TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG CẦN NHỮNG YẾU TỐ NÀO???

ERP không là khái niệm quá mới ở Việt Nam. Nhiều Doanh nghiệp đang sử dụng và đạt được  hiệu quả quản trị tuyệt vời. Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công đòi hỏi Doanh nghiệp phải hiểu biết và đầu tư nhân lực đúng mực.

Vậy để triển khai ERP thành công cần những yếu tố nào ???

1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi dự án rõ ràng.

Doanh nghiệp cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP, nói cách khác xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự.

Nhiều Doanh nghiệp muốn đặt ra yêu cầu thật nhiều cho đáng đồng tiền bỏ ra. Tuy nhiên, nếu không đảm bảo đó là nhu cầu thực sự, sau này đội ngũ sẽ phải nhập dữ liệu nhiều mà không đạt lợi ích gì mang lại. Như vậy, chỉ tạo thêm gánh nặng cho đội ngũ mà thôi.

2. Lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp.

Doanh nghiệp nên tìm đơn vị triển khai có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô lớn hơn hoặc bằng công ty mình.

Doanh nghiệp có thể yêu cầu được đi thăm những khách hàng đã triển khai thành công để học hỏi kinh nghiệm cũng như thẩm định khả năng triển khai thành công của đơn vị triển khai.

3. Lên kế hoạch thực hiện dự án ERP một cách cẩn thận.

Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào.

Có ba mảng công việc chính mà Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian:

• Xác định quy trình với yêu cầu kiểm soát cụ thể: đây là một chuỗi những buổi họp cùng với đơn vị tư vấn, để hai bên cùng phác thảo ra hệ thống ERP tương lai của Doanh nghiệp
• Chuẩn bị dữ liệu nền tương ứng: dữ liệu sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp...
• Chuẩn bị số dư đầu kỳ: số dư tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, số dư đầu kỳ các tài khoản kế toán...

4. Nhân sự tham gia dự án phù hợp.

Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án, cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Việc triển khai ERP không nên dừng lại ở bất kỳ bộ phận nào mà phải có sự liên minh của toàn thể công ty, đặc biệt từ cấp lãnh đạo cho đến cấp thấp nhất.

Doanh nghiệp cần có một trưởng dự án am hiểu nhu cầu Doanh nghiệp, có khả năng ra quyết định chính xác đặc biệt những quy trình liên bộ phận, có khả năng động viên đội ngũ và quan trọng là bám sát được kế hoạch chung đã thống

5. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai và giải pháp chuẩn.

Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của nhà cung cấp ERP đã xây dựng. Quy trình triển khai được nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúc kết lại. Tuân thủ quy trình là điều kiện tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.

Giải pháp chuẩn là hệ thống những quy trình đã được thiết kế tối ưu, giải quyết các vấn đề của Doanh nghiệp. Lưu ý rằng, khá nhiều nhân viên quen làm theo cách cũ, ngại thay đổi nên có thể không chấp nhận giải pháp chuẩn chỉ vì làm chưa quen. Trong trường hợp như vậy, người trưởng dự án cần tỉnh táo dùng kỹ năng đặt câu hỏi để nhận ra và ra quyết định đúng đắn.

6. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống.

Việc đào tạo nên áp dụng phương pháp "train the trainer", nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ "Key Users" của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.

Phương pháp này giúp cho người dùng chính kiểm soát tốt và làm chủ được hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.