9+ Chức năng ERP trong quản trị doanh nghiệp

 

Để tìm hiểu kỹ hơn về các chức năng của hệ thống ERP, quý khách có thể tham khảo bài viết dưới đây của GESO nhé!

 

ERP thay đổi bức tranh toàn diện về quản trị doanh nghiệp

 

Theo cơ cấu tổ chức thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều phòng ban, phụ trách những nhiệm vụ khác nhau. Do đặc thù công việc mà đa số các phòng ban thường sử dụng phần mềm riêng để quản lý và vận hành. 

 

Điều này vô tình khiến cho việc đồng bộ dữ liệu, cũng như chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trở nên khó khăn hơn. Đôi khi còn gây ra rắc rối và làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp. Thế nên, việc áp dụng ERP vào quản lý kinh doanh là điều rất đáng để doanh nghiệp cân nhắc. 

 

 

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối, từ quản lý đơn hàng, sản xuất, tồn kho, kế toán, nhân sự cho đến quản lý đối tác, nhà cung cấp.

 

Chưa kể, với một nền tảng duy nhất được tích hợp đầy đủ các chức năng ERP, doanh nghiệp còn có thể đáp ứng nhu cầu công việc của tất cả các phòng ban. Đồng thời tạo ra một không gian liên kết dữ liệu chung, giúp thông tin được truyền tải đến các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác.

 

Ngoài ra, hệ thống ERP còn mang đến một loạt công cụ cung cấp số liệu và báo cáo về hoạt động kinh doanh. Qua đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, hiệu quả hơn, nâng cao khả năng cạnh tranh, cũng như trải nghiệm khách hàng.

 

 

9 Chức năng ERP phổ biến trong quản trị doanh nghiệp

 

Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô kinh doanh mà doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP được tích hợp các chức năng khác nhau. Trong đó, các chức năng ERP phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng có thể kể đến như sau.

 

Quản lý tồn kho

 

Hàng tồn kho là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm hàng đầu vì có ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, lợi nhuận, cũng như tình hình kinh doanh. Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng thừa quá nhiều/quá ít trong kho, gây tốn kém chi phí lưu kho, bảo quản. Ngoài ra còn có thể làm thất thoát tài chính của doanh nghiệp.

 

Để giảm thiểu rủi ro này, việc ứng dụng phần mềm ERP với các tính năng quản lý tồn kho là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Phần mềm cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả hơn như:

 

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho, nhập xuất theo FEFO/FIFO. Các số liệu được cập nhật thường xuyên để đảm bảo sự chính xác theo thời gian thực.
• Quản lý vị trí lưu trữ: Giúp doanh nghiệp quản lý vị trí lưu trữ của các mặt hàng một cách hệ thống (theo lô, mã sản phẩm, trạng thái, ngày sản xuất,...) để việc tìm kiếm và xử lý hàng hóa dễ dàng hơn, cũng như tránh nhầm lẫn, mất mát hàng hóa.
• Báo cáo tồn kho: Cung cấp các báo cáo về tồn kho, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn và đưa ra các quyết định nhập mới hàng hóa chính xác, kịp thời.
• Cảnh báo tồn kho: Đưa ra các cảnh báo về hàng hóa cận date, chậm luân chuyển,... trong kho.

 

 

Quản lý mua hàng

 

Mua hàng là khâu rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khâu đầu vào này không đảm bảo sẽ dẫn đến tình trạng trễ hàng, thiếu hàng, hàng hóa kém chất lượng,... Lúc này, các chức năng ERP trở nên hữu dụng để đảm bảo sự chính xác và kịp thời của chuỗi cung ứng.

 

Phần mềm ERP tích hợp phân hệ quản lý mua hàng với các tính năng cơ bản như quản lý toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp, kể cả đơn hàng trong nước và nhập khẩu. Các quy trình nghiệp vụ bao gồm đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhập kho, theo dõi đơn hàng, kiểm tra hàng hóa, thanh toán cho nhà cung cấp,... Qua đó giúp doanh nghiệp có thể tối ưu được thời gian và chi phí cho quy trình mua hàng.

 

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ đưa ra các cảnh báo công nợ, theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp. Đồng thời liên thông đến kho vận và kế toán để giảm bớt khâu nhập liệu, tránh sai sót xảy ra.

 

Quản lý sản xuất

 

Các chức năng ERP liên quan đến quản lý và kiểm soát quy trình sản xuất bao gồm xây dựng cấu trúc sản phẩm, quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM), máy móc và nhân công. Dựa vào những thông tin này mà doanh nghiệp hoạch định kế hoạch sản xuất hợp lý, cũng như theo dõi tiến trình thực hiện mọi lúc, mọi nơi.

