Trụ sở chính: 37 Hoa Cúc, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Tiếng Việt English
Hotline: 0946 33 43 53    Email: mkt@geso.us

Tin Tức ERP

Phần mềm ERP là gì? Giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt

12-06-2021 04:05:26 AM - 3965

Phần mềm ERP, hệ thống quản lý ERP hay giải pháp phần mềm ERP là những khái niệm thường gặp trong hoạt động điều hành doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp giúp giảm thiểu đáng kể sự phụ thuộc vào các quy trình làm việc thủ công. Chính vì thế, phần mềm quản trị ERP được đánh giá là "người đồng hành đáng tin cậy" giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh kịp thời và thông minh. Vậy phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP, hệ thống quản lý ERP hay giải pháp ERP là những khái niệm thường gặp
Phần mềm ERP, hệ thống quản lý ERP hay giải pháp ERP là những khái niệm thường gặp
Mục lục
  1. Phần mềm ERP là gì?​
  2. Phần mềm ERP cho doanh nghiệp ra đời như thế nào?
  3. Một số khái niệm liên quan đến ERP
    1. Giải pháp phần mềm ERP là gì?
    2. Nhân viên ERP là gì?
    3. Phần mềm kế toán ERP là gì?
    4. Hệ thống quản lý ERP là gì?
    5. Cloud ERP là gì?
  4. Xu hướng sử dụng ERP trong doanh nghiệp tại Việt Nam
  5. Đặc điểm của giải pháp phần mềm ERP
  6. Các phân hệ của hệ thống quản lý ERP
  7. Các loại phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phổ biến
  8. Lợi ích phần mềm ERP doanh nghiệp
    1. Giúp các nhà quản lý tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
    2. Tối ưu tồn kho, giảm chi phí
    3. Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất
    4. Công tác kế toán chính xác hơn 
    5. Tăng khả năng bán hàng
    6. Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
  9. Đối tượng sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
  10. Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP
    1. Chuẩn bị trước khi triển khai ERP
    2. Các bước triển khai dự án ERP
  11. Kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị ERP thành công
  12. Lưu ý khi triển khai ERP trong doanh nghiệp
    1. Chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian
    2. Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
  13. SalesUp ERP - Phần mềm ERP cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
  14. Một vài câu hỏi thường gặp liên quan đến hệ thống ERP
    1. Có phải hệ thống ERP chỉ dành cho các công ty lớn không?
    2. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP?
    3. Sự khác biệt giữa ERP và CRM?
    4. Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ?

Phần mềm ERP là gì?​

 

ERP (Enterprise Resource Planning) tạm dịch là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP được dùng để quản lý tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Trước kia, doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm độc lập, chuyên biệt cho từng phòng ban. Tuy nhiên, với sự phát triển của ERP, mọi phần mềm đều được tích hợp vào một hệ thống duy nhất.

 

Phần mềm ERP cung cấp quy trình tổng thể và các chức năng để tổng hợp, đồng bộ từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống duy nhất. Từ đó có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau như nhân sự, tài chính, nhà kho, cung ứng, mua hàng, nghiên cứu và phát triển,… mà quá trình kinh doanh cần phải có.

 

ERP là viết tắt của từ gì? Enterprise Resource Planning
ERP là viết tắt của từ gì? ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning

 

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp ra đời như thế nào?

 

Về thời gian ra đời, phần mềm ERP đã bắt đầu xuất hiện vào những năm 1960 với các hệ thống quản lý vật liệu (Material Requirement Planning - MRP) được phát triển để hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất và theo dõi hàng tồn kho.

 

Đến năm 1990, MRP được mở rộng bởi tập đoàn Gartner và đặt ra thuật ngữ mới là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (Enterprise Resource Planning - ERP). Hệ thống quản lý ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh khác nhau như bán hàng, kế toán, nhân sự,... trong một hệ thống duy nhất. Từ đó giúp cải thiện sự hiệu quả và tính toàn vẹn của hoạt động kinh doanh. 

 

Ban đầu, các hệ thống ERP được triển khai trên máy tính tập trung, yêu cầu một lượng lớn các nguồn lực và chi phí để triển khai. Đến những năm 2000 thì phát triển lên hệ thống ERP II có thể chạy trên nền tảng web và máy tính.

 

Bắt đầu từ những năm 2010, với sự phát triển của công nghệ Cloud, AI, Big Data,... và thương mại điện tử, các hệ thống dựa trên Cloud đã trở nên phổ biến hơn, phần mềm ERP III cũng ra đời từ đó. Sự phát triển này đã giúp giải quyết được rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý nguồn dữ liệu lớn, giảm thiểu chi phí, số hóa công nghệ, nâng cao quy mô sản xuất,... 

 

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp xuất hiện đầu tiên vào năm 1960
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp xuất hiện đầu tiên vào năm 1960

 

Hiện nay, các hệ thống quản lý ERP trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của nhiều tổ chức. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại có quy mô lớn, cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ.

 

Một số khái niệm liên quan đến ERP

 

Hiểu về phần mềm ERP cho doanh nghiệp là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần làm để có thể áp dụng vào quy trình quản lý, kinh doanh.

 

Giải pháp phần mềm ERP là gì?

 

Giải pháp phần mềm ERP bao gồm các vấn đề liên quan đến tập hợp các hoạt động như tư vấn, thiết kế, khảo sát, triển khai và vận hành dự án ERP đến các chi nhánh, phòng ban và hệ thống phân phối doanh nghiệp DMS.

 

Nhân viên ERP là gì?

 

ERP Specialist là chuyên gia đưa ra giải pháp ERP để kết nối người dùng với các chức năng của hệ thống. Các nhân viên tư vấn triển khai ERP luôn phải suy nghĩ, tư duy tìm ra những giải pháp xử lý các vấn đề để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

 

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý ERP còn có chức vụ ERP Developer là những người chuyên code cho hệ thống quản trị ERP, họ nhận bản thiết kế từ ERP Specialist.

 

Phần mềm kế toán ERP là gì?

 

Còn riêng phần mềm kế toán ERP là công cụ hỗ trợ nhà kinh doanh trong lĩnh vực kế toán tài chính và là một module thuộc quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP).

 

Đa phần, những hoạt động và nghiệp vụ xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đều liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Chính vì vậy, module tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.

 

Phân hệ quản lý kế toán ERP hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp
Phân hệ quản lý kế toán ERP hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp

 

Hệ thống quản lý ERP là gì?

 

Hệ thống quản lý ERP doanh nghiệp được thiết kế để giúp đơn vị quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh bằng cách tích hợp các chức năng quản lý như bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán, hàng tồn kho,... 

 

Hệ thống này giúp các doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh theo một vòng khép kín. Đồng thời cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp cùng truy cập vào một cơ sở dữ liệu. Từ đó tạo ra sự chính xác, minh bạch và tính hiệu quả cao cho quy trình kinh doanh.

 

Cloud ERP là gì?

 

Cloud ERP hay còn gọi ERP đám mây, là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây thay vì. trên các cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp tất cả các chức năng tổng quan về ERP như: Kế toán, hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nguồn nhân lực,...

 

Xu hướng sử dụng ERP trong doanh nghiệp tại Việt Nam

 

Có thể nói, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã dần trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp, ngày càng nhiều đơn vị đưa ERP vào quy trình kinh doanh. Ngay cả với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng bắt đầu triển khai hệ thống này.

 

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế khi áp dụng hệ thống này vào doanh nghiệp Việt Nam. Trừ những tập đoàn lớn thì hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa có cái nhìn chính xác và toàn diện về ERP. Trong doanh nghiệp cũng chỉ có 2 bộ phận là IT và kế toán hiểu rõ về quy trình, công nghệ. Tuy nhiên, ERP cần được áp dụng ở tất cả các bộ phận thì mới có thể thành công.

