Contents
Cụm từ “Tăng hiệu quả Quản lý Doanh nghiệp” luôn được nhắc đến như là lợi ích cốt lõi của hệ thống ERP. Nhưng không phải tất cả Doanh nghiệp sau khi triển khai ERP đều sẽ quản lý hiệu quả hơn. Chỉ những Doanh nghiệp hiểu rõ và biết cách khai thác nó một cách triệt để thì mới đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong bài viết này, hãy cùng GESO tìm hiểu 05 bước quan trọng cần làm trước khi triển khai ERP giúp Doanh nghiệp gia tăng hiệu quả quản lý.
Xác định điểm cải tiến
Thông thường, những điểm cần cải tiến là những điểm chưa hiệu quả. Ở bước này, Doanh nghiệp xác định xem mình đang không hiệu quả ở điểm nào. Từ đó có thể chọn ra vài điểm để tập trung cải thiện.
Khi đánh giá hiệu quả, Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 dữ liệu sau:
Chỉ tiêu hay định mức (CT)
Doanh nghiệp nên đặt dữ liệu này phù hợp với thực trạng của Doanh nghiệp. Về nguyên tắc, chỉ tiêu hay định mức phải được đặt ở mức khả thi, để nhân viên có niềm tin rằng chỉ cần làm đúng là có thể đạt được.
Thực đạt (TĐ)
Dữ liệu này là dữ liệu thực tế phát sinh trong quá trình vận hành.
Chỉ số hiệu quả (HQ)
Dữ liệu này dùng để đánh giá hiệu quả đạt được. Doanh nghiệp có thể tự đặt ra cho phù hợp với thực tế của Doanh nghiệp hay là sử dụng dữ liệu của ngành.
TĐ / CT được so sánh với chỉ số hiệu quả HQ để biết là có đạt hiệu quả hay không.
Mỗi Doanh nghiệp có thể quan trọng những điểm hiệu quả khác nhau. Nếu Doanh nghiệp muốn cải tiến điểm nào, dựa vào bản chất và ý nghĩa của nó, Doanh nghiệp có thể định nghĩa riêng một bộ (CT, TĐ, HQ) phù hợp.
Ví dụ 1:
Để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất:
- Doanh nghiệp khai báo định mức nguyên vật liệu trong các BOM (CT) trên hệ thống ERP
- Hệ thống ERP ghi nhận số lượng nguyên vật liệu tiêu thụ trong quá trình sản xuất (TĐ)
- Doanh nghiệp định chỉ số hiệu quả là 105% (HQ), nghĩa là chấp nhận khoảng 5% hao hụt
Như vậy, nếu nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế (TĐ) / Định mức (CT) không vượt quá 105%, thì việc sử dụng nguyên vật liệu được xem là đạt hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yêu cầu Nhà cung cấp ERP phát triển báo cáo riêng để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất từng thành phẩm.
Ví dụ 2:
Để đánh giá hiệu quả việc kiểm soát nợ khách hàng:
- Doanh nghiệp khai báo hạn mức nợ (CT) cho từng khách hàng trên hệ thống ERP
- Hệ thống ERP ghi nhận tăng công nợ khách hàng khi xuất hóa đơn và giảm công nợ khách hàng khi khách hàng thanh toán. Từ đó, hệ thống tính ra được tổng công nợ của khách hàng (TĐ)
- Doanh nghiệp định chỉ số hiệu quả HQ là 100%, nghĩa là chỉ cho phép khách hàng nợ tối đa bằng hạn mức nợ.
Như vậy, nếu tổng công nợ trong hạn của khách hàng (TĐ) / Hạn mức nợ (CT) nhỏ hơn 100%, thì việc kiểm soát nợ quá hạn của khách hàng được xem là đạt hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yêu cầu Nhà cung cấp ERP phát triển riêng báo cáo để đánh giá hiệu quả kiểm soát nợ khách hàng.
Có nhiều điểm có thể đánh giá hiệu quả quản lý trong Doanh nghiệp. Ở đây, GESO đơn cử vài điểm gợi ý để Doanh nghiệp tham khảo:
- Hiệu quả thành phẩm được sản xuất ra
- Hiệu quả sử dụng máy móc sản xuất
- Hiệu quả sử dụng nhân công
- Hiệu quả đặt mua nguyên vật liệu
- Hiệu quả kiểm soát hàng cận date
- ….
Tùy vào tình hình thực tế và mục tiêu, Doanh nghiệp có thể tự thiết kế ra những điểm riêng cho mình.
Người chịu trách nhiệm
Sau khi xác định được điểm cần cải tiến để nâng cao hiệu quả, Doanh nghiệp cần chọn ra một nhân viên có đủ năng lực, chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch cải tiến. Nhân viên này phải được thông tin kỹ lưỡng cách đánh giá hiệu quả của Doanh nghiệp (CT, TĐ, HQ nói ở trên) và thời hạn kỳ vọng cần triển khai thành công kế hoạch cải tiến.
