Contents
Khả năng lưu trữ trong kho là gì?
Khả năng lưu trữ trong kho đề cập đến việc quản lý và bảo quản hàng hóa, sản phẩm hoặc tài sản của một tổ chức trong một kho hàng. Nó bao gồm cả việc sắp xếp, bố trí, và phân loại hàng hóa sao cho chúng dễ dàng truy cập, bảo quản và sử dụng khi cần.
Khả năng lưu trữ hiệu quả đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa một cách nhanh chóng, giảm lãng phí không gian và tiết kiệm thời gian, tiền bạc. Khả năng lưu trữ trong kho không chỉ đơn giản là một trạm dừng tạm thời cho sản phẩm hoặc hàng hóa, mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động.
Nếu không quản lý kho hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đối mặt với những vấn đề như tồn kho không cân đối, tăng chi phí vận chuyển, thất thoát hàng hóa, và sự tụt giảm về dịch vụ khách hàng. Do đó, việc tối ưu hoá khả năng lưu trữ trong kho là rất quan trọng.
Nguyên nhân lãng phí không gian lưu trữ trong kho hàng
Mặc dù là 1 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách để tận dụng tối đa mọi ngóc ngách trong kho hàng vì một số nguyên nhân phổ biến:
Thiếu nhận thức về tầm quan trọng của quản lý kho hàng
Một số doanh nghiệp không nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc tối ưu hoá lưu trữ trong kho. Họ có thể xem quản lý kho hàng là một nhiệm vụ đơn giản và không đầu tư đủ tài nguyên để nuôi dưỡng nó. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc quản lý kho hàng hiệu quả có thể tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, sai sót và thất thoát hàng hóa trong kho cũng sẽ thường xuyên xảy ra khi doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bằng phương pháp thủ công, bàn giấy. Những thông tin không chính xác về tình trạng hàng tồn kho có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định kinh doanh sai lầm từ Ban lãnh đạo.
Không hoạch định quy trình quản lý chi tiết
Một số doanh nghiệp không có quy trình quản lý kho hàng rõ ràng. Điều này dẫn đến lãng phí không gian và thời gian. Khi không có kế hoạch cụ thể, việc đặt hàng hóa trong kho sẽ trở nên tùy ý, gây ra sự rối loạn và làm giảm hiệu quả quản lý.
Việc thiếu một kế hoạch quản lý kho rõ ràng và chi tiết là nguyên nhân lớn nhất gây ra tình trạng tồn kho không an toàn. Đặt hàng và quản lý số lượng hàng hóa trở nên mơ hồ và khó khăn, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho thừa hoặc thiếu.
Điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của doanh nghiệp mà còn làm giảm khả năng cung ứng hàng hóa đúng lúc – kịp thời, làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu và giảm uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng.
Sự đa dạng và phong phú của sản phẩm
Một số sản phẩm, hàng hóa có tính chất phức tạp hoặc đa dạng chủng loại, màu sắc, chất liệu… làm cho việc quản lý chúng trở nên phức tạp hơn. Điều này có thể gây ra sự bất tiện trong việc tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa. Mặc dù đây là một thách thức, nhưng nó có thể được giải quyết thông qua việc quản lý tốt và sắp xếp hợp lý.
Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa không khoa học
Một vấn đề phổ biến và đáng chú ý trong việc quản lý kho là sự thiếu hệ thống trong việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa. Kho hàng không được sắp xếp khoa học có thể gây lãng phí không gian và thời gian trong việc tìm kiếm hàng hóa. Hậu quả không chỉ là tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên và tạo ra sự bất tiện không cần thiết.
Mất kiểm soát số lượng hàng tồn trong kho
Trong môi trường kinh doanh liên tục biến đổi, việc không thường xuyên cập nhật thông tin về lượng hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn. Việc này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa hàng trong kho. Đối với những mặt hàng có sự biến động nhanh chóng, việc không cập nhật thông tin một cách kịp thời sẽ khiến cho quản lý kho mất đi khả năng kiểm soát chính xác, dẫn đến việc không thể đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng đúng lúc cho khách hàng.
07 Bí quyết tối ưu hoá khả năng lưu trữ trong kho
Sử dụng công nghệ 4.0
Một trong những cách để giải quyết sự lãng phí không gian trong kho là tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ. Các phương pháp được sử dụng phổ biến có thể kể đến như:
Hệ thống QR code: giúp quản lý vòng đời sản phẩm, từ khi còn trên dây chuyền sản xuất, đến bước nhập kho và phân phối. Doanh nghiệp có thể dựa vào các thông tin từ QR code, truy xuất nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, đồng thời biết được vị trí chính xác cũng như số lượng còn lại của trong kho hàng.
Kỹ thuật FIFO (First-In, First-Out) và LIFO (Last-In, Last-Out): giúp đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng và luân chuyển một cách hiệu quả. Quản lý thông tin về vị trí và số lượng hàng hóa một cách rõ ràng sẽ giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng cường sự chính xác trong quá trình xuất nhập kho.
Xem thêm: https://geso.us/fefo-fifo-lifo-quan-ly-kho-hieu-qua/
Loại bỏ hàng tồn kho không còn giá trị
Kiểm tra định kỳ và loại bỏ các sản phẩm, hàng hóa đã hết hạn sử dụng hoặc không còn có giá trị. Loại bỏ hàng tồn kho không cần thiết giúp giảm bớt lãng phí không gian và tài nguyên.
