Quy trình triển khai ERP: Cách thực hiện và chi phí thực tế

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải là điều đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả. Với phần mềm ERP của GESO, doanh nghiệp có thể tin tưởng vào quy trình triển khai được tối ưu hóa để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 5 bước cơ bản để triển khai phần mềm ERP của GESO một cách hiệu quả và đạt được thành công trong kinh doanh.

Tìm hiểu quy trình triển khai ERP cho doanh nghiệp

Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP

Khi triển khai phần mềm ERP, có nhiều bên liên quan tham gia vào quá trình này. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm khác nhau để đảm bảo quá trình triển khai được diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Sau đây là vai trò của một số bên tham gia quan trọng:

  • Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Là những người quyết định chính trong việc triển khai ERP, đảm bảo nguồn lực và tài chính cần thiết để triển khai thành công. Họ cần phải tham gia tích cực trong quá trình lập kế hoạch, định hướng và quản lý quá trình triển khai.
  • Nhân viên kỹ thuật: Là những người đảm nhiệm vai trò chính trong việc triển khai ERP, đảm bảo phần mềm được cài đặt và tích hợp đúng cách. Họ cần có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin, kinh nghiệm trong triển khai phần mềm ERP và kỹ năng giải quyết vấn đề.
  • Nhân viên nghiệp vụ: Là những người sử dụng trực tiếp phần mềm ERP để quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Họ cần được đào tạo để sử dụng phần mềm và cung cấp thông tin để phần mềm được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Nhà cung cấp phần mềm ERP: Là những công ty cung cấp phần mềm ERP. GESO cũng thực hiện cung cấp phần mềm và hỗ trợ trong quá trình triển khai phần mềm. GESO cũng chịu trách nhiệm và bên thực hiện triển khai phần mềm, đưa ra các giải pháp và đề xuất tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và tham gia tích cực trong quá trình tư vấn, thiết kế và triển khai.
  • Nhân viên doanh nghiệp: Là người sử dụng cuối cùng của phần mềm ERP. Họ cần được đào tạo để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu công việc của mình. Nhân viên cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình và yêu cầu công việc của mình để đảm bảo phần mềm ERP được triển khai đúng cách và đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
  • Người quản lý dự án: Là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình triển khai phần mềm ERP. Họ cần đảm bảo các bên liên quan đóng góp đầy đủ và phù hợp, giám sát tiến độ triển khai, đưa ra các giải pháp khi cần thiết và đảm bảo dự án triển khai được hoàn thành đúng tiến độ và đạt được kết quả mong muốn.

Cần xác định vai trò của các bên tham gia vào quy trình triển khai ERP

Quy trình triển khai ERP thành công tại Việt Nam

Việc triển khai phần mềm ERP là một bước cần thiết để giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Tuy nhiên, quy trình triển khai ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự đầu tư công phu. Trong bài viết này, GESO sẽ chia sẻ với bạn kinh nghiệm triển khai ERP thành công của chúng tôi tại Việt Nam.

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Trước khi triển khai ERP, GESO cần thực hiện khảo sát và đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng để xác định các vấn đề cần giải quyết và nâng cấp trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Khảo sát và đánh giá hiện trạng sẽ giúp bạn tìm ra những vấn đề cần giải quyết và đưa ra giải pháp phù hợp để triển khai phần mềm ERP.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Sau khi khảo sát và đánh giá hiện trạng, cần tiến hành chuẩn hóa hạ tầng cơ sở của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hạ tầng của doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở bao gồm việc nâng cấp phần cứng, phần mềm và đảm bảo hệ thống mạng liên kết ổn định và an toàn.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP

Ở bước này, GESO và phía đối tác cần lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn trong quá trình triển khai ERP, định nghĩa rõ các mục tiêu cần đạt được, lên kế hoạch về tài chính, nhân sự, thời gian triển khai và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP

Bước này bao gồm việc tiến hành khởi động và vận hành dự án. GESO sẽ tiến hành cài đặt và tùy chỉnh phần mềm ERP để phù hợp với nhu cầu. Phía doanh nghiệp cũng cần tiến hành đào tạo nhân viên của doanh nghiệp để sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả.

Trong quá trình vận hành, GESO sẽ tiếp tục hỗ trợ và cải tiến phần mềm ERP để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và nâng cao năng suất của doanh nghiệp.

Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai ERP

Sau khi hoàn thành quá trình triển khai, GESO sẽ tiến hành nghiệm thu dự án triển khai ERP. Trong quá trình này, GESO sẽ kiểm tra và đánh giá tính năng, tính ổn định và hiệu quả của phần mềm ERP để đảm bảo rằng phần mềm ERP hoạt động đúng như mong đợi. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, GESO sẽ tiếp tục hỗ trợ và cải tiến để đảm bảo sự hoạt động tốt nhất của phần mềm ERP.

