thống, công nghệ mã vạch và mã QR cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm, tiết kiệm nhân lực cũng như thời gian nhập/xuất kho

Tự động gợi ý xuất/nhập hàng theo phương pháp FEFO, FIFO hoặc LIFO
Cảnh báo hàng hóa cận date hoặc khi số lượng trong kho gần hết
Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn hơn.
Mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc
Tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất
Quản lý tổng quan theo thời gian thực: cho phép các cấp quản lý chủ chốt trong doanh nghiệp kiểm soát thông tin hàng hóa trong bất kỳ thời điểm nào
Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa
Cho phép quản lý nhiều kho hàng ở các vị trí khác nhau trên cùng 1 hệ thống
Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác, tránh thất thoát và gian lận hàng hóa
Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động

Ngoài ra, các module Quản lý sản xuất và Quản lý chất lượng của gói Quản Lý Sản Xuất 4.0 sẽ cải thiện đáng kể hiệu suất và năng suất của dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. QLSX 4.0 đến những tính năng như giảm thiểu chi phí vận hành, tăng cường hiệu quả sản xuất, nâng cao khả năng theo dõi nguồn gốc và chất lượng sản phẩm, cùng với khả năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực.

GESO là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam, với hơn 100+ doanh nghiệp lớn nhỏ đã tin tưởng và sử dụng, đem đến giải pháp công nghệ sản xuất thông minh, sáng tạo và đột phá nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý nguồn lực hiệu quả, nâng cao hiệu suất vận hành, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực chuyển đổi số, luôn sẵn sàng để đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp: