PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm thế chủ động trong việc xuất nhập hàng và có kế hoạch phát triển phù hợp. Bài viết dưới đây của GESO sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều phương pháp quản lý thông minh nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Cùng theo dõi nhé! 

Mục đích của quản lý hàng tồn kho

Nhiều doanh nghiệp không muốn lưu giữ hàng tồn kho vì nó phát sinh nhiều chi phí, đôi khi là gây tổn thất bởi những hàng hóa bị hư hại. Tuy nhiên, không vì thế mà doanh nghiệp “bán tháo bán để” để không còn hàng hóa tồn trong kho. Doanh nghiệp cần có một lượng hàng tồn kho dự trữ để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, cũng như hạn chế được tình trạng gián đoạn quy trình sản xuất do thiếu nguyên liệu. Và mục đích chính của việc quản lý hàng tồn kho chính là: 

• Giao dịch: Duy trì hàng tồn kho chính là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tắc nghẽn hàng hóa trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Hay hiểu đơn giản là doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu thô và cung không bị thiếu hụt sản phẩm cung ứng ra thị trường do có sẵn hàng thành phẩm dự phòng. 
• Đầu cơ: Thị trường thường xuyên biến động và giá thành nguyên vật liệu tường có dấu hiệu tăng lên. Chính vì thế, việc tích trữ hàng hóa hay nguyên vật liệu thô chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm để có thể bảo quản được lâu, hạn chế được tình trạng hư hỏng. 

​

• Dự phòng: Đây chính là một phương án dự phòng để doanh nghiệp hạn chế rủi ro và mang về lợi ích. Đôi khi trong một thời điểm nào đó, nhu cầu tăng một cách đột biến, hàng hóa thị trường không đủ để đáp ứng thì lúc này vai trò của hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp thu về lợi ích lớn. 

​

Hoặc nếu hệ thống quản lý sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu và thị trường cũng đang thiếu hụt nguyên liệu đó thì hàng tồn kho sẽ giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ. 

Những rủi ro của hàng tồn kho và kho hàng khi quản lý hàng tồn

Hàng tồn kho nếu không được quản lý một cách hiệu quả sẽ dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn và thậm chí có thể khiến cho doanh nghiệp phải chịu tổn thất nặng nề. 

Không báo cáo kịp thời lượng tồn kho tối thiểu/ tối đa của sản phẩm trong kho

Nếu không nắm rõ số lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp khó có thể cung ứng hàng hóa kịp thời khi xảy ra các phát sinh bất ngờ. Từ đó, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Nếu số lượng tồn kho quá ít sẽ khiến doanh nghiệp không thể xoay sở kịp khi nhu cầu thị trường tăng đột biến và sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh, làm hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng không nhỏ. 
• Nếu số lượng tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng lạm dụng vốn, làm gia tăng nhiều loại chi phí khác như: chi phí lưu kho, quản lý, bảo quản,...

​

Rủi ro khi quản lý kho thủ công

Phương pháp quản lý kho thủ công hiện nay vẫn còn tồn tại ở rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, khuyến khích doanh nghiệp không nên quản lý bằng phương pháp này mà thay vào đó là ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý hiện đại để hạn chế tình trạng thất thoáng hàng hóa, không thể kiểm kê chính xác số lượng thực gây khó khăn trong việc quản lý hàng xuất, nhập, tồn. 

Nếu tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn vốn của doanh nghiệp. 

Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời

Đây chính là rủi ro lớn nhất của hàng tồn kho, đặc biệt là với những loại hàng hóa có vòng đời ngắn như; thực phẩm, thời trang,... Những mặt hàng này nếu không có biện pháp quản lý kho hàng tốt thì sẽ dẫn đến tổn thất rất lớn về hàng hóa và chi phí của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên,. với những doanh nghiệp sản xuất máy móc, thiết bị thì thời gian hao mòn lâu hơn nên có thể lưu trữ lâu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần có biện pháp quản lý phù hợp để tránh trường hợp máy bị hư hỏng do chịu tác động của các yếu tố bên ngoài. 

