Sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban thông qua phần mềm quản trị ERP

Trong một tổ chức doanh nghiệp, để hoạt động kinh doanh luôn được nhất quán theo quy trình cụ thể của từng phòng ban thì sự gắn kết thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng làm sao để sự liên kết này diễn ra một cách liền mạch và hiệu quả là bài toán khó mà các doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải. Vậy phải làm sao để xây dựng một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả? 

​

Khó khăn trong việc gắn kết thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp 

Trong nền kinh tế công nghiệp 5.0, khuynh hướng làm việc tại nhà, làm việc trực tuyến đã trở thành trạng thái “bình thường mới” của nhiều doanh nghiệp, tổ chức phải nhanh chóng thích nghi. Chính vì vậy, việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban trước đã gặp nhiều khó khăn nay lại trở thành vấn đề nan giải mà hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam phải đau đầu. 

Việc liên kết thông tin trong tổ chức thông quan phần mềm ERP nếu không được đảm bảo tính chặt chẽ và ăn ý có thể gây ảnh hưởng đến mục tiêu ban đầu và tổ chức khó có thể đạt được kết quả như mong muốn.

Hiệu suất làm việc của nhân viên cũng giảm bởi những thông tin họ nhận được bị “nhiễu loạn”, không liền mạch gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh. Ví như, trên một băng chuyền, sự sai sót ở 1 bộ phận sẽ khiến toàn bộ các công đoạn của các bộ phận tiếp theo bị gián đoạn.  

Như vậy, tất cả các phòng ban tuy đảm nhận nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có sự liên kết chặt chẽ. Khi chưa sử dụng phần mềm ERP, đa phần các doanh nghiệp sẽ dùng các phần mềm chuyên dụng khác. Tuy nhiên, những phần mềm này thường phục vụ cho một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng marketing, kho bãi,....) và “nói không” với những phòng ban khác.

Lúc này, việc chuyển thông tin giữa các phòng ban sẽ được thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công (chuyển văn bản bằng giấy, file copy,...) và nếu có sự thay đổi thông tin thì phải thông báo cho phòng ban khác, điều này làm tốn khá nhiều thời gian. Chính vì vậy, thông tin giữa các phòng ban sẽ không được liên mạch, thiếu tính liên kết và khó kiểm soát. 

2. Phần mềm ERP hỗ trợ liên kết giữa các phòng ban như thế nào? 

Thấm thía những “nỗi đau” mà các doanh nghiệp đang vướng phải, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm quản trị ERP của GESO đang là giải pháp hàng đầu được các doanh nghiệp sử dụng để khắc phục những “lỗ hổng” của mình. ERP được xem là các “dây thần kinh” liên kết các “bộ phận” trong một tổ chức lại thành một thể thống nhất và khi có sự đứt quãng sẽ tự động hình thành một liên kết mới để kết nối vẫn được giữ nguyên và không bị ảnh hưởng.

Phần mềm  ERP liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp như thế nào?

Phần mềm quản trị ERP là một mô hình công nghệ All-in-one sẽ bao gồm các module khác nhau liên kết và đồng bộ công việc giữa các phòng ban trong công ty, giúp chia sẻ thông tin liên mạch với nhau tạo thành một thể thống nhất.

• Bộ phận R&D giữ vai trò quan trọng, là đầu tàu của chuỗi cung ứng, đảm nhiệm công việc nghiên cứu, thử nghiệm sản phẩm mới và luôn tìm cách tối ưu chi phí sản xuất, giúp doanh nghiệp cải thiện để sản phẩm tung ra thị trường tốt nhất. Đồng thời nhập dữ liệu, báo giá lên hệ thống quản lý ERP để mọi bộ phận khác cập nhật liên tục thông tin. 
• Bộ phận phân tích Data sẽ nhận đơn hàng lên kế hoạch bán hàng dựa trên báo giá của bộ phận R&D, đồng thời từ những dữ liệu hàng tồn kho được nhập, hệ thống Al có trong ERP sẽ quản lý và đánh giá NCC một cách nhanh chóng. Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
• Kho, bãi nhờ có ERP mà việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho còn bao nhiêu, nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn đủ để bộ phận sản xuất nhập nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa,...Đồng thời ERP còn hỗ trợ sử dụng Handy Terminal tìm kiếm, lựa chọn vị trí trống; in QR Code chứa thông tin cần quản lý lên trên sản phẩm và quét mã; upload tự động thông tin lên hệ thống để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi.
• Bộ phận sản xuất thông qua báo cáo số lượng nguyên vật liệu được nhập trên hệ thống để lên kế hoạch sản xuất, từ đó phần mềm quản lý sản xuất ERP sẽ đề xuất mua hàng; theo dõi tự động công, nợ
• Bộ phận bán hàng là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thông qua đó tạo đơn hàng trên hệ thống để bộ phận Data tiếp nhận đơn hàng. Hệ thống ERP còn giúp nhân viên quản lý chặt chẽ việc chăm sóc khách hàng, phân loại xem đó là khách hàng đầu mối, khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, khách hàng truyền thống, để từ đó có những kế hoạch chăm sóc phù hợp. 
• Phòng kế toán dựa vào những dữ liệu phát sinh từ các phòng ban khác để thiết lập phiếu thu, chi, tổng hợp công nợ, giảm thiểu tối đa thời gian nhập liệu; đồng thời bảo đảm kết quả chính xác do các số liệu được tập hợp theo thời gian thực. Nhờ phần mềm kế toán ERP mà quá trình lập báo cáo phân tích tài chính một cách nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm được sai sót từ đó có thể điều chỉnh chiến lược và hướng đi tốt nhất cho công ty. 

