Quản lý đơn hàng: Khái niệm, quy trình và phần mềm tối ưu

Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát, theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp và xử lý các công đoạn để hoàn thành đơn hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý sau bán hàng.

Quản lý đơn hàng được xem là hoạt động rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ liên quan đến nguồn lực, cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà còn có mối liên hệ mật thiết đến nhà cung cấp và dịch vụ chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng.

Nếu thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ quy trình bán hàng, đảm bảo hiệu quả cho quy trình sản xuất, tồn kho và vận chuyển. Đồng thời giảm thiểu các sai sót và chi phí liên quan đến xử lý đơn hàng.

Ngoài ra, quản lý bán hàng còn giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý bán hàng riêng để phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh. Nhưng nhìn chung sẽ có các bước cơ bản dưới đây.

Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ bộ phận kinh doanh

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý đơn hàng. Tại đây, doanh nghiệp cần xác nhận các thông tin đơn hàng như tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, sản phẩm và số lượng sản phẩm, giá cả và các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng.

Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi đã có đầy đủ thông tin về đơn hàng, bước tiếp theo đó là kiểm tra tình trạng hàng hóa còn trong kho (bao gồm cả hàng tồn kho và nguyên vật liệu hàng tồn kho). Nếu không đủ hàng thì phải lên lệnh sản xuất và tiến hành sản xuất. Nếu sản phẩm còn đủ thì chuyển sang bước thứ 3.

Chốt đơn hàng

Sau khi kiểm tra tình trạng kho hàng đủ khả năng đáp ứng thì tiến hành tiếp nhận đơn hàng bằng cách cung cấp cho khách hàng các thông tin về số lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản khác (nếu có). Đồng thời lưu trữ thông tin đơn hàng lên hệ thống quản lý của doanh nghiệp để tiện cho việc theo dõi và xử lý các đơn hàng trong tương lai.

Đóng gói hàng hóa

Đây là công đoạn giúp bảo quản hàng hóa và đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách chính xác và an toàn để vận chuyển đến khách hàng.

• Tùy thuộc vào loại hàng hóa, đơn hàng và yêu cầu của khách hàng mà lựa chọn các vật liệu đóng gói (hộp, túi giấy, bao bì) và phụ kiện đi kèm phù hợp.
• Sắp xếp hàng hóa cần đóng gói vào bao bì một cách gọn gàng để đảm bảo chất lượng hàng hóa và tiết kiệm diện tích.
• Cần tuân thủ quy trình đóng gói hàng hóa đúng chuẩn để tránh tình trạng hư hỏng, móp méo, vỡ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Kiểm tra lại sản phẩm đã được đóng gói theo đúng quy cách, yêu cầu, số lượng của khách hàng trước khi vận chuyển.
• Sau khi đóng gói xong, cần cân hàng hóa và dán nhãn mác, ghi chú các thông tin cần thiết trên bao bì như số lượng, trọng lượng, kích thước, chi tiết sản phẩm, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại để tiện cho việc vận chuyển và giao hàng.

Giao hàng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý đơn hàng. Sau khi đã hoàn thành công đoạn đóng gói, đơn hàng sẽ được giao cho đơn vị giao hàng để vận chuyển đến đúng địa chỉ của khách hàng.

Sau khi giao hàng xong cần cập nhật trạng thái của đơn hàng trên phần mềm quản lý đơn hàng. Đồng thời gửi email xác nhận giao hàng và tình trạng đơn hàng để khách hàng có thể tra cứu thông tin một cách chính xác và thuận tiện.

Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Để nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo những trải nghiệm tốt cho khách hàng khi mua sắm thì doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng. Thông thường, đơn hàng có thể gặp phải các vấn đề như giao nhầm hàng, nhầm số lượng, giao hàng lâu hơn dự kiến,…

Lúc này, doanh nghiệp cần lắng nghe các phản hồi từ khách hàng và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp nhất nhằm xoa dịu cảm xúc cho khách hàng. Các hình thức thường được sử dụng như hoàn tiền, đổi trả hàng hóa, tặng voucher giảm giá,…

Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Để đảm bảo việc quản lý đơn hàng được hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng một số phương pháp sau đây.