 

Ngoài ra, phần mềm quản lý sản xuất ERP còn có tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp phân tích và điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời và phù hợp. Qua đó tránh được các rủi ro, gián đoạn có thể phát sinh do quy trình sản xuất gặp trục trặc.

 

 

Quản lý bán hàng

 

Quản lý bán hàng cũng là một trong những chức năng của ERP được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp. Trong phân hệ này, doanh nghiệp có thể tạo và duyệt các đơn hàng vào hệ thống theo các chính sách đã thông qua. Đồng thời theo dõi tình trạng đơn hàng, chế độ thanh toán và các khuyến mãi cho từng nhóm khách hàng.

 

Dựa vào đơn hàng của khách hàng, phần mềm ERP sẽ thiết lập kế hoạch giao hàng, phát hành hóa đơn điện tử và chuyển sang theo dõi các khoản công nợ, đưa ra các cảnh báo theo hạn mức cụ thể.

 

Quản lý khuyến mãi

 

Phân hệ quản lý khuyến mãi trong ERP cung cấp giải pháp tự động 100% để quản lý các chương trình khuyến mãi với đa dạng chương trình (base, tích lũy, ontop) và hình thức (trả hàng, trả tiền, chiết khấu). 

 

Chức năng ERP này cũng cho phép phân bổ chương trình khuyến mãi cho các đối tượng riêng biệt như nhà cung cấp, đại lý, bán lẻ,... Ngoài ra còn có tính năng quản lý ngân sách khuyến mãi, giúp giám sát và kiểm soát chi phí dùng cho các chương trình khuyến mãi của công ty.

 

Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng tạo báo cáo theo dõi và quyết toán tức thời để giám sát hiệu quả của chương trình khuyến mãi. Đồng thời đưa ra các quyết định phù hợp để tăng cường hiệu quả của các chương trình trong tương lai.

 

 

Quản lý ngân sách

 

Phân hệ quản lý ngân sách có vai trò cốt lõi trong việc giám sát và kiểm soát ngân sách của doanh nghiệp. Cụ thể, chức năng ERP này giúp doanh nghiệp xây dựng và đánh giá ngân sách theo từng khoản mục. Qua đó đưa ra các báo cáo và phân tích về tình hình tài chính, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp và tối ưu hóa chi phí.

 

Quản lý kế toán

 

Với tính liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các hệ thống sản xuất, bán hàng, kho vận,... phần mềm kế toán ERP giúp bộ phận kế toán giảm thiểu các sai sót khi nhập liệu, hạch toán. Qua đó giúp tối ưu được thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

 

Phân hệ quản lý kế toán trong ERP cũng đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ các nghiệp vụ kế toán, tài chính và thuế theo quy định của Nhà nước. Với đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, phân hệ này vừa đáp ứng nhu cầu quản lý, vừa điều hành doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế.

 

Ngoài ra còn hỗ trợ quản lý và cảnh báo công nợ, kiểm soát giá thành mọi lúc mọi nơi mà không cần phải đợi đến khi kết thúc kỳ.

 

 

Hồ sơ lô điện tử

 

Với sự chuyển dịch sang sử dụng hồ sơ lô điện tử của nhiều doanh nghiệp hiện nay, nhất là các doanh nghiệp dược phẩm, việc ứng dụng phần mềm ERP có tích hợp tính năng quản lý hồ sơ lô điện tử trở nên vô cùng hữu ích.

 

Tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ lô điện tử đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO, GMP mà còn có thể theo dõi sản xuất theo thời gian thực mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra còn có khả năng kết nối tự động và đọc các thông số sản xuất, quản lý năng suất, tiêu hao và kiểm nghiệm chất lượng một cách chi tiết theo từng công đoạn.

 

Hồ sơ kiểm nghiệm điện tử

 

Chức năng ERP cuối cùng mà GESO muốn thông tin đến quý khách đó chính là hồ sơ kiểm nghiệm điện tử. Chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chất lượng nguyên liệu, thành phẩm theo hồ sơ kiểm nghiệm điện tử. Đồng thời giúp truy xuất nguồn gốc của các nguyên liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

 

Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

 

Việc ứng dụng phần mềm ERP vào quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ với doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia mà cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cụ thể, những loại hình doanh nghiệp phù hợp để triển khai ERP có thể kể đến như sau:

 

 

Tất cả các doanh nghiệp bất kể quy mô

 

Nhiều người thường cho rằng, các doanh nghiệp có quy mô lớn, doanh nghiệp đa quốc gia thường có nhiều bộ phận và chi nhánh nên việc sử dụng hệ thống ERP là cần thiết để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời giúp các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác hơn.

