Phần mềm kế toán ERP khác gì với phần mềm kế toán truyền thống?

Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP (Enterprise Resource Planning Accounting Software) là một phần của hệ thống quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP) được thiết kế để quản lý các quy trình kế toán của một tổ chức. Phần mềm kế toán ERP cung cấp các tính năng như quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý hóa đơn, quản lý ngân sách và nhiều tính năng khác liên quan đến kế toán.

Phần mềm kế toán ERP cũng tích hợp các quy trình kế toán vào trong một hệ thống duy nhất, giúp cho các thông tin về tài chính và kế toán được tích hợp và chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức. Điều này giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.

Quản lý kế toán là công việc vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua số liệu trong báo cáo, người điều hành có thể đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Do đó, để các thông tin kế toán được chính xác, có sự liên kết chặt chẽ với nhau thành một thể quy trình xuyên suốt và hạn chế tối thiểu mức sai lệch thì các doanh nghiệp ngày nay đang có xu hướng chuyển số hóa trong quá trình quản lý kế toán bằng phần mềm ERP.

Thực trạng dùng phần mềm trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp Việt Nam đang dần nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm ERP trong việc tăng cường tính cạnh tranh và quản lý hiệu quả quy trình kinh doanh. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp đa quốc gia, đã sử dụng và triển khai phần mềm kế toán ERP để quản lý các quy trình kinh doanh của mình.

Các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã áp dụng phần mềm ERP trong hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp đa quốc gia hoặc có quy mô lớn như Vinamilk, FPT, Viettel, Hoa Phat, PV Gas, VinGroup, và Masan Group. Ngoài ra, một số doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang dần áp dụng phần mềm ERP vào hoạt động của mình để tăng cường quản lý và cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tham khảo thêm: Top phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hiệu quả nhất

Ngoài ra, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm ERP để tăng cường tính chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh của mình. Tuy nhiên, do chi phí đầu tư cao và việc triển khai khó khăn vẫn chưa phổ biến bằng các quốc gia phát triển khác nên việc ứng dụng phần mềm kế toán ERP tại Việt Nam chưa thực sự phổ biến. 

Cụ thể, theo báo cáo "ERP in Vietnam 2020" của Vietnam Enterprise Investment and Technology Development Corporation (VinaERP), tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng ERP tại Việt Nam hiện nay là khoảng 30%. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đó chỉ sử dụng một phần chức năng của ERP.

Phần mềm kế toán ERP khác gì với phần mềm kế toán truyền thống?

Phần mềm kế toán ERP khác với phần mềm kế toán truyền thống bởi nhiều yếu tố. Sau đây là một số khác biệt giữa hai loại phần mềm này.

Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán

Trong phần mềm kế toán truyền thống, mọi thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế phải được ghi nhận bằng bút toán hạch toán. Còn phần mềm kế toán ERP có tính năng tự động ghi nhận các giao dịch kinh tế, giúp giảm thiểu sự mắc lỗi và tiết kiệm thời gian cho người dùng.

Thiết lập tài khoản trung gian

Phần mềm kế toán ERP cho phép người dùng thiết lập tài khoản trung gian để quản lý và kiểm soát các giao dịch kinh tế phức tạp hơn. Trong khi đó, phần mềm kế toán truyền thống chỉ cho phép thiết lập các tài khoản chính và tài khoản phụ.

Khả năng hạch toán tự động

Phần mềm kế toán ERP có khả năng hạch toán tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Ngược lại, phần mềm kế toán truyền thống cần phải thực hiện các bước hạch toán bằng tay, dễ gây ra sai sót và tốn thời gian.

Bút toán đảo trong phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP cho phép người dùng tạo các bút toán đảo, tức là hoàn trả lại các khoản đã được thanh toán trước đó. Điều này rất hữu ích khi phát hiện ra lỗi hoặc sai sót trong giao dịch và cần điều chỉnh. Trong khi đó, phần mềm kế toán truyền thống không cung cấp tính năng này.

Tác nghiệp hoàn chỉnh kế toán trong ERP và kế toán truyền thống

Trong phần mềm kế toán ERP, hệ thống sẽ tích hợp các chức năng kế toán khác nhau như kế toán tài sản, kế toán nợ phải, kế toán công nợ, kế toán quản lý chi phí,... Và hệ thống sẽ đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu giữa các chức năng này và các phòng ban khác nhau.

Trong khi đó, phần mềm kế toán truyền thống thường chỉ bao gồm các chức năng kế toán cơ bản như kế toán thu, chi, lưu chuyển tiền tệ, kế toán thuế,... và phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để đáp ứng các nhu cầu kế toán phức tạp hơn.

Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

Phần mềm kế toán ERP cho phép người dùng tạo và quản lý các tài khoản và danh mục linh hoạt, phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Người dùng có thể tùy chỉnh cấu trúc tài khoản và danh mục theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Còn phần mềm kế toán truyền thống thường có cấu trúc tài khoản và danh mục cố định và khó để tùy chỉnh.

Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Phần mềm kế toán ERP cho phép hợp nhất dữ liệu kế toán từ các đơn vị con hoặc chi nhánh khác nhau của một doanh nghiệp để tạo ra báo cáo tài chính toàn diện và chính xác hơn. Trong khi đó, phần mềm kế toán truyền thống không có tính năng này và thường cần phải thực hiện thủ công.

Phản ánh bức tranh trung thực hoạt động kinh doanh

Phần mềm kế toán ERP cung cấp một hệ thống toàn diện để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài sản, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý đơn hàng, quản lý chi phí và doanh thu, và nhiều hơn nữa. Trong khi đó, phần mềm kế toán truyền thống tập trung chủ yếu vào việc quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý chi phí, doanh thu, thuế và lợi nhuận.

Lợi ích khi áp dụng ERP vào quản lý kế toán trong doanh nghiệp hiện nay

Phần mềm quản trị ERP đem lại “làn gió mới” cho doanh nghiệp, hỗ trợ theo dõi hoạt động tài chính, kế toán doanh nghiệp một cách toàn diện. Mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán và ERP ngày càng có sự kết nối chặt chẽ với nhau. Bà Ariela Caglio cho rằng, thực hiện hệ thống phần mềm kế toán ERP giúp xuất hiện một vị trí mới “kế toán lai” - là sự kết hợp giữa kế toán và các nền tảng công nghệ khác.

Mọi số liệu sẽ được quản lý theo quy trình, quy tắc nhất định. Hệ thống ERP sẽ bao gồm nhiều module tương ứng với nhiều bộ phận khác nhau như: kế toán, bán hàng, kho bãi, mua hàng, bán hàng,... mà các phần mềm quản lý kế toán truyền thống không có. Các module này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quản lý kế toán như thế nào?

Đây là một phần mềm tuyệt vời để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của mình, bao gồm cả quản lý kế toán. Phần mềm kế toán ERP tích hợp các chức năng kế toán như quản lý tài sản, quản lý nợ và phải trả, quản lý chi phí, quản lý thu nhập và chi tiết các thông tin tài chính khác của doanh nghiệp, cụ thể như sau.

Các dữ liệu được chia sẻ và lưu trữ đồng nhất giữa các phòng ban

Chính nhờ tính năng tích hợp các ứng dụng trong một nền tảng mà các dữ liệu được luôn có sự đồng bộ, chính xác và được cập nhật tức thời, giúp cho Kế Toán có thể cập nhật thông tin hàng tồn kho, công nợ, doanh thu các cửa hàng,....và lập báo cáo để ban lãnh đạo có thể nắm được thông tin kịp thời về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.  

Giảm thời gian khóa sổ kế toán 

Việc giảm thời gian khóa sổ kế toán giúp cho doanh nghiệp có thể dựa vào các kết quả để kịp thời phát hiện và xác định nguồn gốc các vấn đề và giải quyết một cách nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí phát sinh. 

Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán

Đối với phần mềm kế toán ERP, hạch toán không phải là điểm bắt đầu mà là điểm kết quả của quá trình xử lý thông tin. Các quy trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Bộ phận kế toán có thể dùng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để đảm bảo tính thống nhất giữa các thao tác và quy trình giao dịch.  

Hạch toán tự động nhờ phần mềm ERP

Một điểm khác biệt của phần mềm kế toán ERP so với những phần mềm kế toán thông thường khác là bút toán sẽ được tiến hành tự động, không phải theo quy tắc hạch toán 1:n hay n:1. Với ERP thì bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát thông qua nhiều tầng phê duyệt, tránh những sai sót có thể xảy ra. 

Quản lý và cảnh báo công nợ (phải thu, phải trả, nợ đến hạn, nợ quá hạn,…)

Khi công nợ vượt quá cho phép, hệ thống sẽ báo cho người dùng, giúp cho doanh nghiệp chủ động trong quá trình lên kế hoạch để thu nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ của khách hàng chuyển thành nợ xấu, khó đòi gây ảnh hưởng đến doanh thu. Hoặc chủ động hơn trong việc trả nợ cho nhà cung cấp trước khi hết hạn, tránh làm giảm uy tín của doanh nghiệp. 