 

Ứng dụng ERP vào doanh nghiệp là xu hướng tất yếu
Ứng dụng ERP vào doanh nghiệp là xu hướng tất yếu

 

Đặc biệt trong bối cảnh làn sóng công nghệ 4.0 như hiện nay, việc chuyển đổi số, số hóa doanh nghiệp để hội nhập là điều tất yếu. Các doanh nghiệp đều muốn tối đa hóa các ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quy trình quản lý, kinh doanh. Phần mềm quản trị ERP cũng là một phần trong đó, giúp hoạt động vận hành và kinh doanh hiệu quả hơn.

 

Đặc điểm của giải pháp phần mềm ERP

 

Một số điểm đặc biệt của giải pháp quản lý ERP như:

 

  • Thay thế các quy trình riêng lẻ của các bộ phần tài chính, nhân sự, kinh doanh,...
  • Giúp doanh nghiệp vận hành theo quy trình, nhờ đó mà việc quản trị cũng trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
  • Khả năng truy vết dữ liệu theo các quy trình từ đầu đến cuối giúp doanh nghiệp tăng khả năng kiểm soát nội bộ.
  • Đẩy nhanh quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và thức thời.
  • Mở rộng mạng lưới kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ để tiếp cận với tệp khách hàng lớn hơn mà không bị quá tải nhờ sự phối hợp suôn sẻ giữa các bộ phận trên nền tảng những quy trình chuẩn và dữ liệu tức thời.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định những rủi ro để hoàn thiện cơ chế quản trị.
  • Tối ưu được chi phí và lợi nhuận thông qua giải pháp ERP.​

Các module trong phần mềm ERP
Các module trong phần mềm ERP

 

Các phân hệ của hệ thống quản lý ERP

 

Một hệ thống quản lý ERP đầy đủ sẽ có những phân hệ điển hình sau đây:

 

  • Quản lý mua hàng: Quản lý quy trình mua hàng từ đề nghị đến thanh toán, phê duyệt đơn hàng, cạnh báo công nợ, liên thông từ mua hàng đến kho vận và kế toán, theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, nhà cung cấp,...
  • Quản lý sản xuất: Quản lý quá trình sản xuất và kiểm định chất lượng, quản lý định mức nguyên liệu, vật tư,...
  • Quản lý bán hàng: Tại và duyệt đơn hàng, áp dụng khuyến mãi, cảnh báo công nợ, xuất kho và hóa đơn, theo dõi tiến trình xử lý đơn hàng,...
  • Quản lý kế toán: Kế toán tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, quốc tế, quản lý và cảnh báo công nợ, xem xét giá thành, quản lý và phân bổ tài sản, chi phí dịch vụ, báo cáo tài chính,...Về chức năng kế toán, vẫn có sự khác biệt giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống, tuy nhiên các phần mềm đều có thể giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được tài chính và các công việc liên quan.
  • Quản lý khuyến mãi: Quản lý các chương trình khuyến mãi, phân bổ đối tượng, ngân sách, báo cáo và quyết toán,...
  • Quản lý ngân sách: Xây dựng và báo cáo thực hiện ngân sách, cung cấp các thông tin hữu ích cho quản trị,...
  • Quản lý tồn kho: Quản lý hàng hóa tồn kho theo quy định, nhập xuất theo FEFO/FIFO, cảnh báo tồn kho,...

 

Ngoài ra, ở những phần mềm ERP hiện đại còn có tích hợp thêm các module liên kết với thiết bị mã vạch, điện thoại, máy tính xách tay để nâng cao tính tiện lợi, đáp ứng nhu cầu truy cập không dây và từ xa.

 

Phần mềm SALESUP ERP của GESO tích hợp đầy đủ các phân hệ
Phần mềm SALESUP ERP của GESO tích hợp đầy đủ các phân hệ

 

Các loại phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phổ biến

 

Hiện nay, trên thị trường có 3 loại phần mềm quản lý ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được sử dụng phổ biến, bao gồm:

 

  • ERP đóng gói: Phần mềm được các nhà sản xuất nghiên cứu, tổng hợp từ khảo sát doanh nghiệp, kết hợp với các chuẩn mực, nghiệp vụ để xây dựng nên một hệ thống quản trị vận hành.
  • ERP viết theo yêu cầu: Doanh nghiệp có thể yêu cầu các công ty cung cấp phần mềm thiết kế, xây dựng hệ thống ERP theo những đặc điểm, quy trình riêng. Tuy nhiên, với loại phần mềm này, doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra mức chi phí đầu tư lớn hơn, thời gian triển khai cũng lâu hơn.
  • ERP nước ngoài: Đây là các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nước ngoài, có ưu điểm là thường được ứng dụng công nghệ cao, quy trình tiên tiến, điển hình như SAP, Sage, Oracle,... Tuy nhiên, mức giá của phần mềm khá cao và chưa thực sự tương thức với các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. 

 

Xem thêm: Tổng hợp phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả nhất hiện nay

 

Lợi ích phần mềm ERP doanh nghiệp

 

Sau khi triển khai thành công hệ thống quản trị hoạt động ERP, doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả, cụ thể là:

 

Giúp các nhà quản lý tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

 

Lợi ích đầu tiên mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng ERP là giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy. Từ đó, họ có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở với đầy đủ thông tin chính xác.


Nếu không có hệ thống ERP thì cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và các số liệu không đồng nhất để phân tích. Với hệ thống ERP, tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.


Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Nhờ đó, hệ thống này giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

 

Xem thêm: Lợi ích khi triển khai ERP trong các doanh nghiệp sản xuất

 

Tối ưu tồn kho, giảm chi phí

 

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

 

ERP là gì? phần mềm này giúp cải thiện lượng tồn kho cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý ERP giúp cải thiện lượng tồn kho cho doanh nghiệp

 

Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất

 

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất.

 

Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công thì nguy cơ cao dẫn đến sai sót trong tính toán và gây nên các nút thắt cổ chai trong quá trình sản xuất.

 

Do đó, quá trình sản xuất không được tối ưu, gây lãng phí công suất. Nói dễ hiểu, doanh nghiệp áp dụng một hệ thống hoạch định hiệu quả sẽ làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi sản phẩm.

 

Xem thêm: Tổng hợp 15+ Phần mềm quản lý sản xuất ERP tốt nhất hiện nay

 

Công tác kế toán chính xác hơn 

 

Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Đồng thời, phần mềm này cũng giúp giảm thời gian và tăng hiệu quả công việc cho bộ phận kế toán.

 

Phân hệ kế toán ERP cũng hỗ trợ nhân viên kiểm toán nội bộ và cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán, cũng như các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng hơn.

 

Hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán diễn ra chính xác hơn
Hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán diễn ra chính xác hơn

 

Tăng khả năng bán hàng

 

Với hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa. Quy trình này kéo dài từ thời điểm nhân viên chăm sóc khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng thành công và bộ phận tài chính doanh nghiệp xuất hóa đơn.

 

Hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, hỗ trợ phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

 

Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

 

Các phân hệ ERP thường yêu cầu doanh nghiệp xác định các quy trình hoạt động để giúp phân công công việc một cách rõ ràng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rắc rối và vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày.

 

Phần mềm ERP giúp xác định rõ ràng quy trình kinh doanh
Phần mềm ERP giúp xác định rõ ràng quy trình kinh doanh

 

Đối tượng sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Hệ thống quản lý ERP phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp với quy mô và lĩnh vực khác nhau. Từ các doanh nghiệp sản xuất, logistics, bán lẻ, tài chính, ngân hàng có quy trình kinh doanh phức tạp và đa dạng, thường áp dụng ERP nhiều nhất đến các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành khác như dịch vụ, giáo dục, y tế và khách sạn,... cũng có thể áp dụng ERP.

Đặc biệt, những loại hình doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm ERP nếu thuộc 1 trong 3 tình huống sau:

 Tình huống

Nguyên nhân

Lợi ích của phần mềm ERP

Doanh nghiệp thường xuyên gặp các sai sót trong quá trình nhập/xuất và chuyển dữ liệu. Từ đó khiến cho các bộ phận không thể phối hợp một cách nhịp nhàng và khó khăn trong việc đưa ra quyết định chính xác

Các bộ phần trong doanh nghiệp chưa có sự đồng bộ thông tin trong quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ.