Duyệt kế hoạch
Nhân viên chịu trách nhiệm cải tiến sẽ cùng bàn bạc trong nhóm của mình và đệ trình kế hoạch những việc cần làm càng chi tiết càng tốt. Lãnh đạo Doanh nghiệp cần tham dự buổi họp để duyệt kế hoạch.
Không phải công ty Việt Nam nào cũng quen với việc lập kế hoạch và duyệt kế hoạch trong cuộc họp. Tuy nhiên, đây là cách làm quen thuộc của các công ty phương Tây, nó giúp cho nhân viên tập thói quen đi vào chi tiết và suy tính kỹ trước khi thực hiện. Nhờ vậy, năng lực của nhân viên được tăng lên và khả năng thành công sẽ cao hơn.
Đánh giá kết quả
Đến thời hạn đã định, Lãnh đạo Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra việc cải tiến đã đạt kết quả như thế nào? Lưu ý rằng, cách đánh giá (CT, TĐ, HQ) đã được thống nhất trước ở bước 2.
Sau khi đánh giá, nếu kết quả chưa được tốt thì Lãnh đạo Doanh nghiệp cần động viên để nhân viên điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục cải tiến với một thời hạn mới. Nếu kết quả đã đạt kỳ vọng, Lãnh đạo Doanh nghiệp khen ngợi và giao nhiệm vụ tiếp theo cho nhân viên là thực hiện bước 5.
Đúc kết thành cơ chế, quy trình
Nếu không có bước này, thì mọi bước cải tiến được làm ở trên chỉ mang tính chất phong trào, lấy thành tích với Lãnh đạo Doanh nghiệp, không có tính lâu dài và bền vững. Đây cũng là một điểm khác mà các Doanh nghiệp Việt cần học hỏi Doanh nghiệp phương Tây: luôn dành thời gian và tâm sức để đúc kết những kinh nghiệm thành công thành quy trình và cơ chế. Nhờ đó, Doanh nghiệp phát triển ngày một hiệu quả hơn nhờ kế thừa thành quả của người đi trước
Giải pháp Hoạch định nguồn lực SalesUP ERP của GESO
Có thể nói, việc triển khai và ứng dụng ERP vào quản lý vận hành đã trở thành chìa khóa giúp Doanh nghiệp củng cố nguồn lực nội bộ, đồng thời phát triển bền vững trên thị trường. Tuy nhiên, không phải chỉ cần ứng dụng đại trà là có thể thành công. Việc tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu cũng như nắm rõ cách thức vận hành của ERP cũng là 1 sư cần thiết của Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự.
Hiểu được điều đó, GESO đã xây dựng bộ giải pháp Hoạch định nguồn lực SalesUP ERP, giúp Doanh nghiệp tối ưu mọi công tác quản trị vận hành doanh nghiệp trên 1 nền tảng duy nhất.
SalesUP ERP được đội ngũ GESO xây dựng dựa trên tiêu chuẩn của các hệ thống quản trị hàng đầu thế giới, có khả năng tùy chỉnh và mở rộng không giới hạn, đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù của từng ngành và từng doanh nghiệp tại Việt Nam. Hơn hết, SalesUP ERP có thể dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý khác, tạo ra 1 hệ sinh thái khép kín, giúp Doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn.
Giải pháp của GESO rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại. Đã có hơn 100 khách hàng ở nhiều lĩnh vực khác nhau tin tưởng và ứng dụng SalesUP ERP như: Sohaco, Traphaco, Unifarm, Dược Cửu Long, Dược Hà Tĩnh, Bánh kẹo Bibica, Vifon, Sài Gòn Food, Ánh Hồng Food, Đại Đồng Tiến, Lương thực A An, Giấy Sài Gòn, Dầu thực vật Nortalic, Đường Biên Hòa,…
Ngoài bản ERP Enterprise, GESO còn phát triển thêm phiên bản SalesUP ERP-SaaS, cho phép doanh nghiệp sở hữu và sử dụng đầy đủ tất cả các tính năng ERP thông qua môi trường cloud, thay vì phải triển khai một hệ thống ERP truyền thống trên cơ sở hạ tầng riêng biệt.
Với giải pháp SalesUp ERP-SaaS, doanh nghiệp không cần phải đầu tư lớn vào chi phí mua phần mềm và hạ tầng phần cứng để triển khai hệ thống ERP. Thay vào đó, họ chỉ trả một khoản phí hàng tháng cho việc sử dụng phần mềm ERP trên nền tảng SaaS. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)
Giải pháp SalesUp ERP-SaaS cung cấp sự tiện lợi và nhanh chóng trong việc triển khai và vận hành. Thời gian triển khai ngắn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hóa bộ máy quản trị của doanh nghiệp. GESO sẽ duy trì và nâng cấp hệ thống với các tính năng nổi bật định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và an toàn.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp SalesUP ERP, SalesUP ERP-SaaS hay các giải pháp chuyển đổi số khác, vui lòng liên hệ với GESO qua Hotline 084 408 6886. Hoặc đăng ký tại: https://geso.us/lien-he để được tư vấn và demo.