Đảm bảo hệ thống tác nghiệp được hoàn chỉnh

Hệ thống phần mềm kế toán ERP được xem như “chiếc cầu” nối các phòng ban của doanh nghiệp tạo nên một hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh. Vì vậy, chức năng kiểm soát hệ thống sẽ không còn ý nghĩa gì nếu một nhánh bị đứt đoạn, nếu bắt buộc phải cắt rời công đoạn của một quy trình thì cần phải tạo một chiếc cầu khác để liên kết với đối tượng mới.

Các tính năng quan trọng của phần mềm kế toán ERP

Các tính năng quan trọng của phần mềm kế toán ERP hỗ trợ cho quy trình nghiệp vụ liên thông giữa các phòng ban, kế toán thừa hưởng và kiểm tra, soát xét. Cụ thể bao gồm:

• Quản lý tài khoản: Quản lý các tài khoản thu nhập, chi phí, công nợ, thanh toán,....
• Quản lý vật liệu và hàng tồn kho: Phần mềm kế toán ERP giúp quản lý vật liệu và hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê hàng tồn kho,...
• Quản lý sản xuất: Giúp quản lý các quy trình sản xuất, lên kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm,...

Tham khảo thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý sản xuất ERP tốt nhất hiện nay

• Quản lý hóa đơn: Giúp tạo và quản lý hóa đơn bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng,...
• Quản lý đối tác: Có chức năng quản lý thông tin đối tác của doanh nghiệp bao gồm thông tin liên lạc, thông tin tài khoản,...
• Quản lý dự án: Bao gồm lập kế hoạch, phân công công việc, giám sát tiến độ,...
• Quản lý kế toán: Phần mềm kế toán ERP có chức năng giúp quản lý các khoản thu, chi, lợi nhuận,...
• Quản lý bán hàng: Giúp quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm lập kế hoạch bán hàng, xử lý đơn hàng, quản lý khách hàng,...
• Báo cáo và phân tích: Giúp tạo và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để giúp quản lý ra quyết định.

Sổ cái (GL)

ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để quản lý các nghiệp vụ kinh doanh, tài chính và kế toán trong doanh nghiệp. Các phân hệ của ERP bao gồm:

• Phân hệ Quản lý Sổ cái (General Ledger), viết tắt là GL: Quản lý các tài khoản kế toán chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản thu, chi, lợi nhuận, lỗ,...
• Phân hệ Quản lý Tài sản (Fixed Assets), viết tắt là FA.
• Phân hệ Quản lý Phải thu, phải trả (Account Payable, Account Receivable), viết tắt là AP, AR.
• Phân hệ Công cụ kế toán (Financial Accounting Hub), viết tắt là FAH.
• Phân hệ quản lý Ngân Sách (Budgeting), viết tắt là BG.

Trong nội dung bài viết này, GESO sẽ phân tích rõ hơn về những hạng mục quản lý trong phân hệ Quản lý sổ cái (GL).

Tài khoản phải trả (AP)

Trong phân hệ Quản lý Sổ cái của ERP, tính năng quản lý tài khoản phải trả (AP) cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý các khoản nợ đối với các nhà cung cấp. Các khoản nợ này bao gồm các khoản thanh toán chưa được thanh toán hoặc các khoản thanh toán trễ. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm tạo và quản lý các hóa đơn, quản lý các điều kiện thanh toán và theo dõi các khoản phải trả.

Các khoản phải thu (AR)

Tính năng quản lý các khoản phải thu (AR) trong phân hệ Quản lý Sổ cái của phần mềm kế toán ERP cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý các khoản nợ đối với khách hàng. Các khoản nợ này bao gồm các khoản thanh toán chưa được thanh toán hoặc các khoản thanh toán trễ. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm tạo và quản lý các hóa đơn, quản lý các điều kiện thanh toán và theo dõi các khoản phải thu.

Quản lý tiền mặt (CM)

Tính năng quản lý tiền mặt (CM) trong phân hệ Quản lý Sổ cái của phần mềm kế toán ERP cho phép các doanh nghiệp quản lý tài khoản ngân hàng và các giao dịch tiền mặt. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm quản lý các khoản chi tiêu, quản lý các khoản thu tiền và theo dõi các lệnh chuyển khoản.

Quản lý các thay đổi trong hoạt động kho

Tính năng quản lý các thay đổi trong hoạt động kho bao gồm quản lý các kho hàng, quản lý hàng tồn kho và theo dõi các giao dịch mua bán hàng hóa. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm quản lý các đơn đặt hàng, quản lý kiểm kê kho và theo dõi số lượng hàng tồn kho.