GESO và đối tác doanh nghiệp cần kiểm tra lại và nghiệm thu quy trình triển khai ERP

Bài học kinh nghiệm để triển khai ERP thành công

Trên thực tế, có nhiều dự án triển khai ERP tại Việt Nam đã không thành công, dẫn đến khoản chi phí đầu tư không hiệu quả, không tận dụng được triệt để lợi ích mà phần mềm ERP đem lại. Dựa theo những kinh nghiệm thực tế sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm ERP cho doanh nghiệp, GESO đã tổng hợp được một số nguyên nhân và bài học khi triển khai ERP như sau.

Chọn lựa đơn vị triển khai phù hợp với mức đầu tư của doanh nghiệp

Việc chọn đơn vị triển khai có năng lực phù hợp với mức đầu tư giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng tiến độ, không vượt quá ngân sách dự kiến. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về đơn vị triển khai, xem xét các dự án đã triển khai trước đó và đánh giá kinh nghiệm của đơn vị này trước khi quyết định chọn đơn vị triển khai phù hợp nhất.

Tầm nhìn và tính kiên định của lãnh đạo

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Tầm nhìn và tính kiên định của lãnh đạo giúp đưa ra quyết định đúng đắn và tạo động lực cho toàn bộ đội ngũ tham gia dự án. Lãnh đạo cần có tầm nhìn rõ ràng, cụ thể và tập trung vào mục tiêu đặt ra. Họ cũng cần có tính kiên định trong việc đưa ra quyết định và giữ vững quyết định của mình để đảm bảo rằng dự án được triển khai thành công.

Ban lãnh đạo giữ vai trò quan trọng trong việc triển khai ERP

Thành lập, duy trì ban dự án chủ chốt của dự án

Ban dự án chủ chốt sẽ giúp quản lý và điều hành quá trình triển khai phần mềm ERP. Ban dự án chủ chốt cần bao gồm các thành viên có chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai phần mềm ERP, có khả năng quản lý và điều hành dự án tốt.

Chọn thời điểm Golive thích hợp

Thời điểm Golive là thời điểm quan trọng nhất trong quá trình triển khai ERP. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch và đưa ra quyết định chọn thời điểm Golive phù hợp để đảm bảo rằng quá trình triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ và tối ưu nhất.

Thời điểm Golive phù hợp cần đảm bảo rằng các vấn đề liên quan đến hạ tầng, dữ liệu và quy trình đã được kiểm tra và giải quyết hoàn toàn.

Mọi thành viên nghiêm túc áp dụng mọi quy trình tại mọi thời điểm

Trong quá trình triển khai ERP, việc áp dụng đầy đủ và nghiêm túc các quy trình là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Mọi thành viên trong đội ngũ triển khai, bao gồm cả nhân viên của doanh nghiệp và đơn vị triển khai, đều cần tuân thủ các quy trình được đề ra.

Mọi thành viên trong doanh nghiệp đều phải nắm rõ và tuân thủ quy trình ERP

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Trong thực tế, chi phí triển khai phần mềm ERP có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, số lượng người dùng, mức độ tùy chỉnh, thời gian triển khai và năng lực của đơn vị triển khai.

Việc tính toán chi phí triển khai ERP cần bao gồm các khoản chi phí như phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai, đào tạo nhân viên, tùy chỉnh, tư vấn, hỗ trợ sau triển khai và các chi phí khác như chi phí đi lại, chi phí ăn uống, chi phí lưu trú và chi phí giám sát.

Trong một số trường hợp, chi phí triển khai phần mềm ERP có thể cao hơn so với dự kiến ban đầu do các yếu tố không mong đợi như sự chậm trễ trong triển khai, các vấn đề kỹ thuật không thể tránh khỏi hoặc các yêu cầu tùy chỉnh bổ sung. Do đó, để đảm bảo dự án triển khai phần mềm ERP được thực hiện thành công, doanh nghiệp nên tính toán kỹ chi phí và lập kế hoạch dự trù ngân sách phù hợp.

Chi phí triển khai ERP tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau của từng doanh nghiệp

Một số lưu ý khi triển khai dự án ERP

  • Trước khi bắt đầu triển khai, các nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu và tầm nhìn của dự án ERP để đảm bảo rằng toàn bộ công ty đều đồng ý và chung tay thực hiện.
  • Nếu công ty quá nhỏ, việc triển khai một phần mềm ERP lớn có thể là một sự lãng phí tài nguyên và chi phí. Thay vào đó, bạn có thể tham khảo SalesUp ERP-SaaS – Giải pháp ERP SaaS Software online – phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Cần ban hành tài liệu hoặc cung cấp khóa đào tạo và hỗ trợ nhân viên để người dùng hiểu rõ về phần mềm ERP và sử dụng nó một cách hiệu quả.

Tóm lại, việc triển khai một dự án ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi cần phải có nhà cung cấp, hỗ trợ triển khai uy tín. Nếu được thực hiện đúng cách và đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, dự án ERP có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tối ưu hóa quản lý và vận hành, tăng năng suất, giảm chi phí,… Do đó, nếu có nhu cầu triển khai phần mềm ERP cho hệ thống doanh nghiệp thì hãy liên hệ với GESO để được tư vấn trực tiếp!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *