Tin Tức ERP
QUẢN LÝ KHO LÀ GÌ? 6+ KỸ NĂNG QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ
Để làm rõ hơn khái niệm về quản lý kho, GESO sẽ nói đôi nét về kho là gì? Kho là khu vực tập kết hàng hóa - nguyên vật liệu, sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp. Kích thước kho hàng tùy thuộc vào quy mô công ty và số lượng tối đa hàng hóa dự trữ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì khu vực này rất quan trọng. Vậy, công việc quản lý kho là gì? Bạn hãy cùng GESO tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho (Warehouse Management) là nhân sự chịu hoàn toàn trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến kho như: sắp xếp, vận chuyển, kiểm kê hàng hóa, nhập và xuất kho,... Tùy vào từng ngành nghề và quy mô công ty, mà vị trí này có các nhiệm vụ khác nhau.
Nói rõ hơn, quản lý kho hàng là tập hợp các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình trạng hàng hóa trong kho một cách rõ ràng, chi tiết và chính xác cao. Hoạt động này liên quan mật thiết đến kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và bán hàng.
Ngày nay, nhiều ứng dụng về quản trị doanh nghiệp ra đời với mong muốn đáp ứng nhu cầu hệ thống toàn bộ phòng ban trên cùng một phần mềm được tích hợp sẵn. Điều này cho phép việc quản trị dễ dàng hơn và tăng tính liên kết công việc giữa các phòng ban. Bạn có thể tham khảo thêm về SalesUp ERP - giải pháp quản trị doanh nghiệp tối ưu tại đây.
Tại sao cần quản lý kho hàng?
Công việc quản lý kho đã không còn quá xa lạ đối với tất cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nếu kho vận được đảm bảo tốt thì doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều lợi ích thiết thực.
Tránh thất thoát hàng hóa
Thất thoát hàng hóa là vấn đề không mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, bạn cần một vị trí trông coi kho có năng lực để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ một cách an toàn. Đặc biệt, đối với những cơ sở kinh doanh các mặt hàng dễ vỡ hoặc hư tổn như: đồ gốm, dụng cụ thủy tinh, nông sản,...
Tiết kiệm chi phí
Nếu bạn có một quản lý kho hàng làm việc tốt thì các báo cáo về lưu chuyển hàng hóa sẽ trực quan và rõ ràng hơn. Từ đó, bạn dễ dàng có thể nắm bắt được sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không để có kế hoạch thu mua, cũng như đẩy mạnh hợp lý.
>>> Xem thêm: Quản lý tồn kho
Tăng doanh thu cho cửa hàng
Quản lý kho là công việc rất thiết thực để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng được diễn ra tốt hơn. Các mặt hàng bán chạy sẽ được kho ghi nhận và phân bổ số lượng lớn hơn vào lần mua hàng tiếp theo. Bên cạnh đó, các hàng hóa hiện đang tồn kho sẽ có chính sách thúc đẩy bán hàng và hạn chế nhập trong các lần sau đó. Bạn sẽ có thể tăng doanh thu cho cửa hàng bằng cách nhận biết số lượng hàng tồn kho hiện tại.
Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là vốn chủ sở hữu và lợi nhuận của công ty. Dòng tiền này dùng để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư vào các dự án ngắn hạn. Vậy, quản lý kho tốt thì tăng vốn lưu động như thế nào?
- Dự trù lượng vốn lưu động phù hợp: Việc điều chỉnh dòng vốn lưu động chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi lượng tồn kho theo tuần, ngày và giờ. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có ngân sách thấp.
- Sử dụng vốn hợp lý: Nếu quản lý kho tốt thì bạn có thể đưa ra những quyết định nhập kho sáng suốt, tránh gây lãng phí nguồn vốn hiện có.
- Rút ngắn thời gian xoay vòng vốn: Để làm được điều này, đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt được tình hình kinh doanh và mức độ tồn kho của từng loại mặt hàng.
Những kỹ năng quản lý kho cần có của một nhân viên kho
Để hỗ trợ công việc quản lý đạt hiệu quả tốt nhất, nhân viên kho cần được trang bị một số kỹ năng nhất định.
Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học
Một trong những kỹ năng cần thiết và quan trọng của nhân viên kho là sắp xếp và quản lý hàng hóa. Nếu quản lý kho thành thạo kỹ năng này thì công việc sẽ đạt hiệu quả hơn và tăng khả năng lưu trữ hàng hóa. Ngoài ra, nhân viên kho cần am hiểu cách sắp xếp của từng loại hàng hóa khác nhau, cũng như cách giữ kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Để hỗ trợ việc quản lý hàng hóa tốt hơn, vị trí này cần được trang bị kiến thức về phân loại hàng hóa bằng nhãn dán hoặc thẻ kho.
Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho
Kỹ năng này hỗ trợ quản lý kho tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ liên quan đến việc xuất, nhập và lưu chuyển hàng hóa. Do đó, kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho là rất quan trọng và đòi hỏi nhân sự đảm nhận được trang bị nghiệp vụ kỹ càng để tránh sai sót.
>>> Xem thêm: Lợi ích khi triển khai ERP trong doanh nghiệp sản xuất
Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả
Kiểm kho là công việc thường xuyên của quản lý kho. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải tỉ mỉ, cẩn thận, cũng như được trang bị kỹ năng chuyên môn tốt. Quản lý kho phải nắm vững quy trình kiểm kho để thao tác đúng việc kiểm kê với từng loại hàng hóa chuyên biệt. Kiểm kho chính xác hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định hiệu quả chiến lược kinh doanh trong ngắn và trung hạn.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp lớn, số lượng hàng hóa và khối lượng công việc nhiều hơn, đòi hỏi kỹ năng kiểm kho phải vững. Kỹ năng ghi chép cũng hỗ trợ cho việc kiểm kho đạt hiệu quả hơn với các hình thức thủ công. Trong khi đó, kỹ năng thao tác phần mềm đòi trên các hệ thống quản lý kho hiện đại.
Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho
Quy định quản lý kho là những quy tắc, chuẩn mực và tiêu chuẩn đặt ra để nhân sự kho theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Các quy định này có tính ràng buộc cao và sẽ thay đổi tùy thuộc mỗi công ty. Do đó, vị trí này đòi hỏi kỹ năng tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để đảm bảo chất lượng kho.
Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho
Hàng hóa đóng vai trò “sống còn” trong hoạt động kinh doanh. Do đó, sự an toàn cho tất cả mặt hàng trong kho khỏi hư hỏng, thất thoát là rất quan trọng. Theo thông cáo báo chí của Cục Cảnh sát Phòng cháy, Chữa cháy Và Cứu nạn Cứu hộ, chỉ riêng trong tháng 5/2022 toàn quốc đã có 154 vụ cháy, gây thiệt hại lên đến 33,23 tỷ đồng.
Do đó, kỹ năng phòng cháy chữa cháy (PCCC) là rất quan trọng để quản lý kho có thể khắc phục sự cố ngay khi vừa phát hiện, tránh các thiệt hại về người và của không đáng có. Các kỹ năng PCCC được đào tạo chủ yếu là: sử dụng bình chữa cháy, nhận biết cách dập đám cháy theo vật liệu cháy,...
Các kỹ năng mềm cần thiết khác
Ngoài các kỹ năng kể trên, một quản lý kho chuyên nghiệp phải được trang bị một số kỹ năng mềm như:
- Kỹ năng phối hợp để hoạt động tốt với các phòng ban.
- Kỹ năng lắng nghe, chủ động đối thoại để tránh xung đột trong quá trình làm việc.
- Kỹ năng lên kế hoạch hỗ trợ quá trình tiếp nhận và xuất hàng hóa được đảm bảo.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự để phân bổ và tối ưu hóa hoạt động của kho.
Ứng dụng giúp quản lý kho hàng hiệu quả, giảm thất thoát cho doanh nghiệp
Trước kia, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, quản lý kho thường phải thực hiện các công việc bằng phương pháp thủ công và tồn tại nguy cơ sai sót trong ghi chép. Sự ra đời của các phần mềm quản lý kho hàng đã giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Trong đó, SalesUp ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp được ưa chuộng nhất hiện nay.
Không chỉ hỗ trợ quản lý các công việc liên quan đến kho hàng mà phần mềm này còn giải quyết các công việc tại những phòng ban khác như: kế toán, mua hàng, bán hàng,... Hệ thống SalesUp ERP được phát triển để giúp các doanh nghiệp có thể vận hành quá trình kinh doanh theo một quy trình thống nhất. Đây là điểm đặc biệt của phần mềm này giúp các phòng ban có thể trao đổi dữ liệu với nhau và hạn chế sai sót trong từng bộ phận.
>>> Xem thêm: ERP là gì?
SalesUp ERP giúp doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian ra quyết định nhờ các dữ liệu được nhập và bổ sung thường xuyên. Hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể trải nghiệm hệ thống quản trị doanh nghiệp với phiên bản phù hợp hơn là SalesUp ERP-SaaS. Mặc dù không thể tùy chỉnh module và các tính năng nâng cao khác, nhưng phiên bản này đảm bảo các tính năng cần thiết trong quá trình vận hành.
Quản lý kho là gì? Đây là vị trí không thể thiết trong bộ máy của các doanh nghiệp hiện nay. Công việc quản lý kho hàng đòi hỏi người thực hiện phải có những kỹ năng cần thiết như đã được nêu trong bài viết. Ngoài ra, sự hỗ trợ của công nghệ là cần thiết để đạt được hiệu quả và độ chính xác cao nhất.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về SalesUp ERP - hệ thống quản trị doanh nghiệp hoặc quản lý kho thì hãy liên hệ với GESO để được tư vấn hoặc trải nghiệm thử bản DEMO phần mềm SalesUp ERP Enterprise hoàn toàn miễn phí. Hoặc bạn có thể nhận hỗ trợ từ chuyên gia thông qua 2 cách sau đây:
- Hotline: 0946 33 43 53
- Email: htkh@geso.us
