XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN PHỐI TẠO LỢI ÍCH LỚN CHO DOANH NGHIỆP

Hệ thống phân phối là một trong những vấn đề đau đầu của hầu hết doanh nghiệp sản xuất - phân phối. Để có thể xây dựng được một hệ thống phân phối chất lượng, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của nhà quản lý. Vậy, hệ thống phân phối là gì? Cùng GESO tìm hiểu nhé!

Khái niệm hệ thống phân phối là gì?

Phân phối là tập hợp các hành động giúp thúc đẩy sản phẩm ra thị trường và đến tận tay khách hàng cuối cùng. Việc phân phối phải đảm bảo đúng người, thời gian, số lượng hàng hóa, chủng loại, kiểu dáng,... theo như thỏa thuận ban đầu của người bán.

Hệ thống phân phối là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng sản phẩm để đảm bảo đáp ứng đúng các vấn đề kể trên. Khái niệm về hệ thống này có thể được hiểu khác nhau dựa trên các góc độ nghiên cứu, cụ thể như sau:

• Trên góc độ vĩ mô: Đây là con đường để vận chuyển hàng hóa, dịch vụ từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng.
• Theo góc độ của người tiêu dùng: Hệ thống kênh phân phối là tập hợp các khâu trung quan nên giá thành sản phẩm sẽ cao hơn so với mua trực tiếp từ nhà sản xuất.
• Với nhà sản xuất: Hệ thống này là các mối quan hệ bên ngoài để hỗ trợ hoạt động phân phối sản phẩm - dịch vụ ra bên ngoài theo hình thức và chính sách do doanh nghiệp đề ra.
• Dưới góc độ của nhà quản lý: Phân phối được xem là một phần quan trọng trong chiến lược marketing. Tập hợp các tổ chức riêng lẻ hoạt động có quản lý nhằm đạt mục tiêu phân phối sản phẩm.

Chức năng của hệ thống phân phối

Chức năng cơ bản và quan trọng nhất của hệ này là hỗ trợ hoạt động đưa sản phẩm đến người tiêu dùng. Dưới đây là các chức năng mà một hệ thống phân phối cần có:

• Chức năng thông tin: Thông tin (nhu cầu, mong muốn, thị hiếu,...) từ các điểm bán được nghiên cứu marketing để nhà sản xuất có thể cân nhắc điều chỉnh, cải tiến sản phẩm cho phù hợp hơn.
• Chức năng xúc tiến: Các kênh trong hệ thống phân phối đều có trách nhiệm xúc tiến sản phẩm trên thị trường.
• Thương lượng bán hàng: Giúp tăng doanh số, nhưng vẫn đảm bảo các thỏa thuận về giá cả và hài hòa về quyền lợi các bên liên quan.
• Chức năng phân phối: Đảm bảo các công việc như vận chuyển, quản lý hàng tồn kho và tiếp xúc khách hàng để đảm bảo mục tiêu bán hàng.
• Thiết lập mối quan hệ: Giúp các kênh có thể xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng hiện tại và tiềm năng.
• Đa dạng hóa sản phẩm: Nhà bán lẻ đa dạng hóa sản phẩm trưng bày từ nhiều nhà sản xuất để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ khách hàng: Đây là điểm đặc biệt để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán hàng và tăng khả năng cạnh tranh tại các điểm bán lẻ.
• Chia sẻ rủi ro: Bằng hình thức mua đứt bán đoạn, người bán có thể chia sẻ rủi ro cho các thành viên và tạo điều kiện tài chính để tái đầu tư.

Các loại hệ thống phân phối hiệu quả ngày nay

Hiện nay, có nhiều hệ thống kênh phân phối được áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất - phân phối. Tuy nhiên, hệ thống mang lại hiệu quả nhất có thể kể đến như kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp.

