Contents
Triển khai hệ thống ERP là bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với vai trò là người quản lý tài chính và chịu trách nhiệm tối ưu hóa hiệu quả vận hành, các CFO cần đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định mang tính chiến lược này. Bài viết này sẽ điểm qua 06 yếu tố mà CFO cần chú ý đến khi triển khai ERP, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích từ hệ thống này.
Tính linh hoạt trong quản trị
COVID-19 đã gây ra những biến động khó lường trên thị trường, buộc các doanh nghiệp phải thích nghi nhanh chóng với tình hình mới. Điều này khiến các CFO nhận ra rằng hệ thống quản lý cần đủ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không ngừng về chiến lược kinh doanh và quy trình vận hành.
Doanh nghiệp cần các công cụ tái cấu trúc dòng tiền và điều chỉnh ngân sách linh hoạt, phù hợp với nhiều kịch bản khác nhau, như tăng hoặc giảm doanh thu, giãn nợ, hay cắt giảm chi phí. Một hệ thống ERP với khả năng dự báo tài chính chính xác có thể giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng đối mặt với rủi ro, đồng thời đảm bảo các quyết định tài chính được đưa ra kịp thời và hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc gián đoạn chuỗi cung ứng do đại dịch đã đặt ra bài toán lớn cho các CFO trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Để vượt qua thách thức này, họ cần một giải pháp giúp tái cấu trúc chuỗi cung ứng linh hoạt và nhanh chóng tìm kiếm nguồn cung thay thế khi cần. Đồng thời, quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng cũng trở thành ưu tiên hàng đầu.
Với sự hỗ trợ của ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, đảm bảo hoạt động ổn định ngay cả trong giai đoạn khó khăn nhất
Chi phí triển khai và vận hành
Chi phí là yếu tố trọng tâm trong mọi quyết định đầu tư, đặc biệt đối với các CFO – những người chịu trách nhiệm tối ưu hóa hiệu quả tài chính doanh nghiệp. Khi triển khai ERP, CFO cần cân nhắc toàn diện các khoản chi phí, từ chi phí ban đầu cho đến các khoản vận hành lâu dài.
Chi phí triển khai ban đầu thường bao gồm bản quyền phần mềm, đầu tư phần cứng, và dịch vụ tư vấn triển khai. Đây là những khoản đầu tư bắt buộc để thiết lập cơ sở hạ tầng và đảm bảo hệ thống ERP được triển khai đúng cách.
Bên cạnh đó, CFO cũng cần tính đến chi phí duy trì và nâng cấp trong suốt vòng đời sử dụng. Hiện nay, nhiều hệ thống ERP được cung cấp dưới hình thức SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ), yêu cầu trả phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Đây là giải pháp giúp giảm gánh nặng chi phí ban đầu, tuy nhiên cần cân đối với mức độ sử dụng lâu dài để đảm bảo tối ưu hóa ngân sách.
Đối với các doanh nghiệp ưa chuộng mô hình sở hữu trọn gói, chi phí bảo trì định kỳ và cập nhật phần mềm cũng cần được xem xét để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.
Quan trọng hơn, một hệ thống ERP lý tưởng không chỉ là một khoản chi tiêu mà còn là công cụ để tối ưu chi phí vận hành. Với khả năng tự động hóa quy trình, ERP có thể giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết, từ việc cải thiện quản lý hàng tồn kho đến tối ưu hóa nguồn lực nhân sự. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm mà còn tăng hiệu quả hoạt động, tạo ra giá trị lâu dài cho toàn bộ tổ chức.
Tính bảo mật và an toàn dữ liệu
Trong thời đại kỹ thuật số, nơi các mối đe dọa về an ninh mạng ngày càng tinh vi, tính bảo mật và an toàn dữ liệu là ưu tiên hàng đầu khi triển khai bất kỳ hệ thống quản trị nào, đặc biệt là ERP. Đối với CFO, dữ liệu tài chính không chỉ là một tài sản mà còn là nền tảng cho mọi quyết định chiến lược. Vì vậy, đảm bảo hệ thống ERP được thiết kế với các cơ chế bảo mật tiên tiến là điều không thể bỏ qua.
Một hệ thống ERP an toàn phải sử dụng các công nghệ mã hóa để bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải. Đây là lớp bảo vệ đầu tiên để ngăn chặn các hành vi đánh cắp hoặc truy cập trái phép. Bên cạnh đó, khả năng phân quyền truy cập linh hoạt cũng rất quan trọng. Với hệ thống phân quyền rõ ràng, CFO có thể kiểm soát chính xác ai được phép truy cập vào từng loại thông tin. Điều này không chỉ tăng cường tính bảo mật mà còn giúp giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Ngoài ra, để tạo dựng niềm tin, các nhà cung cấp ERP cần chứng minh rằng hệ thống của họ đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, chứng minh về khả năng bảo vệ thông tin, giúp CFO yên tâm về dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ một cách toàn diện, ngay cả trước các cuộc tấn công mạng phức tạp.
Tuân thủ các quy định pháp lý và thuế
Tuân thủ pháp lý và thuế là yếu tố quan trọng khác mà CFO cần quan tâm khi lựa chọn và triển khai hệ thống ERP. Một hệ thống ERP hiệu quả không chỉ hỗ trợ hoạt động quản trị nội bộ mà còn đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đúng các yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước.