Hỗ trợ cập nhật dữ liệu chính xác theo thời gian thực, tạo sự thống nhất trong tổ chức dữ liệu.

Doanh nghiệp có sự tăng trưởng nhanh về khối lượng sản xuất, giao dịch kinh doanh, gây khó khăn trong việc kiểm soát dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp.

Hệ thống của doanh nghiệp không còn đủ khả năng quản lý khối lượng sản xuất và sản phẩm cung cấp. Các dữ liệu cũng bị phân mảnh, rời rạc.

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chức năng của các phòng ban. Các phân hệ trong gói ERP toàn diện giúp đáp ứng các quy trình cùng một lúc, thông tin cũng được tập trung tại 1 nơi duy nhất.

Bộ máy quản lý của doanh nghiệp khá cồng kềnh và không mang lại hiệu quả cao.

Bộ máy của doanh nghiệp tồn tại các chi phí ẩn như công việc lặp đi lặp lại nhưng không có giá trị, giữa các quy trình có thời gian chết, quy trình thủ công chiếm nhiều thời gian và công sức,...

Hệ thống ERP có khả năng tự động hóa cao, cũng như đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng thông tin. 

Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP

 

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vào quy trình kinh doanh không hề đơn giản, nhiều doanh nghiệp bỏ ra chi phí đầu tư lớn nhưng chưa thực sự thu lại hiệu quả. Vậy, quy trình triển khai phần mềm ERP như thế nào mới đúng chuẩn, hiệu quả cao?

 

Triển khai ERP theo đúng quy trình để mang lại hiệu quả cao
Triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP theo đúng quy trình để mang lại hiệu quả cao

 

Chuẩn bị trước khi triển khai ERP

 

  • Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính để lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.
  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp thông qua tên tuổi, thương hiệu, năng lực, một số dự án đã triển khai thành công,... 
  • Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp khi triển khai dự án.
  • Key member - những người trực tiếp tham gia vào quy trình tiếp nhận và triển khai hệ thống. 
  • Tầm nhìn và tinh thần quyết liệt của lãnh đạo để có thể cùng tham gia vào quá trình triển khai ERP.

 

Các bước triển khai dự án ERP

 

Bước 1 - Khảo sát thực tế 

 

  • Trao đổi trực tiếp với các bộ phận trong doanh nghiệp để nắm được quy trình và nhu cầu của các bộ phận.
  • Hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp xây dựng dữ liệu nền mẫu - tạo tiền đề khởi động và bắt đầu triển khai dự án.

 

Bước 2 - Phân tích thiết kế xây dựng bộ giải pháp

 

  • Từ kết quả khảo sát, bộ phận BA, lập trình của doanh nghiệp sẽ tiến hành tổng hợp các thông tin về yêu cầu của các bộ phận và xây dựng bộ giải pháp phù hợp tương thích với các phân hệ trong hệ thống.

 

Bước 3 - Huấn luyện team key user

 

  • Gửi tài liệu, kịch bản đào tạo cho từng bộ phận để tiến hành học và thực hành cách vận hành hệ thống.

 

Bước 4 - Pilot - Test hệ thống

 

  • Tất cả các trưởng bộ phận của doanh nghiệp tiến hành kiểm tra, phát hiện các lỗi còn tồn tại để chỉnh sửa và đưa ra bản hoàn chỉnh nhất.

 

Bước 5 - Huấn luyện - end user 

 

  • Phía sản xuất phần mềm sẽ chuyển phần mềm cho doanh nghiệp. Lúc này, các nhân sự cốt lõi sẽ đào tạo và hướng dẫn các nhân sự liên quan sử dụng thử phần mềm một lần nữa để đánh giá chất lượng thực tế, cũng như điều chỉnh nếu có.

 

Bước 6 - Nghiệm thu hệ thống ERP

 

  • Nếu phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp thì 2 bên tiến hành tổng kết và nghiệm thu dự án. 

