Tin Tức ERP

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG | QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ CHUẨN NHẤT

26-07-2022 11:13:01 AM - 4453

Quy trình quản lý kho là các bước trong công tác quản lý hàng hóa trong kho. Trách nhiệm thực hiện quy trình này thuộc về nhân viên quản lý kho. Nếu so với quy trình quản lý kho thủ công thì nhiều phần mềm tích hợp đa chức năng sẽ giúp công việc được dễ dàng và độ chính xác cao hơn. Vậy, quy trình quản lý kho theo ISO là gì? Phần mềm quản lý kho hàng nào đang được ưa chuộng hiện nay? Cùng GESO tìm hiểu các vấn đề đó trong bài viết sau đây nhé!

*Quản lý kho thủ công sẽ tốn nhiều công sức và thời gian hơn*

Quy trình quản lý kho là gì?

Trước khi tìm hiểu về quy trình quản lý kho thì GESO sẽ giới thiệu đôi nét về một vài khái niệm sau đây:

Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng và bảo quản các loại sản phẩm (hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu,...) của doanh nghiệp. Tại đây, hàng tồn kho liên tục được theo dõi và diễn ra hoạt động xuất nhập kho để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh.
Quản lý kho là công việc kiểm soát các hoạt động thường ngày trong kho như: nhập kho, xuất kho, tồn kho,... Bộ phận này liên quan mật thiết đến nhiều phòng ban khác trong cơ cấu doanh nghiệp, góp phần giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu.

Vậy, quy trình quản lý kho là các bước theo dõi, kiểm soát hàng hóa được lưu trữ trong kho dựa trên những tiêu chuẩn được đề ra từ trước. Quá trình này được thực hiện chủ yếu bởi quản lý kho theo một quy trình cụ thể. Một quy trình quản lý kho rõ ràng sẽ giúp các nhân viên có thể xác định được công việc mình phải thực hiện là gì, trình tự và mức độ ưu tiên khi tiến hành. Mục đích tuân thủ quy trình này là hỗ trợ tăng công suất, hiệu quả quản lý và vận hành kho của doanh nghiệp

*Quy trình quản lý kho giúp nhân viên kho làm việc hiệu quả hơn*

Lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hiệu quả

Kho hàng nắm giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh sản xuất. Đặc biệt, các doanh nghiệp lớn cần có quy trình quản lý tồn kho cụ thể để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Quản lý kho hiệu quả hơn

Nhân viên kho có thể hiểu rõ hơn về công việc, cũng như thực hiện chính xác từng bước nếu có một quy trình quản lý kho hiệu quả. Nhờ đó, việc quản lý kho sẽ dễ dàng và đạt được kết quả cao hơn.

Giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn

Nếu doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho chặt chẽ, chi tiết thì người quản lý kho sẽ dễ dàng rà soát và tìm được công đoạn bị lỗi. Từ đó, họ có thể nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả nhất.

Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả còn hỗ trợ kế hoạch bán hàng tốt hơn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật tình hình tồn kho để tiến hành kế hoạch mua hàng hoặc thúc đẩy bán hàng hiệu quả hơn.

*Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào tình trạng tồn kho hiện tại*

Quy trình quản lý kho theo ISO

Trước khi đi vào quy trình quản lý hàng tồn kho, thì GESO sẽ giải thích đôi chút về ISO - International Organization for Standardization. Đây là hệ thống các quy chuẩn quốc tế, được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý hàng đầu trên thế giới. Do đó, quy trình quản lý kho theo ISO sẽ đảm bảo hiệu quả và tính chuyên nghiệp cao hơn.

Kiểm tra cơ sở dữ liệu hàng hóa

Cơ sở dữ liệu là thành phần không thể thiếu tại các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất hiện nay. Doanh nghiệp quản trị tốt vấn đề này sẽ hạn chế sai sót khi thực hiện công tác quản lý kho. Cơ sở dữ liệu được người quản lý kho theo dõi, kiểm soát để làm tham chiếu với số lượng hàng hóa sau mỗi lần phát sinh giao dịch mua hàng, xuất/nhập kho hay lưu kho.

Ở đây, các phần mềm quản lý kho sẽ được tích hợp một module dữ liệu để thuận tiện cho việc theo dõi và điều chỉnh. Với SalesUp ERP - hệ thống quản trị ERP doanh nghiệp hiệu quả thì đây là tính năng dữ liệu nền, doanh nghiệp phải điền đủ thông tin để quy trình quản lý kho được chặt chẽ nhất.

*Cơ sở dữ liệu chính xác là bước đầu để quy trình quản lý kho đạt hiệu quả*

Lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa

Để lên kế hoạch mua hàng, người quản lý kho phải dựa trên kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất đã thông qua. Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định số lượng hàng hóa cần phải mua, dựa trên mức độ tồn kho hiện tại.

Nhập kho

Khi hàng mua được vận chuyển đến thì công việc của nhân viên kho như sau:

Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ liên quan khi nhập kho theo quy định của doanh nghiệp.
Ghi đầy đủ thông tin trong phiếu nhập kho cho đối tác và doanh nghiệp.
Lập phiếu kiểm định để kiểm tra tất cả hàng hóa nhập kho.
Ghi chép chính xác, trung thực số liệu hàng hóa trước/sau khi nhập kho.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng module stock in (nhập kho) của phần mềm SalesUp ERP thì quy trình quản lý kho sẽ được giảm thiểu công việc, cũng như thời gian thực hiện.