Hệ thống phân phối trực tiếp

Kênh phân phối trực tiếp có thể hiện đơn giản là hệ thống không thông qua bất kỳ kênh trung gian nào nên doanh nghiệp sản xuất cần có vốn đầu tư lớn để xúc tiến sản phẩm ra thị trường. Do đó, các sản phẩm được nhà sản xuất bán trực tiếp đến tay người tiêu dùng với mức giá ưu đãi hơn. Hai mô hình thường thấy trong hệ thống phân phối trực tiếp là:

• Sàn thương mại điện tử: Loại hình bán hàng này đang được sử dụng rộng rãi bởi những lợi ích doanh thu mang lại. Nhà sản xuất có thể trưng bày sản phẩm của mình trên các nền tảng thương mại điện tử và tăng cơ hội được khách hàng biết đến.
• Tại cửa hàng hoặc qua điện thoại: Khách hàng chủ yếu là những người trong độ tuổi lao động, loại hình này phù hợp với các mặt hàng như ô tô, xe máy, vật liệu xây dựng,...

Hệ thống phân phối gián tiếp

Khác với kênh phân phối trực tiếp, hệ thống gián tiếp sẽ có sự phối hợp của các bên thứ 3 (trung gian phân phối) để đẩy nhanh quá trình xúc tiến sản phẩm ra thị trường. Ở mô hình này, nhà sản xuất không phải bỏ ra số tiền lớn để thực hiện công tác quảng bá và tiếp cận khách hàng. 

Ví dụ: Công ty sản xuất gạo ST25 đã hợp tác cùng các bên thứ 3 như siêu thị, bách hóa,... để trưng bày sản phẩm tại các đơn vị này. 

Cách hiệu quả nhất để xây dựng hệ thống phân phối

Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất - phân phối nào cũng đều muốn xây dựng một hệ thống phân phối phù hợp để đẩy nhanh quá trình xúc tiến sản phẩm và tăng doanh thu. Dưới đây là những bước để xây dựng kênh phân phối hiệu quả cho doanh nghiệp.

Xác định chân dung khách hàng 

Nếu Quý khách muốn có một hệ thống phân phối hiệu quả thì chân dung khách hàng là yếu tố không thể bỏ qua, vì chính họ là người mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Để có thể nắm được chân dung khách hàng một cách chính xác, Quý khách phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Sản phẩm phân phối đến ai?
• Tập khách hàng của Quý khách như thế nào?
• Khách hàng có xu hướng mua trực tuyến hay trực tiếp tại cửa hàng đối với sản phẩm đang phân phối?
• Tần suất mua sắm của khách hàng?
• Khả năng mua hàng trong tương lai?

Đáp án của các vấn đề trên chính là “bức tranh” chân dung khách hàng Quý khách. Kết quả này được xác định để hoàn thiện mục tiêu bán hàng và lựa chọn hệ thống phân phối phù hợp. 

Xác định mục tiêu phân phối của Quý khách

Mục tiêu phân phối được xác định dựa trên 3 yếu tố sau đây:

• Tổng số lượng sản phẩm được Quý khách sản xuất hoặc nhập khẩu nhằm mục đích thương mại.
• Các mục tiêu bán hàng đã được xác nhận của Quý khách.
• Các mục tiêu phải mang tính cụ thể, có thể đạt được dựa trên số lượng nhà phân phối trong hệ thống. 

Hệ thống phân phối ngày nay thường sử dụng phương pháp SMART (Specific - cụ thể, dễ hiểu; Measurable - đo lường được; Attainable - có thể đạt được; Relevant - thực tế; Time-Bound - thời gian hoàn thành) để xác định mục tiêu phân phối. Đây là một công cụ hữu ích giúp xác định đúng mục tiêu với ít sai lệch.

Đánh giá tính phù hợp của các hệ thống phân phối khác nhau

Việc lựa chọn kênh phân phối phải trên tinh thần khách quan và tổng hợp để có thể bao quát, tránh bỏ sót các kênh phân phối phù hợp với chiến lược kinh doanh của Quý khách. Ngoài ra, xác định đúng khách hàng tiềm năng và mục tiêu phân phối cũng giúp lựa chọn hệ thống phân phối tốt nhất. 

Tạo và duy trì hệ thống phân phối

Đây là bước quan trọng để có thể tạo sự ổn định cho hệ thống kênh phân phối. Nhà sản xuất phải đảm bảo thực hiện đúng các cam kết về thời gian, chất lượng, kiểu dáng,... hàng hóa cung cấp để duy trì hoạt động tại các điểm bán lẻ.