 

Vận hành thử phần mềm ERP trước khi áp dụng vào hệ thống
Vận hành thử phần mềm ERP trước khi áp dụng vào hệ thống

 

Kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị ERP thành công

Khi triển khai phần mềm ERP vào quy trình kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng trình tự và có sự chuẩn bị kỹ càng. Điều này giúp hạn chế tối đa việc chạy hệ thống nhưng quy trình chưa hoàn thiện, các bộ phận trong doanh nghiệp chưa thể thích nghi với ERP,...

  • Chuẩn bị ngân sách phù hợp: Khoản ngân sách sẽ được dự kiến dựa trên nhiều yếu tố như phương thức triển khai, quy mô doanh nghiệp, tình trạng sử dụng công nghệ và các yêu cầu tùy chỉnh phần mềm.
  • Tối ưu lại quy trình quản lý: Doanh nghiệp cần xem xét lại quy trình quản lý hiện tại của mình và đưa ra phương hướng cải thiện để việc triển khai hệ thống ERP trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
  • Xác định rõ nhu cầu và kỳ vọng thực tế: Các nhà quản lý cần hiểu rõ về hệ thống ERP, khó khăn khi áp dụng, cũng như những nhu cầu thực sự cần thiết của doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần xác định được phạm vi triển khai ERP vào doanh nghiệp để phù hợp với lộ trình phát triển trong tương lai.
  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có chuyên môn và uy tín: Khi lựa chọn đơn vị cung cấp và triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm, giá thành. Ngoài ra, các dịch vụ đi kèm như chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì,... của nhà cung cấp cũng là yếu tố cần quan tâm.
GESO là nhà cung cấp giải pháp ERP uy tín, giàu kinh nghiệm
GESO là nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP uy tín, giàu kinh nghiệm
  • Xem xét các yêu cầu tùy chỉnh phần mềm: Tại đây, doanh nghiệp phải xác định chính xác những tính năng của ERP mà doanh nghiệp đang cần, có phải điều chỉnh nhiều so với phiên bản mà nhà cung cấp đưa ra không. Bởi quá trình điều chỉnh này có thể khiến doanh nghiệp mất thêm 1 khoản thời gian và chi phí.
  • Lựa chọn nhân sự: Việc triển khai ERP áp dụng cho toàn phòng ban, doanh nghiệp cần huy động nhân sự để tham gia vào quá trình này. Thông thường sẽ bao gồm chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo (10%), chuyên gia tư vấn (60%), đội ngũ vận hành (20%), bộ phận kỹ thuật (10%).
  • Bám sát quy trình: Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy trình triển khai ERP do nhà cung cấp đề ra. Bởi, đây là quy trình đã được nghiên cứu kỹ lưỡng trong thời gian dài, đảm bảo là chuẩn nhất cho doanh nghiệp.
  • Quản lý thời gian chặt chẽ: Bám sát quá trình triển khai và quản lý thời gian chặt chẽ là điều mà doanh nghiệp cần làm để đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
  • Đào tạo và triển khai hệ thống: Đơn vị cung cấp sẽ tiến hành đào tạo cách sử dụng thành thạo hệ thống cho đội ngũ vận hàng của doanh nghiệp. Sau đó sẽ tiến hành kiểm tra, xác nhận tình trạng hệ thống và quyết định đưa vào vận hành chính thức.

 

Lưu ý khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

 

Để đảm bảo việc triển khai phần mềm ERP hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp cần nắm được một số lưu ý sau đây.

 

Chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian

 

Không thể không chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Bởi vì:

 

  • Chi phí để triển khai ERP là không nhỏ: Tùy vào quy mô, loại giải pháp, tài nguyên bổ sung mà doanh nghiệp phải chi một khoản phí tương ứng để triển khai ERP.
  • Thời gian triển khai ERP cũng không ngắn: Thông thường, doanh nghiệp sẽ mất khoảng 6 tháng - 1 năm để triển khai hệ thống ERP. Thời gian này bao gồm chạy thử, cải tiến, trang bị các cơ sở hạ tầng mạng cho doanh nghiệp để đáp ứng việc triển khai hệ thống, thời gian để nhân viên làm quen với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP,...


