NHỮNG KHÓ KHĂN CẦN BIẾT TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP.

  Thứ Sun, 30/05/2021

Hiện nay ERP là hệ thống quản trị hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp triển khai và sử dụng. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng đơn giản. Đi kèm với kỳ vọng về sự thay đổi là thách thức và khó khăn trong quá trình triển khai ERP .

Vậy những khó khăn đó là gì? Với kinh nghiệm trong quá trình triển khai hệ thống ERP từ nhiều dự án, GESO đã rút ra được những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải sau.

 

1. Lựa chọn nhà cung cấp ERP chưa đúng.

 

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP với những lời quảng cáo khá hấp dẫn, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp khó khi lựa chọn đầu tư vào hệ thống ERP nào hoặc hệ thống ERP nào tốt nhất cho doanh nghiệp.

Đầu tiên là tìm hiểu kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp và sau đó đưa ra yêu cầu này cho các nhà cung cấp ERP để đáp ứng. Dành thời gian để hiểu về nhà cung cấp hệ thống ERP và khả năng đáp ứng các chức năng giúp đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Nhà cung cấp ERP được chọn nên có kinh nghiệm triển khai trong ngành của bạn, có uy tín trong ngành và có nhiều case triển khai thành công. Điều quan trọng là đảm bảo bạn thu thập đủ thông tin về các yêu cầu chung của bạn và có các cuộc trò chuyện cởi mở với các nhà cung cấp tiềm năng, để bạn có thể tìm thấy phần mềm phù hợp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn và đối tác phù hợp để hỗ trợ bạn trong hành trình ERP.

 

2. Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp.

 

Thực tế hiện nay, có một số doanh nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài nhưng vẫn chưa tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp, hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công.

Chính vì thế, khi quyết định sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP, nhiều doanh nghiệp tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong công ty.

Để tránh việc lãng phí trong quá trình sử dụng ERP, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp kỹ càng để đưa ra những phán quyết chính xác.

 

3. Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành bài bản.

 

ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những ưu điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc không triển khai ERP.

Hệ thống ERP sở hữu hơn 30 mô – đun cốt lõi và hơn 3000 mô – đun tùy chỉnh. Chính vì vậy, để lựa chọn cho doanh nghiệp mình những mô – đun phù hợp, chủ doanh nghiệp cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai để đảm bảo phần mềm ERP được lựa chọn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp.

 

4. Quá trình truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đơn vị nhà cung cấp gặp khó khăn.

 

Hệ thống ERP là một mảng khá đặc thù mà hầu hết trước khi tìm hiểu các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành. Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng phần mềm ERP và doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, rào cản do hai bên chưa thực sự hiểu nhau.

Để khắc phục được tình trạng này, phía doanh nghiệp, trước khi tiến hành trao đổi nên tìm hiểu kỹ lưỡng về ERP.

Đối với đơn vị cung ứng, cần tìm ra những cách diễn đạt tường minh nhất, trực quan nhất, nên sử dụng các hình ảnh và các casestudy để doanh nghiệp có thể hình dung rõ ràng về hệ thống ERP.

Khi xuất hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, hai bên cần kịp thời thông báo cho nhau để tránh bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng, có thể dẫn đến tư vấn sai hoặc thiết kế cấu hình ERP không tương thích với mô hình doanh nghiệp.

 

5. Thiếu ngân sách khi triển khai.

 

Về lâu dài, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và năng suất, nhưng triển khai kém có thể có tác động ngược lại, đó là điều không phải lúc nào cũng được tính đến. Khi lập ngân sách, bạn phải tính đến chi phí tài chính và thời gian thực hiện công việc của các thành viên nhóm dự án ERP. Điều cần thiết là trong công ty cần có người phải chịu trách nhiệm về dự án, giao tiếp và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất cần thiết. Các mô-đun ứng dụng ERP sẽ yêu cầu tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ. Không phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và các vấn đề phần mềm khác.

 

6. Sự phản đối của các đơn vị cơ sở.

 

Điều này rất quan trọng, nếu chủ doanh nghiệp tự ý quyết định mà không thông qua các bộ phận phía dưới, có thể sẽ gặp phải sự phản đối khi các bộ phận đã quen sử dụng các phần mềm trước đây, giờ phải chuyển sang một phần mềm mới, hiệu quả chưa được kiểm chứng nhưng họ lại mất thêm thời gian để làm quen. Trong quá trình đó, các đầu việc của các bộ phận có thể bị lỡ dở.

Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án.

Chính vì thế, những người dẫn đầu từ đầu phải hoàn toàn cam kết thực hiện ERP quyết tâm đồng lòng thực hiện, dành thời gian để lập kế hoạch triển khai. Lãnh đạo và nhân viên thống nhất được quan điểm khi doanh nghiệp quyết định áp dụng ERP.

 

7. Doanh nghiệp không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai.

 

Nhiều chủ doanh nghiệp, sau khi tìm hiểu, nhận thấy rằng dù bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư, nhưng lợi nhuận thu về được từ phần mềm này rất lớn, vì thế không ngần ngại bỏ tiền. Tuy nhiên, đôi khi, chủ doanh nghiệp khá chủ quan, cho rằng phần mềm ERP dễ thực hiện, chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai. Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị ngừng lại giữa chừng mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi ích mà ERP đem lại.

Để khắc phục được tình trạng này, khi tư vấn, nhà cung ứng cần thẳng thắn và trung thực khi chia sẻ những khó khăn trong việc tiến hành triển khai ERP để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để vượt qua khó khăn.

Mặc dù, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số khó khăn rào cản nhất định, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó mà không triển khai. Bởi vì nếu vượt qua những khó khăn và rào cản đó, doanh nghiệp sẽ thu về được nguồn lợi khổng lồ.