Vậy ERP đã giúp các doanh nghiệp tháo gỡ “nút thắt” như thế nào?

• Phần mềm ERP cho phép các phòng ban kết nối với nhau thành một hệ thể thống nhất, giúp cho việc kiểm tra và cập nhật tiến độ công việc  một cách dễ dàng ngay trên hệ thống mà không cần thông qua nhiều phần mềm khác nhau. 
• Cho phép doanh nghiệp số hóa tất cả các quy trình (quy trình sản xuất, quy trình quản lý kho,...) và thông tin luôn được cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp nhân viên có thể tiếp nhận thông tin tức thời mà không cần phải đợi sự phản hồi lâu như thông thường.

Ví dụ như, khi kho đang cần nhập nguyên vật liệu, thì họ sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống ERP, từ đó phòng kế toán có thể nắm được thông tin tức thời và nhập nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu của kho bãi.

• Giúp nhân viên có thể thực việc công việc theo thứ tự ưu tiên, đúng tiến độ để khớp với các cá nhân, phòng ban khác tạo ra những giá trị cho doanh nghiệp. Từ khâu lập kế hoạch tổng thể đến dự báo mua hàng, kế hoạch sản xuất, quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quản lý kế toán đến quản lý sản xuất,....
• Tối ưu nguồn lực, giảm chi phí và thời gian nhờ vào việc tối ưu và cải tiến vận hành, đảm bảo sự trơn tru khi thực hiện công việc.
• Cải tiến và nâng cao năng suất làm việc của các cá nhân, nhóm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả quy trình. 
• Tăng sự cảm thông trong công việc, khi mà các nhân viên của bộ phận này hiểu được những khó khăn và thách thức mà đồng nghiệp mình tại các phòng ban đang gặp phải qua việc trao đổi thông tin. Ngoài ra, có thể hỗ trợ nhau một cách nhanh chóng trong quá trình trao đổi nếu thông tin đó bị sai lệch.
• Tăng cường tính tương tác và sự liên kết giữa các phòng ban. Đặc biệt, đối với các dự án lớn, doanh nghiệp cần sự hợp tác giữa các phòng ban để hoàn thành mục tiêu chung thì việc thông tin trao đổi thông tin một cách chính xác và liền mạch là điều cần thiết.  
• Các nhà lãnh đạo cũng có thể theo dõi tiến độ công việc thông qua các thông tin được cập nhật trên hệ thống. Từ đó có những hướng đi đúng và khắc phục những hạn chế để cải thiện sản phẩm và đưa yêu cầu cho phòng Marketing để chỉnh sửa chiến dịch cho phù hợp.
• ERP có khả năng giúp tính toán và dự báo những phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn như ERP giúp bộ phận kho bãi tính toán chính xác số nguyên vật liệu, hàng tồn kho và phải nhập, các phương pháp tính giá thành,...Từ đó hạn chế được những thiếu sót, cho phép công ty luôn có đủ nguyên vật tư để sản xuất hay hàng tồn kho không bị tồn đọng quá nhiều.

Sự liên kết giữa các nhân viên và các phòng ban với nhau trở thành mắt xích để doanh nghiệp có thể vận hành như một thể thống nhất và việc ứng dụng ERP đã giúp cho mắt xích này được kiên cố và chắc chắn hơn. Mong rằng những thông tin mà GESO chia sẻ thông qua bài viết trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn từng bước xây dựng hệ thống quy trình làm việc giữa các phòng ban được vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.