TỔNG QUAN VỀ ERP

1. Về ERP

ERP được viết tắt của "Enterprise Resource Planning", dịch sang tiếng Việt là "Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp". Trong bài viết này, chúng ta sẽ hiểu nhiều hơn về ERP để Doanh nghiệp biết khi nào thì nên sử dụng nó.

ERP là một phần mềm được thiết kế nhằm tích hợp hoạt động của các bộ phận lại với nhau dựa trên quy trình hoạt động của các bộ phận. Chẳng hạn, quy trình từ mua hàng tới thanh toán, quy trình từ bán hàng tới thu tiền, quy trình quản lý công nợ...

Tích hợp hoạt động của các bộ phận nghĩa là ghi nhận kết quả, dữ liệu phát sinh của từng hoạt động của bộ phận này, và dữ liệu đó có thể được sử dụng bởi một bộ phận khác khi thực hiện những hoạt động tiếp theo. Nhờ sự tích hợp này, ERP giúp gia tăng tính tự kiểm soát lẫn nhau trong nội bộ Doanh nghiệp.

Khi chưa có ERP, Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt để quản lý hoạt động của các bộ phận khác nhau. Việc trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm là không thể. Do đó, nhân sự phải nhập liệu nhiều lần trên các phần mềm. Điều này gây ra những bất lợi sau đây cho Doanh nghiệp:

• Lãng phí nguồn lực
• Dữ liệu có thể không khớp nhau giữa các phần mềm và việc đối chiếu khó khăn
• Dữ liệu không được cập nhật tức thời, có thể hạn chế hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn, trên phần mềm quản lý sản xuất đã có dữ liệu sản phẩm nhập kho, nhưng phải mất vài tiếng đồng hồ sau, dữ liệu này mới được nhân viên cập nhật trên phần mềm bán hàng. Trong thời gian trễ chưa nhập liệu kịp, phần mềm bán hàng báo sản phẩm hết tồn kho và không bán hàng được, mặc dù trong thực tế vẫn còn hàng trong kho.

Khi có ERP, mọi hoạt động được thực hiện trên một phần mềm duy nhất. Do đó, dữ liệu vận hành từ bộ phận này có thể được sử dụng bởi bộ phận khác. Chẳng hạn như:

• Dữ liệu tồn kho thành phẩm được nhập liệu từ bộ phận sản xuất, có thể được sử dụng ngay để cam kết với khách hàng về thời gian giao hàng.
• Dữ liệu nhập kho nguyên liệu được nhập liệu tại kho. Nhân viên kế toán có thể dựa trên dữ liệu đó để tạo tiếp hóa đơn của nhà cung cấp và tiến hành quy trình thanh toán. Nhân viên sản xuất có thể dựa trên dữ liệu đó để lập kế hoạch sản xuất sử dụng nguyên liệu vừa nhập kho.

Các chức năng của ERP thường được nhóm lại với nhau thành từng phân hệ:

 - Phân hệ Quản lý Cung ứng

• Quản lý Bán hàng
• Quản lý Mua hàng
• Quản lý Tồn kho

 - Phân hệ Quản lý Sản xuất

 - Phân hệ Kế toán tài chính & Kế toán Quản trị

 - Phân hệ Quản lý Nhân sự

 - Phân hệ Quản lý Quan hệ khách hàng

2. Lợi ích của ERP

Lợi ích của ERP đem lại cho Doanh nghiệp rất rõ ràng như sau:

• Giúp Doanh nghiệp vận hành theo quy trình, nhờ vậy việc quản trị minh bạch và hiệu quả hơn
• Tăng khả năng kiểm soát nội bộ nhờ vào khả năng truy vết dữ liệu theo các quy trình từ đầu đến cuối
• Giúp tăng tốc quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và tức thời
• Giúp mở rộng mạng lưới kinh doanh, mở rộng các sản phẩm và dịch vụ để tiếp cận nhiều khách hàng hơn mà không bị quá tải, vì sự phối hợp giữa các bộ phận diễn ra suông sẻ trên nền tảng những quy trình chuẩn và dữ liệu chia sẻ tức thời, chính xác
• Giúp Doanh nghiệp xác định những rủi ro để hoàn thiện cơ chế quản trị.
• Giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí và lợi nhuận

3. Hạn chế của ERP

• Doanh nghiệp có thể có những quy trình đặc thù mà giải pháp ERP không cung cấp hoặc có cung cấp nhưng khác biệt quá lớn và không sử dụng được
• Chi phí chỉnh sửa phần mềm cao
• Thời gian và chi phí triển khai cũng là điểm mà.