Quản lý tồn kho

Tồn kho là một trong những yếu tố có vai trò quyết định đến khả năng tạo đơn hàng mới của doanh nghiệp. Nếu quản lý tồn kho không tốt sẽ dẫn đến tình trạng hàng hóa chứa trong kho quá nhiều/quá ít hoặc có sự sai lệch, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến khâu quản lý tồn kho để đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng.

• Theo dõi hàng tồn kho định kỳ: Theo dõi và cập nhật số lượng hàng tồn kho định kỳ để nắm được chính xác số lượng hàng tồn kho hiện tại.
• Thiết lập ngưỡng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp biết được khi nào cần đặt hàng mới hoặc giảm sản xuất để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Quản lý số lượng hàng tồn kho theo từng lô hàng: Việc quản lý theo từng lô hàng giúp doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm, thời gian nhập kho, thời gian sản xuất, đơn giá, giá vốn và giá bán.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Phân loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa là một trong những phương pháp quan trọng để quản lý đơn hàng hiệu quả. Công đoạn này giúp việc xử lý đơn hàng được diễn ra thuận tiện và nhanh chóng hơn, tránh tình trạng chậm trễ hay nhầm lẫn đơn hàng.

Quản lý đơn vị vận chuyển

Để đảm bảo việc vận chuyển được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần quản lý thông tin đơn hàng một cách cẩn thận và đầy đủ để giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình vận chuyển.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật trạng thái đơn hàng để đảm bảo rằng khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng của họ. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề nào xảy ra trong quá trình vận chuyển thì cần thông báo cho khách hàng biết ngay lập tức để tránh những hiểu lầm hay sự khó chịu cho khách hàng.

Xử lý trường hợp hoàn trả hàng

Đôi khi đơn hàng được giao đến đúng địa chỉ và thời gian nhưng khách hàng từ chối nhận hàng. Lý do có thể là vì hàng bị sai mẫu, bị lỗi hay móp méo, vỡ trong quá trình vận chuyển. Lúc này, doanh nghiệp cần làm rõ nguyên nhân từ chối nhận hàng để giải quyết đơn hàng một cách hợp lý nhất.

Giải pháp phần mềm giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng, các doanh nghiệp cần đưa ra những giải pháp phù hợp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho công việc này. Tuy nhiên, để chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng.

Lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn nhờ các phần mềm hỗ trợ. Các phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ quản lý đơn hàng toàn diện, từ quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, vận chuyển, thanh toán đến phân tích và báo cáo hiệu suất hoạt động. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả của GESO

SalesUp ERP của GESO là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả và được đánh giá cao hiện nay. Với SalesUp ERP, quy trình quản lý đơn hàng của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Từ việc tạo đơn hàng, áp dụng các chương trình khuyến mãi tự động đến xử lý, xuất kho, xuất hóa đơn và giao hàng đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.

Việc ứng dụng phần mềm SalesUp ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực để tập trung vào các hoạt động kinh doanh mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết về quá trình quản lý đơn hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Đặc biệt, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của GESO còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như phần mềm quản lý sản xuất, quản lý ngân sách, kế toán, hồ sơ lô điện tử,… Qua đó giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, GESO còn nghiên cứu và phát triển phần mềm SalesUp ERP Saas – phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. SalesUp ERP SaaS là phiên bản có giới hạn so với SalesUp ERP, doanh nghiệp sẽ không được điều chỉnh hệ thống mà chỉ sử dụng những cấu hình đã thiết lập sẵn. Tuy nhiên, phần mềm vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các tính năng quản trị như mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán, tồn kho, khuyến mãi.

Trên đây là những chia sẻ về quy trình quản lý đơn hàng mà GESO muốn gửi đến quý khách. Có thể thấy, việc quản lý các đơn hàng là hoạt động quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm/dịch vụ. Hoạt động này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý hàng hoá mà còn giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, quý khách nên cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm SalesUp ERP. Để biết thêm thông tin chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ với GESO thông qua các phương thức sau:

• Hotline: 0946 33 43 53

• Email: htkh@geso.us

• Website: https://geso.us/