Giống như mọi ngành công nghiệp khác, quản lý hàng tồn kho là một quy trình đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực sản xuất dược phẩm. Tuy vậy, do đặc thù của ngành y tế là việc đòi hỏi chất lượng phải đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt cũng như phải liên tục đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng đã khiến việc quản lý hàng tồn kho trở thành một bài toán khó khăn cho các doanh nghiệp sản xuất.
Bài toán quản lý hàng tồn kho trong ngành Dược phẩm
Tuy được đánh giá là một trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng nhất, nhưng do đặc thù của ngành dược phẩm phải đòi hỏi chất lượng phải đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt, sự phức tạp của các quy trình hoạt động cũng như phải liên tục đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng đã khiến việc quản lý sản xuất trở thành một bài toán khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong vấn đề quản lý hàng tồn kho. Hơn nữa, ngày nay các yêu cầu quản lý hàng tồn kho y tế không còn chỉ ở phạm vi “nhà kho riêng của tổ chức”, mà đã mở rộng thành một chuỗi cung ứng rộng lớn, với yêu cầu có sự kết nối chặt chẽ giữa nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà phân phối cho đến đại diện bán hàng và tại các địa điểm lưu trữ của cơ sở y tế.
Quản lý hàng tồn kho ngành dược phẩm cũng phải xem xét về sự giao thoa giữa các công nghệ tiên tiến, vấn đề tăng chi phí, chuỗi cung ứng chậm hơn và các quy định của ngành. Các nghiên cứu cho thấy trung bình các nhà sản xuất thiết bị y tế có 150 ngày hàng tồn kho, một số thậm chí lên đến 400 ngày (Số liệu sưu tầm). Tất nhiên khi số lượng ngày tăng lên đồng nghĩa các chi phí cũng tăng, đồng thời doanh nghiệp phải đối mặt với các rủi ro khác, bao gồm việc đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đáp ứng các tuân thủ nghiêm ngặt trong ngành. Việc sản xuất cũng phải áp dụng nhiều công nghệ mới vào quy trình để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng tăng cũng như đạt mục tiêu hướng tới sự phát triển của các hệ thống sản xuất, chất lượng sản phẩm và quy trình bền vững hơn.
Thách thức phổ biến trong việc quản lý tồn kho ngành dược phẩm
1. Kho thuốc đáp ứng tiêu chuẩn GSP
Tiêu chuẩn GSP trong ngành dược là tổng hợp bộ nguyên tắc, hướng dẫn, biện pháp bảo quản thuốc toàn bộ từ khâu chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất, bảo quản, vận chuyển tới khâu phân phối đến người tiêu dùng. Tiêu chuẩn này hướng tới đảm bảo chất lượng của thuốc và an toàn tiêu dùng, yêu cầu sự ổn định trong quá trình lưu trữ, phân phối thông qua việc giám sát kỹ càng trong suốt quá trình. Các tiêu chí đánh giá bao gồm: nhân sự, nhà xưởng – trang thiết bị, bảo quản thuốc, nhập hàng, cấp phát, hồ sơ tài liệu và thuốc bị trả về/bị thu hồi.
Việc bảo quản thuốc thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc theo tiêu chuẩn GSP sẽ góp phần bảo đảm chất lượng của các sản phẩm, làm cho sản phẩm ổn định trong quá trình lưu trữ, thành phẩm thuốc đạt điều kiện tốt khi đến tay người tiêu dùng.
2. Nhu cầu thị trường ngày càng tăng, đòi hỏi cần tăng công suất nhà kho
Trong những năm đại dịch COVID-19 hoành hành, nhu cầu sử dụng dược phẩm đặc biệt tăng cao. Người dân mỗi ngày đều phải sử dụng thuốc men, số lượng dược phẩm được phân phối trên phạm vi toàn cầu tăng cao hơn bao giờ hết. Việc đáp ứng các đơn đặt hàng đã gây khó khăn không hề nhỏ đến việc quản lý sản xuất nói chung và quản lý kho nói riêng, đặc biệt là trong việc lưu trữ và phân phối hàng tồn kho.
Để dự trữ và lưu trữ lượng sản phẩm khổng lồ này, các công ty dược phẩm luôn tìm cách mở rộng nhà kho của mình. Tuy nhiên, điều này có thể khó khăn vì nhiều loại thuốc có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm khác nhau và có hướng dẫn xử lý cụ thể. Vậy các kho dược phẩm và trung tâm phân phối có thể làm gì để tối đa hóa không gian? Nhiều doanh nghiệp có thể cân nhắc mở rộng theo chiều dọc thay vì theo chiều ngang. Điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng các giải pháp lưu trữ tùy chỉnh bằng cách sử dụng giá đỡ pallet, giá đỡ công nghiệp và các vật liệu khác phù hợp với cách bố trí của nhà kho, nâng cao hiệu quả và khả năng lưu trữ dược phẩm.
3. Yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn ngành dược
Được biết đến là ngành công nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, yêu cầu tuân thủ của ngành y tế đều cực kỳ nghiêm ngặt. Chất lượng của dược phẩm được định nghĩa là chất lượng “tinh khiết, chính xác, hiệu quả và an toàn khi sử dụng”.
Để giúp đảm bảo rằng đây chính xác là điều mà khách hàng và bệnh nhân có thể tin tưởng, các yêu cầu về kiểm soát chất lượng đối với kho dược phẩm tiếp tục được thắt chặt hơn. Khi nói đến nhập kho, có nhiều quy định phải được xem xét và tuân theo như kiểm soát nhiệt độ, kiểm soát độ ẩm, mức độ ánh sáng, phòng chống ô nhiễm…
4. Truy xuất nguồn gốc và theo dõi sản phẩm
Ngoài các quy định về chất lượng như trên, các tiêu chuẩn quản lý kho vận ngành dược phẩm hiện hành được xác nhận bởi FDA (cGMP), bắt buộc doanh nghiệp dược phải theo dõi cẩn thận các vị trí mặt hàng trong kho. Kho dược phẩm yêu cầu các nhà khai thác trực tiếp lưu giữ các quy trình bằng văn bản mô tả các điều kiện bảo quản cho từng loại thuốc được cất giữ. Ngoài ra, mỗi loại thuốc phải có một mã duy nhất, có thể truy xuất để xác định trạng thái của lô (Ví dụ: được phê duyệt, cách ly hoặc bị từ chối). Các quy trình bằng văn bản mô tả quy trình phân phối cho từng loại thuốc, bao gồm cả việc thu hồi, cũng được yêu cầu.
5. An toàn lao động
Mỗi năm có hàng triệu lao động bị mất việc làm do tai nạn lao động, dẫn đến giảm năng suất, doanh nghiệp bị yêu cầu bồi thường cho nhân sự, tinh thần làm việc của công nhân giảm sút, tệ hơn là doanh nghiệp có thể bị phạt do chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn về an toàn lao động.
Để đảm bảo tai nạn ở mức tối thiểu và nhân viên kho vẫn an toàn, các công ty dược phẩm cần thường xuyên theo dõi các vấn đề bảo trì tiềm ẩn trong toàn bộ kho và xem xét việc cài đặt các tính năng an toàn như cảnh báo bến tàu, hệ thống chiếu sáng và cổng an toàn; cũng như lưới giá đỡ, tấm chắn cuối và thanh đỡ pallet.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các thiết bị, máy móc sản xuất hoạt động tối ưu và an toàn, do đó, việc xây dựng một kế hoạch bảo trì bảo dưỡng hiệu quả là điều cần thiết.
Bước sang thời kỳ công nghệ số, vừa mở ra các cơ hội vừa đem lại những thách thức mới cho các doanh nghiệp dược phẩm. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho để qua đó tối ưu hoạt động sản xuất và giảm thiểu các chi phí liên quan?
Các phương pháp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho cho ngành dược phẩm
1. Nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho
Để giải quyết các vấn đề liên quan với việc đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng trong ngành y tế, điều quan trọng là phải luôn có khả năng hiển thị mức hàng tồn kho chính xác và trong thời gian thực, cùng với khả năng hiểu rõ hơn về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả để đáp ứng các đơn đặt hàng hiệu quả hơn.
Khả năng hiển thị đầy đủ hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ và cung cấp thông tin dữ liệu cũng như phân tích cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, chẳng hạn như cách phân bổ hiệu quả hàng tồn kho trên mạng lưới phân phối để giảm chi phí vận chuyển và tăng tốc thời gian vận chuyển.
2. Xây dựng các chiến lược lưu trữ và quản lý đơn hàng hiệu quả
Với các đặc thù của việc quản lý kho ngành dược phẩm đòi hỏi phải có cách lưu trữ và phân phối hàng tồn kho hiệu quả, vì nhiều loại thuốc có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm khác nhau và có hướng dẫn xử lý cụ thể. Do đó, việc xây dựng các chiến lược lưu trữ và quản lý đơn hàng hiệu quả là điều quan trọng.
Một số phương pháp có thể kể đến như FIFO – First In, First Out và LIFO – Last in, First out có thể giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán này. Lựa chọn giữa FIFO và LIFO là một trong những quyết định cơ bản khi thiết kế và doanh nghiệp nhà kho. Điều quan trọng là nhà quản lý phải quyết định một nguyên tắc lưu trữ phù hợp với các quy trình hoạt động dự kiến cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Hiện đại hóa các nghiệp vụ thủ công trong kho
Chuyển đổi số đã sẵn sàng để thay đổi vĩnh viễn hoạt động lưu kho, phân phối và thực hiện đơn hàng, đồng thời tự động hóa luôn đi đầu trong quá trình phát triển này. Nhiều kho dược phẩm ngày nay, với nỗ lực tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt của FDA và nâng cao hiệu quả hoạt động, đang chuyển sang các giải pháp kho hoàn toàn tự động. Tự động hóa kho hàng, xây dựng nhà kho thông minh, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để kiểm soát chất lượng và giảm các lỗi thủ công.