Handy Terminal - thiết bị hỗ trợ nhân viên quản lý kho tìm kiếm vị trí còn trống để đặt hàng.
Nhân viên kho chỉ cần Scan QR code được dán trên bao bì hàng hóa, hệ thống sẽ tự động tạo mã tem.
Hỗ trợ Upload thông tin nhập kho trên đa nền tảng và bất kỳ thời điểm nào.
Quản lý kho có thể dễ dàng theo dõi tiến trình nhập kho trên hệ thống SalesUp ERP.

Quản lý kho trên phần mềm trực quan, dễ dàng hơn — *Quản lý kho trên phần mềm trực quan, dễ dàng theo dõi hơn*

Lưu trữ dữ liệu hàng hóa

Dưới đây là các công việc của nhân viên phụ trách công đoạn lưu kho:

Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết để lưu kho, gồm danh mục kho vật tư và biên bản lưu kho.
Thực hiện sắp xếp hàng hóa trong một cách cẩn thận, ngăn nắp để hạn chế hư hỏng và dễ dàng tìm kiếm.
Sơ đồ kho được lập dựa trên thông tin vị trí các kệ hàng.
Tuân thủ các quy định khi lưu kho và an toàn phòng cháy chữa cháy.

Xuất kho

Trong quy trình quản lý kho, nghiệp vụ xuất kho bao gồm các công việc sau:

Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ xuất kho theo quy định của doanh nghiệp.
Thực hiện ghi nhận thông tin trên phiếu xuất kho cho đối tác.
Sắp xếp, bố trí lại không gian kho sau khi xuất hàng.
Lập thống kê xuất kho để theo dõi.

Tương tự như nhập kho, module quản lý kho cũng hỗ trợ nhân viên kho rất nhiều trong các công việc sau:

Nhân viên kho dễ dàng upload phiếu Picking List (danh sách xuất kho) lên hệ thống SalesUp ERP để thuận tiện cho việc theo dõi.
Thiết bị Handy Terminal được sử dụng để dõi quá trình xuất kho hàng theo Picking List đã nhập.
Hệ thống giúp nhân viên dễ dàng tìm ra vị trí hàng hóa và xác thực bằng mã QR code.
Thông tin xuất kho được upload lên SalesUp ERP trên đa nền tảng và ở bất kỳ thời điểm nào.
Quá trình xuất kho được theo dõi trên hệ thống.

*Quản lý kho chỉ cần theo dõi quá trình xuất kho trên hệ thống*

Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa

Kiểm kho là công việc được quản lý kho thực hiện định kỳ để đảm bảo số lượng hàng hóa thực tế so với sổ sách. Các công việc của nhân viên quản lý kho cụ thể như sau:

Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kho, tiến hành lập biên bản kiểm kho.
Thống kê hàng hóa, lập báo cáo (báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ, báo cáo tổng hợp tồn kho) và trình lên quản lý doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm ERP trong việc quản lý kho của doanh nghiệp

Như GESO đã đề cập trong phần trên thì phần mềm quản lý kho là một trong những phương án hỗ trợ các công việc quản lý kho được chính xác và hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm SalesUp ERP là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn hoàn thiện quy trình mua hàng của mình.

Xem thêm: Tổng hợp phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phổ biến hiện nay

Tổng quan mà nói thì SalesUp ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp với nhiều tính năng nổi bật. Quản lý kho là một trong những module được tối ưu để theo dõi, thực hiện và cải tiến công việc đạt hiệu quả hơn. Khác với các hệ thống ERP hiện nay trên thị trường, SalesUp ERP hoạt động dựa trên quy trình tuần tự từng công việc để đảm bảo hiệu quả và tránh các sai sót trong từng khâu. Người quản lý có thể nhanh chóng phát hiện, rà soát công đoạn bị sai sót để khắc phục và đảm bảo tiến độ công việc.

*ERP đang là xu thế công nghệ trong việc quản lý kho*

Ngoài tính năng quản lý kho, trên SalesUp ERP còn nhiều module ưu việt như: kế hoạch cung ứng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý kho vận, quản lý bán hàng, kế hoạch tài chính,...

Ngoài ra, để đáp ứng đa dạng người dùng, phần mềm SalesUp ERP chia làm 2 gói là Enterprise và Cloud - SaaS. Trong đó, gói Enterprise phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, với khả năng điều chỉnh để tương thích cơ cấu doanh nghiệp. Còn gói Cloud - Software as a Service là lựa chọn ưu việt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các module cơ bản để vận hành, quản trị doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa được đảm bảo, tránh thất thoát và sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Nếu xây dựng được quy trình quản lý hàng tồn kho phù hợp thì doanh nghiệp có thể thực hiện kế hoạch kinh doanh thuận lợi hơn. Từ đó, làm tiền đề để lên kế hoạch tổng, kế hoạch sản xuất chi tiết mang lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin tư vấn hoặc DEMO miễn phí phần mềm SalesUp ERP Enterprise hoặc SalesUp ERP - SaaS thì vui lòng liên hệ với GESO để nhận được hỗ trợ từ chuyên gia thông.