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hiểu được những rủi ro tiềm ẩn của hàng tồn kho, doanh nghiệp càng cần nhanh chóng tìm kiếm một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh những tổn thất không mong muốn. Dưới đây là một số biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã được kiểm chứng bởi rất nhiều doanh nghiệp, cùng theo dõi nhé!

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Việc sắp xếp vị trí kho hàng thông minh sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc xuất kho, kiểm kho. Từ đó, hạn chế được tình trạng bị thất thoát hay nhầm lẫn hàng hóa. Có 2 cách sắp xếp hàng hóa thông dụng được sử dụng nhiều: 

• Sắp xếp cố định: Là mặt hàng được sắp xếp cố định tại một vị trí để dễ dàng xác định một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có điểm hạn chế là tồn nhiều diện tích nên sẽ không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và có sự luân chuyển thường xuyên.
• Sắp xếp vị trí linh hoạt: Là mặt hàng sẽ không đặt tại một vị trí cố định nào. Thay vào đó, các vị trí sẽ được đánh dấu và thể hiện trên bản đồ kho. Phương pháp này giúp nhà quản lý hàng tồn kho tiết kiệm được tối đa diện tích kho chứa. Tuy nhiên, nó lại khiến tốn khá nhiều thời gian để sắp xếp và hiển thị kho hàng.

​

Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Mã hóa vật tư để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Ưu điểm của phương pháp quản lý này chính là tránh việc trùng lặp tên hàng, hạn chế sai sót trong quá trình xuất, nhập. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết yêu cầu quản lý thông tin, thói quen người tiêu dùng và cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã, mà mỗi doanh nghiệp sẽ tạo nên bộ mã hóa khoa học khác nhau. 

Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

Hai thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO. Trong đó: 

• Phương pháp FIFO (First in – First out) là những loại hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có tính chất ngắn hạn như thực phẩm, thời trang,... Theo đó, với phương pháp này, doanh nghiệp cần bố trí ô kệ phù hợp nhằm thuận tiện trong việc xuất hàng hóa. 
• Phương pháp LIFO (Last In - First Out) thì ngược lại, những hàng hóa vừa mới nhập vào sẽ ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và có kế hoạch bán hàng phù hợp. Phương pháp này thường được ứng dụng với những nguyên vật liệu có thời gian tồn kho lâu như vật liệu xây dựng. 

​

Kiểm tra kỹ thông tin xuất - nhập kho

Đối với quy trình nhập kho, nhà quản lý cần nắm rõ chi tiết thông tin về lô hàng như số lượng, loại hàng, ngày nhập,... để có biện pháp quản lý phù hợp. Khi xuất hàng hóa thì nhà quản lý cũng cần kiểm soát chặt chẽ để tránh những rủi ro không cần thiết. Việc kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng trước khi xuất kho cũng thể hiện được phong cách làm việc chuyên nghiệp và uy tín, đảm bảo hàng hóa được gửi đi không gặp bất kỳ sự cố nào. 

Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm

Hàng hóa tồn kho tồn tại hai dạng: mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa. 

• Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm còn lại trong kho ở mức tối thiểu có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng bất cứ lúc nào. Dựa vào mức tồn tối thiểu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định thời gian và số lượng hàng cần nhập là bao nhiêu. Đây cũng được xem là mức tồn kho lý tưởng của doanh nghiệp.
• Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tối đa có trong kho. Dựa vào mức tồn này, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng mua hàng quá tay, nhập hàng không cần thiết. 

​

Tuân thủ đúng quy trình quản lý kho

Tuân thủ đúng quy trình quản lý kho là một việc làm đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lượng hàng hóa xuất, nhập kho. Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê, báo cáo, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế. Nhà quản lý sẽ là người thống nhất toàn bộ các quy trình làm việc để nhân viên thực hiện theo và theo dõi tiến trình làm việc, đưa ra các điều chỉnh khi cần thiết. 

