DOANH NGHIỆP DƯỢC CẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ GÌ ĐỂ PHÁT TRIỂN TỐT HƠN?

Hiện nay, khi đời sống ngày một cao thì nhu cầu chăm sóc sức khỏe của con người ngày càng được chú trọng. Điều này đã góp phần đẩy mạnh nhu cầu sử dụng thuốc cũng như đòi hỏi sự phát triển và mở rộng sản xuất của các doanh nghiệp dược để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Lĩnh vực sản xuất dược phẩm là ngành có nhiều đặc thù như: hàng hóa nhập theo lô, quản lý bằng hạn sử dụng, trình độ của dược viên,… Mặt khác, ngành dược phẩm chịu sự quản lý của một loạt các điều luật nghiêm ngặt và quy định cần phải tuân thủ. Chính vì vậy, việc quản lý sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình sản xuất. Phần mềm quản trị ERP chính là  giải pháp, công cụ và hệ thống thích hợp để hợp lý hóa và tự động hóa quy trình từ sản xuất đến giao hàng trong các công ty sản xuất dược phẩm.

Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp dược phát triển bền vững cũng như mở rộng quy mô bằng cách duy trì tất cả các quy trình cũng như dữ liệu trong một hệ thống. Dưới đây là một số lợi ích của ERP đem lại:

1. ERP giúp quản lý kho chi tiết, hiệu quả.

Đối với tất cả doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là công ty dược phẩm, bởi tính chất kho của các doanh nghiệp này rất đa dạng về chủng loại cũng như việc xuất nhập hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục.

Vì vậy việc triển khai hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp dược quản lý theo từng lô và hạn sử dụng, chi tiết tới từng kho, đáp ứng tốt về Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc của Bộ Y tế, bảo đảm nguyên tắc hàng hóa nhập trước, xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước.

Mặt khác, đặc thù của doanh nghiệp dược là hàng hóa có đơn vị tính đa dạng (thùng, hộp, vỉ,..) nên việc quản lý bằng các công cụ truyền thống như excel hay sổ sách thông thường chỉ tốn thời gian mà không hiệu quả. Việc ứng dụng mô hình ERP sẽ giúp kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần mà vẫn có thể xem được báo cáo theo nhiều đơn vị khác nhau, đồng thời hệ thống ERP còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng, doanh số bán hàng theo từng dòng sản phẩm, từng nhà sản xuất.

2. Hồ sơ lô, hồ sơ kiểm nghiệm điện tử.

Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu 90% việc lưu trữ và sử dụng giấy tờ thủ công do phần mềm hỗ trợ số hóa hồ sơ lô điện tử và hồ sơ kiểm nghiệm điện tử theo chuẩn GMP, do đó bộ phận quản lý có thể nắm bắt thông tin tức thời và không cần các báo cáo thủ công.

3. ERP giúp quản lý hoạt động của các cửa hàng.

Hệ thống ERP ngoài khả năng quản lý nhập, xuất, tồn hàng hóa, thì còn giúp kế toán quản lý tốt doanh thu, chi phí, công nợ,…chi tiết đến từng cửa hàng. Đặc biệt, phần mềm còn giúp kế toán theo dõi chặt chẽ hàng gửi bán cho các đại lý.

4. ERP giúp quản lý doanh số bán hàng của trình dược viên.

Trình dược viên là trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng, có vai trò quan trọng khi chịu trách nhiệm giới thiệu, bán hàng và thu tiền hàng khách hàng. Chính vì vậy, các công ty dược phẩm đều có nhu cầu theo dõi doanh số bán hàng, theo dõi công nợ khách hàng theo từng trình dược viên. Hệ thống ERP sẽ đáp ứng tốt nhu cầu này của các doanh nghiệp dược phẩm.

5. Cung cấp bộ báo cáo quản trị từ tổng quát đến chi tiết.

Phần mềm quản trị ERP sẽ cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ, báo cáo mang đặc thù của lĩnh vực kế toán dược phẩm (Theo Tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc, GDP – Good Distribution Practices) như: Mẫu biểu báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô, Phiếu nhập kho, xuất kho số lô hạn dùng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ …

Song song với các mẫu biểu báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, hệ thống ERP còn thiết kế hàng trăm mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán chỉ cần lựa chọn các biểu mẫu phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị của doanh nghiệp nhằm tăng tính hiệu quả và tính cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành. Sản xuất dược phẩm là một ngành có rất nhiều yêu cầu quản trị chuyên biệt và đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định khắt khe của Bộ Y tế vì thế việc có một hệ thống quản lý toàn diện có ý nghĩa vô cùng to lớn. Chính vì vậy hệ thống ERP ra đời chính là một giải pháp tối ưu cho sự phát triển của ngành dược phẩm Việt Nam hiện nay.