Đầu tiên, ERP cần tích hợp các công cụ tự động hóa để hỗ trợ việc tính toán và lập báo cáo thuế. Từ thuế GTGT đến các khoản khấu trừ, hệ thống cần được thiết lập phù hợp với quy định hiện hành, giúp CFO giảm bớt gánh nặng về kiểm tra và đối chiếu. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ xảy ra sai sót, đặc biệt trong các kỳ kiểm toán.
Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp lớn hoạt động ở nhiều quốc gia, hệ thống ERP cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng các quy định tại từng thị trường. Một giải pháp ERP mạnh mẽ sẽ giúp CFO dễ dàng quản lý quy trình phát hành hóa đơn điện tử, lưu trữ chứng từ và báo cáo theo tiêu chuẩn địa phương, đồng thời sẵn sàng đáp ứng khi có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm tra. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động minh bạch và đúng pháp luật, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ.
Khả năng tích hợp và mở rộng
Khả năng tích hợp và mở rộng của hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục và bền vững của hoạt động doanh nghiệp. CFO, với vai trò quản lý tài chính và hỗ trợ chiến lược, cần đặc biệt quan tâm đến tính linh hoạt của hệ thống để đáp ứng các nhu cầu hiện tại và mở rộng trong tương lai.
Một hệ thống ERP hiệu quả không chỉ hoạt động như một công cụ độc lập mà còn có khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản trị khác. Sự tích hợp này như “một cánh tay nối dài” giúp doanh nghiệp tối ưu hóa khả năng quản trị, tạo nên một hệ thống quản lý đồng nhất, giảm thiểu xung đột dữ liệu hoặc thông tin sai lệch.
Về khả năng mở rộng, ERP cần được thiết kế để có thể nâng cấp và tích hợp thêm các tính năng mới khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Đây là yếu tố sống còn trong bối cảnh doanh nghiệp phải thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và công nghệ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, hệ thống ERP cần tích hợp dễ dàng với IoT để quản lý dây chuyền sản xuất thông minh, hoặc phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để tối ưu hóa quy trình ra quyết định.
Khả năng tích hợp và mở rộng không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích từ các khoản đầu tư ban đầu mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững, đảm bảo ERP luôn là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong mọi giai đoạn phát triển.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực
Với vai trò là người định hướng tài chính và chiến lược, CFO luôn cần một bức tranh tổng quan và chính xác về tình hình doanh nghiệp. Hệ thống ERP hiện đại cung cấp khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, cho phép CFO theo dõi hiệu suất doanh nghiệp một cách toàn diện và liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp lớn, nơi thông tin có thể đến từ nhiều bộ phận khác nhau và dễ dàng bị sai lệch nếu không được quản lý chặt chẽ.
Một trong những lợi ích nổi bật của ERP là khả năng cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu. Từ báo cáo tài chính chi tiết, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, đến các dự báo tài chính tương lai, ERP giúp CFO có được thông tin đầy đủ để đưa ra các quyết định chiến lược. Ví dụ, một báo cáo hiệu suất thời gian thực có thể giúp CFO phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng hoặc dòng tiền, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Hơn nữa, tốc độ phản hồi của hệ thống ERP mang lại lợi thế cạnh tranh lớn. Khi thị trường thay đổi hoặc doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro bất ngờ, dữ liệu tức thời từ ERP giúp CFO nhanh chóng phân tích tình hình và điều chỉnh chiến lược. Điều này không chỉ giảm thiểu thiệt hại mà còn mở ra cơ hội tận dụng các biến động thị trường để gia tăng lợi nhuận hoặc củng cố vị thế doanh nghiệp.
Nhờ ERP, dữ liệu không còn chỉ là thông tin thô mà trở thành công cụ đắc lực giúp CFO ra quyết định chính xác, nhanh chóng, và hiệu quả hơn bao giờ hết. Đây chính là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong một môi trường kinh doanh đầy biến động.
Giải pháp GESO ERP đồng hành cùng doanh nghiệp chinh phục chuyển đổi số
Hệ thống ERP hiện đại không chỉ là công cụ quản lý, mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa nguồn lực. Với giải pháp ERP của GESO, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng tất cả các yếu tố quan trọng nêu trên đều được đáp ứng một cách tối ưu.
Đặc biệt, ERP của GESO còn đi đầu trong việc tích hợp công nghệ AI tiên tiến để hỗ trợ các CFO quản trị tài chính hiệu quả hơn. Với 02 công cụ: GESO AI INVOICE CHECK và GESO AI INVOICE READER, giúp kiểm tra và xử lý hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu rủi ro sai sót so với nhập liệu thủ công.
Xem them 05 tính năng của GESO AI trên Hệ thống GESO DMS: https://geso.us/05-cong-cu-ai-cho-nganh-ban-le/
Với chi phí đầu tư tối ưu, khả năng mở rộng, linh hoạt, cùng các tính năng AI tiên tiến, ERP của GESO không chỉ là giải pháp phù hợp cho hiện tại mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Hãy để GESO đồng hành cùng bạn trên hành trình chuyển đổi số toàn diện và hiệu quả!
Liên hệ tư vấn và demo giải pháp GESO ERP và các công cụ AI khác:
Hotline 084 408 6886. Hoặc đăng ký tại: https://geso.us/lien-he