 

Song, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc triển khai ERP cũng mang lại những hiệu quả nhất định. Cụ thể, chức năng ERP sẽ giúp cho việc quản lý các quy trình kinh doanh, nguồn nhân lực, kho hàng, kế toán,... của doanh nghiệp được đơn giản và tối ưu chi phí, thời gian hơn. Qua đó nâng cao năng suất làm việc, cải thiện hiệu quả kinh doanh và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

 

Tóm lại, mô hình ERP phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp, từ doanh nghiệp đa quốc gia, có quy mô lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà triển khai ERP với các phân hệ tương ứng. 

 

 

Doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ thông tin kém hiệu quả

 

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống lưu trữ thông tin rời rạc, thiếu sự thống nhất, việc triển khai phần mềm ERP là giải pháp đáng cân nhắc. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng quản lý thông tin, từ đó làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh một cách đáng kể.

 

Cụ thể, việc tích hợp tất cả các phân hệ vào một phần mềm ERP duy nhất giúp cho việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng và thống nhất. Mọi phòng ban sẽ cũng truy cập vào một cơ sở dữ liệu chung, giúp cho các bộ phận có thể chia sẻ thông tin và làm việc với nhau một cách hiệu quả hơn. Qua đó tránh được các sai sót trong quá trình chia sẻ dữ liệu, cũng như hạn chế rủi ro khi phân tích, lập báo cáo.

 

Doanh nghiệp có quy trình báo cáo mất nhiều thời gian

 

Có thể nói rằng, lập báo cáo, thống kê công nợ là một trong những nghiệp vụ làm mất nhiều thời gian và công sức. Bởi, các nghiệp vụ này đòi hỏi rất cao về sự chính xác của số liệu, cũng như các kỹ thuật so sánh, liên hệ, tổng hợp của người lập báo cáo để có thể cung cấp thông tin đúng đắn và kịp thời cho người quản lý.

 

Lúc này, việc triển khai phần mềmERP có thể giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho quy trình báo cáo. Bới phần mềm này có khả năng tự động hóa quy trình báo cáo với các số liệu được cập nhật liên tục. Qua đó giúp cho các nhà quản lý có thể truy cập vào cơ sở thông tin một cách chính xác và kịp thời.

 

Bên cạnh đó, việc tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau vào một phần mềm ERP còn giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu báo cáo. Các nhân viên sẽ không phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra và xác minh thông tin.

 

 

Doanh nghiệp có quan hệ khách hàng chưa hiệu quả

 

Phần mềm ERP có thể giúp cải thiện quan hệ khách hàng của doanh nghiệp thông qua khả năng tích hợp dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ như thông tin đơn hàng, thông tin thanh toán, lịch sử mua hàng và các thông tin liên quan khác. Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi thông tin khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.

 

Bên cạnh đó còn giúp cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng, từ việc tiếp nhận thông tin đến xử lý các yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và tốc độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.

 

GESO – Nhà cung cấp phần mềm ERP giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp

 

Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu và phát triển các giải pháp quản trị tối ưu cho doanh nghiệp, GESO mang đến những phần mềm ERP doanh nghiệp có chất lượng cao, đầy đủ các tính năng. Trong đó, SalesUp ERP, SalesUp ERP SaaS và SalesUp DMS là những phần mềm tiên tiến, chủ lực của GESO hiện nay. Đây là những phần mềm được phát triển bởi người Việt nên đảm bảo phù hợp với mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt.

 

 

Khi lựa chọn triển khai phần mềm của GESO, quý khách có thể yên tâm rằng:

 

• Được cung cấp những giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp tốt nhất với các tính năng vượt trội, có thể mở rộng vô hạn.
• Các gói giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp với chi phí triển khai đảm bảo cạnh tranh trên thị trường với.
• Có các dịch vụ hậu mãi tốt nhất cho khách hàng, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề khẩn cấp chỉ trong 4 giờ và các sự cố bình thường trong 24 giờ.
• GESO đã triển khai thành công hệ thống ERP cho rất nhiều tập đoàn lớn, nhỏ khác nhau, điển hình như Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà, Công ty L'Oréal Việt Nam, Công ty Cổ phần Bibica, Công ty TNHH Tuệ Linh,... Quý khách có thể xem thông tin chi tiết tại https://geso.us/khach-hang.

 

>>> Liên hệ ngay với GESO để được hỗ trợ tư vấn và nhận bản DEMO miễn phí.

 

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về các chức năng ERP mà GESO muốn gửi đến quý khách. Hy vọng bài viết đã có thể giúp quý khách hiểu rõ hơn về phần mềm này, cũng như đưa ra quyết định triển khai ERP cho doanh nghiệp. Nếu cần thêm thông tin tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với GESO thông qua các phương thức sau:

 

• Hotline: 0946 33 43 53

• Email: htkh@geso.us

• Website: https://geso.us/