Tiến hành kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kho định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa, biết được số lượng hàng trong khó. Việc kiểm kê, quản lý hàng tồn kho bao gồm: 

• Kiểm kê vật lý: Là việc kiểm kê tất cả hàng tồn kho cùng lúc. Quy trình này thường được thực hiện vào giai đoạn cuối năm, vì doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập của các doanh nghiệp thông qua phần mềm kế toán ERP. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này chính là tính xác thực cao. Nhược điểm là do mỗi năm thực hiện một lần nên số lượng dữ liệu nhiều, thực hiện cần tốn nhiều thời gian và công sức.
• Kiểm kê tại chỗ: Là chọn một sản phẩm cụ thể, tiến hành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế. Cách này sẽ giúp nhà quản lý nhận biết được mặt hàng này có đang được bán chạy hay không. Phương pháp này giúp cung cấp lượng hàng tồn kho liên tục vào bất kỳ thời điểm nào. Đổi lại, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian, nhân sự và khối lượng công việc của kế toán cũng tăng lên. 

​

• Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kho sẽ được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Ưu điểm là có thể tập trung công việc vào một thời điểm. Tuy nhiên, thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên sẽ gặp khó khăn khi có vấn đề bất ngờ xảy ra. 

​

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Thực tế cho thấy, hầu hết các phương pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống hoặc thủ công đều tốn rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân sự để thực hiện. Đôi khi, các phương pháp này còn xảy ra sai sót, số liệu không chính xác. 

Do đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho trong thời đại công nghệ 4.0 là vô cùng cần thiết. Điều này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Phương án quản lý tồn kho có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về tối ưu chi phí nhân công và tiết kiệm thời gian chính là phần mềm quản trị ERP.

SalesUp ERP với 2 gói tính năng riêng biệt là Enterprise (phù hợp cho doanh nghiệp lớn) và Cloud (SaaS - phù hợp cho danh nghiệp vừa và nhỏ) sẽ cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, cảnh bảo mức hàng tồn kho tối thiểu, tối đa.

Sử dụng phần mềm này, nhà quản lý hàng tồn kho không còn cần đến tận kho để kiểm kê mà vẫn có những thông tin rõ ràng, chính xác. Từ đó, việc lên số lượng đơn đặt hàng cũng nhanh chóng hơn, giảm tình trạng hàng bị thiếu hụt hoặc tồn quá nhiều. 

Bên cạnh việc kiểm soát cung ứng hàng hóa dễ dàng, SalesUp ERP còn có khả năng làm tăng doanh thu, tăng hiệu quả bán hàng, thực thi các khuyến mãi và thực thi trưng bày tốt nhất. 

Xem thêm: Danh sách phần mềm ERP cho danh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Lưu ý trong quá trình quản lý hàng tồn kho

Để việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Để đảm bảo tính an toàn cho kho hàng, nhà quản lý phải luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định. 
• Chỉ những nhân sự được phân công nhiệm vụ thì mới được vào kho, còn những người khác thì phải có sự chấp thuận của quản lý.
• Kho luôn cần có bảo vệ để tránh trường hợp trộm cắp. 
• Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc quản lý kho thì cần có hợp đồng rõ ràng. Nội dung hợp đồng phải bao gồm các thỏa thuận, chính sách, khoản bồi thường,... 
• Nhà quản lý cần đưa ra định mức tồn kho của mỗi mặt hàng để dễ kiểm soát hơn. 

​

Như các bạn đã thấy, quản lý hàng tồn kho là việc làm quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Có rất nhiều phương pháp khác nhau giúp việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Tuy nhiên ứng dụng công nghệ thông tin hay sử dụng phần mềm quản lý thông minh là biện pháp tốt nhất nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trưởng. 

Đừng ngần ngại liên hệ với GESO để được trải nghiệm phiên bản DEMO phần mềm SalesUp ERP, cùng sự tư vấn tình nhất của chuyên gia về module quản lý kho hàng thông minh này nhé!

• Hotline: 0946 33 43 53
• Email: htkh@geso.us