Lợi ích của việc xây dựng hệ thống phân phối

Các kênh phân phối tiêu tốn rất nhiều ngân sách, đặc biệt là trong thời gian đầu xây dựng. Tuy nhiên, trong trung và dài hạn, Quý khách có thể dễ dàng nhận thấy những lợi ích thiết thực mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp.

Tối ưu chi phí

Nhiều người nói rằng kênh phân phối là lĩnh vực đốt tiền, nhưng đây cũng là nơi xúc tiến bán hàng, giúp tăng doanh thu. Hệ thống phân phối hỗ trợ Quý khách kiểm soát chi phí, ngân sách phân bổ để tiếp cận khách hàng tiềm năng trên các hệ thống phân phối mới. 

Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng lớn

Nếu Quý khách không có nguồn lực không quá lớn sẽ khó để có thể tiếp cận với khách hàng tiềm năng trên phạm vi rộng lớn hơn. Do đó, một hệ thống phân phối phù hợp sẽ cải thiện tình trạng này, giúp hàng hóa có thể được trưng bày ở nhiều nơi và tăng khả năng được khách hàng cân nhắc khi mua hàng. Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn cũng cần hệ thống phân phối để hạn chế nhân sự, giảm thiểu chi phí và tập trung sản xuất, cải tiến sản phẩm.

Tại sao các doanh nghiệp nên lựa chọn SalesUP DMS? 

Đối với các doanh nghiệp sản xuất - phân phối thì phần mềm DMS là gì đã không còn quá xa lạ. Đây là giải pháp quản lý hệ thống phân phối bán hàng hiệu quả nhất hiện nay để hỗ trợ các kênh phân phối phối hợp với nhau nhịp nhàng. 

Có nhiều phần mềm DMS trên thị trường hiện nay, nổi bật trong số đó có thể kể đến SalesUp DMS. Đây là “đứa con tinh thần” của GESO - Công ty Cổ phần Giải Pháp Doanh Nghiệp Toàn Cầu chuyên tư vấn và cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín hiện nay. 

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối này được GESO hoàn toàn phát triển mà không dựa trên bất kỳ nền tảng nào của nước ngoài. Do đó, SalesUp DMS tương thích với tất cả kênh phân phối được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp tại Việt Nam. 

Điểm đặc biệt của hệ thống DMS này so với các phần mềm hiện nay như:

• Đảm bảo đầy đủ các chức năng hỗ trợ quản lý hệ thống phân phối, bao gồm cung ứng hàng hóa, thực thi khuyến mãi, trưng bày sản phẩm,...
• Chi phí triển khai thấp, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Quý khách không cần bỏ ra số tiền lớn để chỉnh sửa phù hợp với hệ thống.
• Số lần chỉnh sửa phần mềm không bị giới hạn.

Hệ thống phân phối là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp sản xuất - phân phối có thể rút ngắn khoảng cách với người tiêu dùng cuối cùng. Do đó, việc xây dựng hệ thống phân phối chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, các phương pháp thủ công dần trở nên kém hiệu quả và cần đến sự hỗ trợ của phần mềm chuyển đổi số.

Lưu ý rằng:

ERP là phần mềm tổng thể trong quản trị doanh nghiệp trong khi DMS quản trị kênh phân phối. Chính vì vậy, có 1 số nhóm tính năng của 2 phần mềm tương đồng (Chỉ xuất hiện ở những doanh nghiệp sản xuất & phân phối).

• Quản lý tồn kho.
• Quản lý hoạt động bán hàng của nhân viên.
• Quản lý khách hàng (điểm bán – nhà phân phối).

=> Phần mềm DMS thường được coi là cánh tay nối dài của giải pháp phần mềm ERP. 2 giải pháp này thường được tích hợp với nhau để nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. 

Xem thêm: Top phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, DEMO miễn phí phần mềm SalesUp DMS trong việc xây dựng hệ thống phân phối. Hoặc nhận hỗ trợ trực tiếp từ chuyên gia:

• Hotline: 0946 33 43 53 
• Email: htkh@geso.us