 

Tính toán chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai ERP vào doanh nghiệp
Tính toán chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai ERP vào doanh nghiệp

 

Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

 

Phần mềm ERP doanh nghiệp được xây dựng gần như là cố định, cần hạn chế tối đa việc thay đổi hay nâng cấp sau khi đưa vào sử dụng. Bởi, nếu thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy có thể gây gián đoạn quy trình, mất thời gian, chi phí (gần như tương đương với việc triển khai mới). Bên cạnh đó, việc thay đổi này cũng có thể gây xung đột hệ thống, gây ra lỗi trầm trọng hơn nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng.

 

Tuy nhiên, trong những trường hợp bất khả kháng như hệ thống quản lý ERP chưa đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, có sự thay đổi trong quy mô, sản phẩm, dịch vụ,... Lúc này, việc nâng cấp hệ thống quản lý ERP là bắt buộc.

 

Thế nên, việc chuẩn bị trước các phương án thay đổi, nâng cấp là điều cần thiết để giảm bớt sự ảnh hưởng, tiết kiệm, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

 

SalesUp ERP - Phần mềm ERP cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

 

Đến đây, chắc hẳn các doanh nghiệp đã hiểu rõ về hệ thống quản trị ERP, nhưng để tìm ra hệ thống phần mềm phù hợp nhất là điều không dễ dàng.

 

Thời đại 4.0 đánh dấu nhiều bước phát triển vượt bậc của công nghệ, kéo theo đó là nhiều công ty phần mềm mới ra đời. GESO là một trong số những công ty cung cấp giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp uy tín hiện nay tại Việt Nam.

 

SalesUP ERP sở hữu đa dạng các module, đáp ứng hầu hết các nhiệm vụ quan trọng bên trong doanh nghiệp. Các tính năng nổi bật của hệ thống này như: hồ sơ lô điện tử, hồ sơ kiểm nghiệm điện tử, quản lý tồn kho, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kế toán,...

 

Tham khảo rõ hơn về GESO và SalesUp qua video dưới đây:

 

 

Điểm đặc biệt của hệ thống SalesUp ERP là cơ chế vận hành theo quy trình, giúp việc quản trị doanh nghiệp minh bạch và hiệu quả hơn. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp còn nhận được các lợi ích sau:

 

  • Tối ưu hóa lợi nhuận: SalesUp ERP hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các khoản, mục chi phí để có hướng đi rõ ràng hơn.
  • Nâng cao nguồn cung: Phần mềm này vận hành dựa trên quy trình nên chất lượng sản phẩm được đảm bảo ngay từ đầu.
  • Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Từng quy trình bên trong được kiểm soát chặt chẽ, phù hợp với dữ liệu nền đã nhập ban đầu.
  • Quản lý dòng tiền hiệu quả: Trong mỗi quy trình luôn có module kế toán chạy ngầm để theo dõi, tổng hợp báo cáo phù hợp. Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát và hoạch định hướng đi trong tương lai.
  • Cải thiện chiến lược: Hơn 50 báo cáo được ghi nhận bởi SalesUp ERP để chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, phân tích những biến động của công ty và có hướng điều chỉnh phù hợp.
  • Ít lệ thuộc nhân sự: Mô hình quản trị bằng hệ thống PDCA nên ít bị ảnh hưởng khi công ty có thay đổi nội bộ.

 

SalesUP ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả
SalesUP ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả

 

Một vài câu hỏi thường gặp liên quan đến hệ thống ERP

 

Ngoài hiểu về các phần mềm ERP doanh nghiệp, vẫn còn nhiều câu hỏi khác liên quan đến hệ thống/phần mềm quản trị ERP này mà doanh nghiệp có thể quan tâm.

 

Có phải hệ thống ERP chỉ dành cho các công ty lớn không?

 

Không. Phần mềm ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp, bao gồm nhiều module, với tính năng không thể tách rời. Do đó, chi phí để sở hữu và sử dụng phần mềm này tương đối cao. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thể sử dụng các phiên bản giới hạn để tối để quản trị hoạt động kinh doanh hiệu quản hơn.

