Trước đây, quản trị hàng tồn kho luôn diễn ra theo cách truyền thống, chủ yếu hoạt động bằng sức lao động con người, kể cả khi cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3 diễn ra. Tuy nhiên, công nghệ 4.0 đã mở ra một kỷ nguyên hoàn toàn mới, ở đây, các doanh nghiệp trên toàn thế giới bắt đầu chạy đua với công nghệ, áp dụng triệt để các kỹ thuật tiên tiến vào quá trình sản xuất để gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường, trong đó có quản trị hàng tồn kho. Chính sức ép của công nghệ 4.0, của hàng loạt doanh nghiệp hàng đầu đã tạo một áp lực mạnh mẽ để thúc đẩy mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ áp dụng những sự đổi mới công nghệ vào quá trình sản xuất của mình.
Hàng tồn kho chiếm vị trí quan trọng trong mỗi doanh nghiệp
Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản. Quản trị hàng tồn kho bao gồm giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả.
Quy trình quản trị hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa. Việc quản lý hàng tồn kho trên những giải pháp công nghệ tiên tiến đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Tồn kho cho phép doanh nghiệp duyệt hợp lý sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Không có tồn kho, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc cung ứng hàng hóa khi cần.
- Giảm chi phí đặt hàng: Tồn kho cho phép doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn hơn, giúp giảm chi phí đặt hàng và vận chuyển. Điều này thường áp dụng cho các mô hình quản lý tồn kho như mô hình EOQ, giúp doanh nghiệp xác định chính xác được số lượng hàng hóa lý tưởng cần đặt, và lưu trữ tại kho sao cho tổng chi phí là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo đủ cung ứng theo nhu cầu thị trường để đạt đến doanh thu tối đa.
- Tạo sự đa dạng trong sản phẩm: Tồn kho cung cấp sự linh hoạt cho doanh nghiệp để cung cấp nhiều sản phẩm hoặc phiên bản sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
- Tăng giá trị hình ảnh thương hiệu: Khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ ngay lập tức có thể làm cho thương hiệu trở nên đáng tin cậy trong mắt khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường so với các đối thủ khác.
- Quản lý rủi ro: Tồn kho có thể đóng vai trò như một “tồn dự phòng” để đối phó với không chỉ nhu cầu khách hàng không dự đoán được mà còn với các rủi ro khác như thiên tai, biến động thị trường, hoặc vấn đề vận chuyển.
- Tối ưu hóa sản xuất: Tồn kho thường được sử dụng để đảm bảo rằng quá trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu. Điều này giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm tối đa nguồn tài nguyên.
- Kiểm soát chi phí lưu trữ: Số lượng tồn kho hợp lý giúp giảm chi phí vận chuyển và đặt hàng.
- Tối ưu giá trị tài sản của doanh nghiệp: Tài sản tồn kho thường chiếm một phần lớn trong tài sản của một doanh nghiệp. Việc quản lý tồn kho một cách hiệu quả giúp bảo vệ và tối ưu hóa giá trị của tài sản này.
Nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho, bắt đầu từ đâu?
Việc sử dụng số liệu và phân tích dữ liệu giúp các quyết định quản lý hàng tồn kho được đưa ra một cách chính xác và tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong việc kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong quá trình quản lý.
Hoạt động quản lý tồn kho tuy không có nhiều tác vụ phức tạp, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn. Để có thể nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho, mỗi tổ chức cần bắt đầu từ 3 yếu tố quan trọng trong hạ tầng doanh nghiệp: Quy trình quản trị – Con người – Công nghệ.
1. Cải tiến quy trình quản trị
Để tồn tại trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ như hiện nay, doanh nghiệp buộc phải chuyển mình, thay đổi từ cách tiếp cận, quy trình cũng như phương pháp và công cụ thực hiện để tạo ra sự đột phá và hiệu quả nhất trong quản lý tồn kho. Số hóa quy trình quản trị trở thành hướng phát triển tất yếu. Bởi, việc chuyển đổi nền tảng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh, tránh việc bị đào thải khỏi thị trường.
Tuy nhiên, khi tiếp cận với chuyển đổi số, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ càng và xây dựng một lộ trình phù hợp với tiềm lực công nghệ cũng như tài chính của mình. Một chiến lược đã được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và chứng minh hiệu quả đó là số hóa từ khu vực kho – nơi lưu trữ những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Sở dĩ, chọn bắt đầu từ kho là bởi, việc xây dựng hệ thống quản trị kho thông minh được đánh giá là giải pháp dễ dàng triển khai, chi phí hợp lý và đem lại lợi ích nhanh chóng sau khi đi vào vận hành trong doanh nghiệp.