4. Thu thập và phân tích nguồn dữ liệu quan trọng
Sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng thông minh sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực một cách chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, hoặc gây ngắt quãng cho chuỗi cung ứng.
Mặt khác, với thông tin chính xác về hiệu quả hoạt động của một số sản phẩm nhất định hiển thị trên phần mềm, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp cho công ty, điều chỉnh sản phẩm nào để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu tổn thất.
5. Chuẩn bị tốt hơn để đáp ứng việc tuân thủ quy định
Các quy định yêu cầu các doanh nghiệp duy trì chất lượng chi tiết và thông tin sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Quản lý dữ liệu theo thời gian thực là cách hiệu quả nhất để mang lại tốc độ và độ chính xác cho các quy trình tuân thủ quy định. Các phương pháp thủ công, dựa trên giấy đơn giản hoàn toàn không thể cung cấp được mức độ chính xác cho lịch sử sản phẩm, khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ, quá trình kiểm toán và kiểm soát chất lượng.
Bên cạnh việc bảo đảm chất lượng sản xuất thì việc bảo đảm an toàn lao động trong kho hàng cũng cần được doanh nghiệp chú trọng. Một cách để tối đa hóa sự an toàn trong nhà kho là việc sử dụng thiết bị xử lý vật liệu được thiết kế đặc biệt, đảm bảo sự an toàn cho người vận hành trong kho, ví như đồ bảo hộ PPE, xe nâng hiện đại,..cung cấp các tính năng cần thiết để xử lý các sản phẩm xếp trên pallet và tải trọng dài một cách dễ dàng
Lựa chọn Quản Lý Sản Xuất 4.0 cho giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả
Với tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả sản xuất thì có thể thấy việc xây dựng các kế hoạch quản lý kho hiệu quả là điều cấp thiết, đặc biệt nếu nó có khả năng tự động hóa các nghiệp vụ trong quá trình vận hành kho. Để thực hiện điều này, một cách tiếp cận hiệu quả nhất chính là việc áp dụng các hệ thống quản lý kho hiện đại.
Hiểu được nhu cầu tìm kiếm các giải pháp quản lý kho hiệu quả, GESO đã nghiên cứu và phát triển giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0, được tách ra từ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SalesUp ERP. Giải pháp của chúng tôi hỗ trợ quản lý các hoạt động kho hàng, từ xuất-nhập kho, giám sát hàng tồn kho đến thống kê và cung cấp báo cáo trực quan dữ liệu quản lý theo thời gian thực. Doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng theo thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị.
Với quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc. Công nghệ tự động hoá sẽ gợi ý xuất nhập hàng theo phương pháp FEFO hoặc FIFO. Hệ thống báo cáo tồn kho theo thời gian thực sẽ cảnh báo hàng hoá cận date, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn nhiều,… để có kế hoạch kinh doanh, xuất, nhập kho phù hợp.
Thêm vào đó, việc tích hợp với các thiết bị máy quét cầm tay thay thế cho việc kiểm kê thủ công truyền thống, công nghệ mã vạch và mã QR cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm. Tính năng này giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
Bên cạnh đó, Quản Lý Sản Xuất 4.0 hỗ trợ quản lý chất lượng sản phẩm theo từng công đoạn riêng biệt, truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu nhanh, chính xác và tức thời với 2 tính năng số hóa là Hồ sơ lô điện tử và Hồ sơ kiểm nghiệm điện tử.
Đồng thời, hệ thống nhà máy thông minh trong Giải pháp Quản Lý Sản Xuất cũng đáp ứng được tiêu chuẩn ISO/GMP của các nhà máy sản xuất quốc tế, cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng quy trình và tiêu chuẩn đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng và uy tín của sản phẩm, đồng thời đáp ứng các yêu cầu quốc tế và chuẩn mực trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là ngành sản xuất dược phẩm.
Với đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, cùng nhiều năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong lĩnh vực dược phẩm, Quản Lý Sản Xuất của GESO tự hào là giải pháp đứng đầu thị phần. Các khách hàng lớn của chúng tôi bao gồm: Sohaco Group, Dược Tuệ Linh, Traphaco, Imexpharm, OPV, Codupha, Phúc Hưng, Dược Hà Tĩnh – Hadiphar…
Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!
Hotline: 0946 33 43 53
Email: sales@geso.us