 

Ví dụ: SalesUp ERP SaaS - dịch vụ cho thuê hệ thống ERP dựa trên mô hình SaaS (Software As A Service). Hệ thống này vẫn bao gồm các module tiêu chuẩn của ERP, nhưng với giá thành thấp hơn.

 

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng SalesUp ERP SaaS
Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng SalesUp ERP SaaS

 

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP?

 

Một số trường hợp doanh nghiệp cần triển khai hệ thống ERP là:

 

  • Khi doanh nghiệp muốn quản lý đồng bộ các phòng ban, dữ liệu trong công ty.
  • Doanh nghiệp muốn quản lý nguồn lực hiệu quả thông qua các số liệu trực quan.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân cốt lõi khi xuất hiện sai sót trong báo cáo.
  • Khi doanh nghiệp đang hoạt động từ xa.
  • Cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.​

 

Doanh nghiệp có nhu cầu đồng bộ hệ thống
Doanh nghiệp có nhu cầu đồng bộ hệ thống

 

Sự khác biệt giữa ERP và CRM?

 

Bảng so sánh sự khác nhau giữa phần mềm CRM và ERP

 

CRM (Customer Relationship  Management)

ERP (Enterprise Resource Planning)

Khái niệm

Phần mềm quản trị và chăm sóc khách hàng. Nhiệm vụ chính của CRM là giúp xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Phần mềm quản trị hoạt động doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của ERP là giảm thiểu chi phí thông qua các quy trình rõ ràng và đồng bộ.

Đối tượng 

Quản lý thông tin, phân loại và chăm sóc khách hàng.

Quản lý toàn bộ các phòng ban trong một doanh nghiệp.

Quy mô doanh nghiệp

Vừa và nhỏ

Nhỏ, vừa và lớn.

Chi phí

Thấp 

Cao

 

Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý ERP và phần mềm quản lý riêng rẻ?

 

 

CRM (Customer Relationship  Management)

ERP (Enterprise Resource Planning)

Khái niệm

Là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, với mỗi module được cung cấp sẵn có thể đảm nhận chức năng tương tự các phần mềm riêng lẻ.

Là một loại phần mềm được thiết kế để giúp cá nhân quản lý và tổ chức công việc, thông tin cá nhân, tài chính và các hoạt động hàng ngày.

Tích hợp

Các module của phần mềm quản trị ERP có khả năng tích hợp cao với nhau để đảm bảo tính thống nhất chương trình.

Mỗi phòng ban khác nhau thường sử dụng một phần mềm chuyên biệt để quản lý độc lập với nhau (phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự,...)

Hình thức chia sẻ

Tất cả các tệp dữ liệu đều có chung ngôn ngữ, giúp dễ dàng trao đổi giữa các bộ phận.

Thủ công (giấy tờ, file mềm, email, USB,...). Do đó, phương thức này tồn tại nhiều khó khăn, cũng như bất cập về bảo mật dữ liệu.

Điểm đặc biệt

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có module riêng, hỗ trợ quá trình sản xuất theo một quy trình chuyên nghiệp.

Quản lý thời gian hiệu quả. Người dùng có thể lập kế hoạch công việc, ghi chú sự kiện quan trọng, thiết lập nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc.

Điểm khác nhau cơ bản nhất giữa hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp và các phần mềm quản lý riêng lẻ. 

Vận hành theo quy trình nhất định, thống nhất
Vận hành ERP theo quy trình nhất định, thống nhất

Phần mềm ERP là gì? Phần mềm ERP là hệ thống hỗ trợ hợp nhà quản trị tối ưu hóa hiệu quả công việc, tăng năng suất và sử dụng dữ liệu trong thời gian thực. Từ đó, doanh nghiệp có thể được xây dựng bền vững, giảm thiểu chi phí vận hành. Qua bài viết này, GESO hy vọng đã mang đến những thông tin bổ ích cho doanh nghiệp về hệ thống quản trị ERP tốt nhất.

 

Doanh nghiệp cần thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, DEMO miễn phí phần mềm SalesUp ERP và nhận hỗ trợ từ chuyên gia:

 

TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ
PHONE
SMS
MAP
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI :
Liên hệ
Chat ngay