Việc cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ vào quản trị là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian và nguồn lực với những điểm ưu việt như:
Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
2. Định hướng và đào tạo nhân sự
Sự đột phá của công nghệ và kết nối toàn cầu buộc người quản trị phải nhạy bén trong việc nắm bắt các xu thế. Người lãnh đạo cần tạo ra tầm nhìn và sự đồng thuận về chiến lược ứng dụng công nghệ trong quản trị kho để có thể đưa doanh nghiệp đi vững, bước xa.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải nhìn nhận đúng về mối quan hệ giữa con người và công nghệ. Khi công nghệ được áp dụng nhiều hơn trong quản trị tồn kho, hoạt động kho vận được tối ưu hóa hơn. Điều này đồng nghĩa với yêu cầu chất lượng nhân sự cũng phải gia tăng, nhằm đảm bảo vận hành máy móc trong mỗi kho hàng hóa của doanh nghiệp đạt hiệu quả.
Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp phải phối hợp với đối tác công nghệ để tổ chức các buổi đào tạo không chỉ về ứng dụng phần mềm mà còn tư duy quản trị khoa học. Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng phải xác định cho nhân viên vận hành kho hiểu rằng: Ứng dụng công nghệ thông minh để quản lý kho hiệu quả không xóa bỏ vai trò của con người. Hơn thế sự hợp tác giữa hai yếu tố trên sẽ thúc đẩy năng suất lao động và cải thiện hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
3. Lựa chọn Giải pháp Công nghệ phù hợp
Mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực hoạt động đều có một quy trình làm việc, đặc thù quản lý kho vận, tồn kho khác nhau. Thậm chí cùng một doanh nghiệp nhưng ở các giai đoạn khác nhau, hoạt động quản lý kho cũng có những điểm khác biệt. Do đó, mỗi tổ chức nên lựa chọn phần mềm được thiết kế theo các yêu cầu cụ thể và đặc thù của mình. Có như vậy khi đưa vào vận hành thực tế, giải pháp mới có thể đi sâu giải quyết những bài toán đặc thù và hỗ trợ chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Ngoài ra, năng lực của nhà cung cấp giải pháp công nghệ là một trong những yếu tố cần phải cân nhắc kỹ càng. Chỉ khi lựa chọn được nhà triển khai giàu kinh nghiệm, thực sự hiểu vấn đề của tổ chức, doanh nghiệp mới có thể được đáp ứng tốt các nhu cầu và mong muốn đã đề ra. Mỗi công ty cũng nên ưu tiên về những nhà cung cấp đã xây dựng thành công mô hình quản trị của nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.
Quản lý tồn kho an toàn với sự hỗ trợ của giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho Doanh nghiệp, GESO đã triển khai thành công nhiều dự án SalesUp ERP, Data Warehouse, Quản Lý Sản Xuất 4.0 cho nhiều doanh nghiệp lớn trong các lĩnh vực khác nhau như: SOHACO, SaiGon Foods, Traphaco, Dược Cửu Long, Sohaco Group, Ánh Hồng Food…
Các giải pháp của GESO luôn theo khuynh hướng “Made in Viet Nam”, tiệm cận với các giải pháp và mô hình quốc tế, nhưng vẫn phù hợp và đáp ứng với các tiêu chí đặc thù của từng mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam.
Giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO, với module Quản lý kho vận được tách ra từ hệ thống SalesUp ERP, là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản lý. Với 3 tiêu chí:
- Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm…Công nghệ tự động hoá sẽ tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cũng sẽ được hệ thống gợi ý theo phương pháp FEFO hoặc FIFO để tránh hao mòn vô hình.
- Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code/ Barcode được tích hợp trên smartphone, cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm. Tính năng này giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.
- Kịp thời: Với công nghệ hiện đại, quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc, đồng thời việc quản lý kho với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp loại bỏ tồn kho dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.
Thêm vào đó, các báo cáo tồn kho theo thời gian thực sẽ cảnh báo hàng hoá cận date, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn nhiều… để có kế hoạch kinh doanh, xuất, nhập kho phù hợp.
Ngoài ra, giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO cũng có thêm 2 module khác là Quản lý sản xuất và Quản lý chất lượng – kiểm nghiệm, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, cùng với đó là kiểm soát chất lượng sản phẩm theo từng giai đoạn.
Giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 còn tích hợp thêm mô hình nhà máy thông minh chuẩn quốc tế, đáp ứng tiêu chuẩn ISO/HACCP và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Giải pháp số hóa này không chỉ phù hợp với các nhà máy mới, hiện đại mà còn có thể áp dụng vào các nhà máy lâu đời, các doanh nghiệp truyền thống, tạo nên sự biến chuyển tích cực trong sản xuất.
Việc quản lý tồn kho hay quản lý kho vận đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ khi quy trình này được quản lý hiệu quả thì mới có thể thúc đẩy lợi nhuận và nâng cao khả năng đáp ứng được nhu cầu khắt khe từ khách hàng, từ đó giúp cho chuỗi cung ứng luôn được lưu thông 1 cách liền mạch.
Quý doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý kho, hoặc Quản Lý Sản Xuất 4.0, vui lòng liên hệ với GESO để được tư vấn và demo miễn phí.
Hotline: 0946 33 43 53
Email: sales@geso.us