Tối ưu hóa kích thước đóng gói
Sử dụng kích thước đóng gói phù hợp với sản phẩm để giảm thiểu lãng phí không gian. Nếu doanh nghiệp sử dụng thùng hoặc pallet có kích thước lớn hơn so với cần thiết, điều đó chắc chắn là con sâu đang ăn cạn không gian lưu trữ kho của doanh nghiệp. Hãy xem xét tùy chỉnh kích thước đóng gói để phù hợp với sản phẩm và đảm bảo rằng chúng sẽ được lưu trữ một cách hiệu quả.
Tạo kế hoạch tồn kho
Xây dựng kế hoạch tồn kho dựa trên dự đoán nhu cầu thị trường và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Yếu tố này sẽ giúp phân loại hàng hóa một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Biết trước những lúc cao điểm và nhu cầu lưu trữ nhiều hơn giúp doanh nghiệp chuẩn bị và sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả.
Nếu hoạch định được một kế hoạch quản lý tồn kho chi tiết và rõ ràng, bạn có thể tránh được những tình huống không mong muốn như thiếu hàng hoặc tồn kho thừa không cần thiết.
Thực hiện công tác kiểm tra định kỳ
Một trong những biện pháp quan trọng để đảm bảo thông tin về hàng tồn kho luôn đúng và cập nhật là thực hiện kiểm tra định kỳ. Thông qua việc kiểm tra thường xuyên, doanh nghiệp có thể xác định được sự biến động của lượng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc đặt hàng và cung cấp hàng hóa theo nhu cầu thực tế. Việc này giúp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng trong kho, tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng.
Đào tạo nhân viên
Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ quy trình quản lý kho hàng và biết cách sử dụng hệ thống lưu trữ. Đào tạo định kỳ và giám sát là bước quan trọng để đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc theo quy trình và tối ưu hóa không gian kho hàng. Đào tạo cung cấp cơ hội để cải thiện kỹ năng và hiểu biết của nhân viên, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn và tối ưu hóa không gian trong kho.
Sử dụng công cụ phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng
Việc duy trì hệ thống quản lý kho cũ có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong việc thực hiện một lượng lớn đơn đặt hàng. Nguyên nhân là giải pháp cũ còn nhiều hạn chế, bao gồm cả việc không thể sử dụng các công nghệ quản lý kho hiện đại.
Để đối phó với sự phức tạp của quản lý kho, việc sử dụng các công cụ quản lý chuyên dụng như phần mềm quản lý kho là một giải pháp cực kỳ hiệu quả. Các phần mềm này giúp tự động hóa quá trình ghi chép, theo dõi và báo cáo về tình trạng tồn kho. Nhờ tích hợp các chức năng thông tin về xuất nhập kho, sắp xếp hàng hóa và cảnh báo tồn kho, phần mềm quản lý kho giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất quản lý.
Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả mùa cận Tết
Mùa cuối năm được coi là thời điểm “vàng” trong việc cung ứng hàng hóa ra thị trường. Doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch sản xuất hàng loạt, mà còn phải tính toán đến chiến lược lưu trữ kho hàng trong thời gian dài.
Ban lãnh đạo cần áp dụng những giải pháp quản lý hiện đại và thông minh vào quy trình sản xuất và quản lý kho, cũng như khai thác tối đa khả năng lưu trữ của nhà kho, nhằm đảm bảo việc cung cấp sản phẩm ra thị trường không bị gián đoạn.
GESO ERP sở hữu giải pháp vận hành kho thông minh giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình luân chuyển và lưu trữ.
Giải pháp GESO ERP giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Ngoài ra giải pháp còn được tích hợp với thiết bị quét mã vạch cầm tay giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.
Hệ thống quản lý kho trong GESO ERP có thể đáp ứng được 03 tiêu chí:
Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa. Công nghệ tự động hoá sẽ tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cũng sẽ được hệ thống gợi ý theo phương pháp FEFO hoặc FIFO để tránh hao mòn vô hình.
Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code/ Barcode được tích hợp trên smartphone, cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm. Tính năng này giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.
Real-time: Với công nghệ hiện đại, quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc, đồng thời việc quản lý kho với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp loại bỏ tồn kho dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.
Thêm vào đó, các báo cáo tồn kho theo thời gian thực sẽ cảnh báo hàng hoá cận date, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn nhiều… để có kế hoạch kinh doanh, xuất, nhập kho phù hợp.
Giải pháp GESO ERP còn tích hợp thêm mô hình nhà máy thông minh chuẩn quốc tế, đáp ứng tiêu chuẩn ISO/HACCP, ISO/GMP và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Giải pháp số hóa này không chỉ phù hợp với các nhà máy mới, hiện đại mà còn có thể áp dụng cho các nhà máy lâu đời, các doanh nghiệp truyền thống, tạo nên sự biến chuyển tích cực trong sản xuất.
Liên hệ ngay với GESO để được tư vấn và demo giải pháp GESO ERP
Hotline: 084 408 6886
Email: sales@geso.us