QUẢN LÝ KẾ TOÁN BẰNG PHẦN MỀM ERP CÓ GÌ KHÁC SO VỚI NHỮNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN RIÊNG LẺ?

Quản trị kế toán bằng phần mềm ERP có gì khác so với những phần mềm kế toán riêng lẻ

Quản lý kế toán là công việc vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thông qua số liệu trong báo cáo, người điều hành có thể đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Do đó, để các thông tin kế toán được chính xác, có sự liên kết chặt chẽ với nhau thành một thể quy trình xuyên suốt và hạn chế tối thiểu mức sai lệch thì các doanh nghiệp ngày nay đang có xu hướng chuyển số hóa trong quá trình quản lý kế toán bằng phần mềm ERP. 

Vậy phần mềm ERP hỗ trợ gì trong việc quản lý kế toán, hãy cùng GESO tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

1. Quản lý kế toán bằng các phần mềm quản lý truyền thống: 

Hằng ngày kế toán phải làm việc với hàng ngàn công việc liên quan đến chứng từ, sổ sách, báo cáo, xuất trình,... Chính vì vậy, việc quản lý các số liệu kế toán thủ công bằng  giấy tờ sẽ gây cho doanh nghiệp nhiều khó khăn: 

• Thủ tục rườm rà
• Tốn ngân sách và công sức
• Tình trạng hóa đơn giả
• Số liệu quá nhiều, tốn chi phí đề lưu trữ bằng giấy

Quản lý kế toán bằng các phần mềm quản lý truyền thống

Để có thể thuận lợi trong việc kiểm soát và quản lý thông tin một cách chính xác, các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang các phần mềm quản lý kế toán thay cho các giấy tờ sổ sách khô khan. 

Việc áp dụng các phần mềm quản lý kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong việc nhập dữ liệu và lưu trữ một lượng lớn số liệu. Đặc biệt, các phần mềm này còn hỗ trợ làm một số báo cáo cơ bản. 

Các phần mềm quản lý kế toán truyền thống hỗ trợ các chức năng cơ bản giúp người dùng nhập số liệu đầu vào của các chứng từ với quy trình có sẵn. Phần mềm sẽ xử lý các số liệu và lập báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo những quy định hiện hành của doanh nghiệp. 

Bên cạnh những lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại, thì sẽ có những mặt hạn chế như: 

• Tính bảo mật thấp, dữ liệu có thể bị đánh cắp
• Giới hạn một số tính năng quan trọng
• Độ chính xác của nghiệp vụ không cao
• Thông tin không có sự xuyên suốt giữa các bộ phần 
• Dữ liệu không được cập nhật tức thời, không có tình đồng nhất 

Để giải quyết những vấn đề trên, thì phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của Geso có thể đáp ứng mọi nhu cầu trong quản lý kế toán mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. 

2. Lợi ích khi áp dụng ERP vào quản lý kế toán trong doanh nghiệp hiện nay: 

Phần mềm quản trị ERP đem lại “làn gió mới” cho doanh nghiệp, hỗ trợ theo dõi hoạt động tài chính, kế toán doanh nghiệp một cách toàn diện. Mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán và ERP ngày càng có sự kết nối chặt chẽ với nhau. Bà Ariela Caglio cho rằng, thực hiện hệ thống ERP giúp xuất hiện một vị trí mới “kế toán lai” - là sự kết hợp giữa kế toán và các nền tảng công nghệ khác. 

Lợi ích khi áp dụng ERP vào quản lý kế toán trong doanh nghiệp
 

Mọi số liệu sẽ được quản lý theo quy trình, quy tắc nhất định. Hệ thống ERP sẽ bao gồm nhiều module tương ứng với nhiều bộ phận khác nhau như: kế toán, bán hàng, kho bãi, nhân sự, chăm sóc khách hàng,...mà các phần mềm quản lý kế toán truyền thống không có. Các module này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. 

Mọi sô liệu sẽ được quản lý theo quy trình, quy tắc nhất định

3. Phần mềm ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quản lý kế toán như thế nào?

Các dữ liệu được chia sẻ và lưu trữ đồng nhất giữa các phòng ban

Chính nhờ tính năng tích hợp các ứng dụng trong một nền tảng mà các dữ liệu được luôn có sự đồng bộ, chính xác và được cập nhật tức thời, giúp cho Kế Toán có thể cập nhật thông tin hàng tồn kho, công nợ, doanh thu các cửa hàng,....và lập báo cáo để ban lãnh đạo có thể nắm được thông tin kịp thời về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.  

Giảm thời gian khóa sổ kế toán 

Việc giảm thời gian khóa sổ kế toán giúp cho doanh nghiệp có thể dựa vào các kết quả để kịp thời phát hiện và xác định nguồn gốc các vấn đề và giải quyết một cách nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí phát sinh. 

Ghi nhận mọi thông tin bằng bút toán hạch toán

Đối với phần mềm ERP, hạch toán không phải là điểm bắt đầu mà là điểm kết quả của quá trình xử lý thông tin. Các quy trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Bộ phận kế toán có thể dùng trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để đảm bảo tính thống nhất giữa các thao tác và quy trình giao dịch.  

Hạch toán tự động nhờ phần mềm ERP

Một điểm khác biệt của phần mềm ERP so với những phần mềm kế toán thông thường khác là bút toán sẽ được tiến hành tự động, không phải theo quy tắc hạch toán 1:n hay n:1. Với ERP thì bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát thông qua nhiều tầng phê duyệt, tránh những sai sót có thể xảy ra. 

Quản lý và cảnh báo công nợ: phải thu, phải trả. Nợ đến hạn, nợ quá hạn,…

Khi công nợ vượt quá cho phép, hệ thống sẽ báo cho người dùng, giúp cho doanh nghiệp chủ động trong quá trình lên kế hoạch để thu nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ của khách hàng chuyển thành nợ xấu, khó đòi gây ảnh hưởng đến doanh thu. Hoặc chủ động hơn trong việc trả nợ cho nhà cung cấp trước khi hết hạn, tránh làm giảm uy tín của doanh nghiệp. 

Đảm bảo hệ thống tác nghiệp được hoàn chỉnh

Hệ thống ERP được xem như “chiếc cầu” nối các phòng ban của doanh nghiệp tạo nên một hệ thống tác nghiệp hoàn chỉnh. Vì vậy, chức năng kiểm soát hệ thống sẽ không còn ý nghĩa gì nếu một nhánh bị đứt đoạn, nếu bắt buộc phải cắt rời công đoạn của một quy trình thì cần phải tạo một chiếc cầu khác để liên kết với đối tượng mới. 

Phần mềm ERP kết nối phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ khác như: mua hàng, bán hàng, kho bãi,... tạo thành một hệ thống tổng thể đồng nhất giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý dễ dàng. Việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp là một sự thay đổi lớn và đúng đắn trong thời đại công nghệ 4.0. Với sự thấu hiểu và lắng nghe, GESO tự tin đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc cải tiến bộ máy quản trị kinh doanh tốt hơn và giải quyết các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Hãy nhanh tay đăng ký để được chúng tôi tư vấn và DEMO miễn phí phần mềm tại https://geso.us/lien-he.html

Hoặc liên hệ với chúng tôi để nhận được hỗ trợ từ chuyên gia:

Hotline: 0946 33 43 53 Email: htkh@geso.us