Quản lý giá thành

Các chức năng quản lý giá thành trong hệ thống ERP bao gồm quản lý chi phí sản xuất, quản lý giá thành sản phẩm, tính toán giá thành sản phẩm, quản lý vật liệu và quản lý quá trình sản xuất. Thông qua các tính năng này, hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý các chi phí sản xuất một cách chính xác và tính toán giá thành sản phẩm một cách hiệu quả.

Theo dõi và kiểm soát thu chi

Trong phân hệ GL của phần mềm kế toán ERP, tính năng theo dõi và kiểm soát thu chi cho phép các doanh nghiệp quản lý các giao dịch thu và chi tiêu. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm tạo và quản lý các hóa đơn, theo dõi các chi phí phát sinh và tạo báo cáo về chi phí và doanh thu.

Quản lý tài sản cố định

Tính năng này cho phép các doanh nghiệp quản lý các tài sản cố định của mình, bao gồm các máy móc, thiết bị, tài sản vô hình và tài sản khác. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm tính toán và theo dõi giá trị tài sản cố định, quản lý các chi phí bảo trì và sửa chữa và theo dõi các thay đổi về tài sản cố định.

Quản lý và kiểm soát công nợ

Tính năng quản lý và kiểm soát công nợ cho phép các doanh nghiệp quản lý các khoản nợ và các khoản phải trả đối với các đối tác, bao gồm các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm theo dõi các khoản nợ, quản lý các điều kiện thanh toán và tạo báo cáo về công nợ.

Thực hiện các hoạt động kế toán tổng hợp

Tính năng thực hiện các hoạt động kế toán tổng hợp trong phần mềm kế toán ERP cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý các báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lợi nhuận, báo cáo tài sản và báo cáo công nợ. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm thực hiện các hoạt động kế toán, tạo và quản lý các bản kê khai và quản lý các tài liệu kế toán.

Quản lý rủi ro

Tính năng này cho phép các doanh nghiệp quản lý các rủi ro tài chính, bao gồm các rủi ro về tiền tệ, lãi suất và thay đổi về giá cả. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm đánh giá các rủi ro tài chính, tạo và quản lý các kế hoạch quản lý rủi ro và theo dõi hiệu quả của các biện pháp quản lý rủi ro.

Báo cáo

Tính năng cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý các báo cáo tài chính và quản lý cho các bộ phận khác trong công ty. Các chức năng khác của tính năng này bao gồm tạo báo cáo định kỳ, tạo và quản lý các báo cáo tùy chỉnh, cung cấp thông tin và dữ liệu cho các bộ phận khác và quản lý các quy trình báo cáo.

Phần mềm ​kế toán SALESUP ERP - Cung cấp bức tranh tổng thể cho doanh nghiệp​

SalesUp ERP của GESO là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp đa năng, được thiết kế để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý dự án và quản lý nhân sự.

SalesUp ERP cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan và dễ sử dụng, cho phép họ quản lý các hoạt động của doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả hơn. Hệ thống này được tích hợp với các công nghệ mới nhất như Cloud Computing, Big Data và AI, giúp cho người dùng có được một khả năng quản lý thông tin mạnh mẽ hơn.

Bên cạnh đó, SalesUp ERP còn cung cấp các tính năng bảo mật cao, bao gồm tính năng đăng nhập hai lớp và mã hóa dữ liệu, giúp cho dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn hơn. Ngoài ra, hệ thống này cũng tích hợp được với các ứng dụng và thiết bị di động, giúp cho người dùng có thể quản lý doanh nghiệp của mình mọi lúc mọi nơi.

SalesUp ERP sẽ là lựa chọn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm này với 2 gói tính năng riêng biệt là enterprise (phù hợp cho doanh nghiệp lớn) và cloud (Software as a service - phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) sẽ dễ dàng tương thích với hệ thống quản trị hiện hành của Quý khách.

Tóm lại, SalesUp ERP là một sản phẩm quản lý doanh nghiệp đa năng, được tích hợp các công nghệ mới nhất và cung cấp một khả năng quản lý thông tin mạnh mẽ hơn, giúp cho người dùng có thể quản lý doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả và an toàn.

Qua những thông tin trên bài viết, GESO mong rằng quý doanh nghiệp sẽ nhận thấy việc ứng dụng phần mềm kế toán ERP vào doanh nghiệp là một sự thay đổi lớn và đúng đắn trong thời đại công nghệ 4.0. Với sự thấu hiểu và lắng nghe, GESO tự tin đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc cải tiến bộ máy quản trị kinh doanh tốt hơn và giải quyết các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Nhanh tay đăng ký để được chúng tôi tư vấn và DEMO miễn phí phần mềm tại:

• Hotline: 0946 33 43 53 
• Email: htkh@geso.us
• Website: https://geso.us/