10 Khó khăn khi triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay ERP là hệ thống quản trị hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp triển khai và sử dụng. Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống ERP không phải lúc nào cũng đơn giản. Đi kèm với kỳ vọng về sự thay đổi là thách thức và khó khăn trong quá trình triển khai ERP.

Vậy những khó khăn khi triển khai ERP đó là gì? Với kinh nghiệm trong quá trình triển khai hệ thống ERP từ nhiều dự án, GESO đã rút ra được những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải sau.

Những khó khăn khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

Khó khăn khi triển khai ERP là lựa chọn nhà cung cấp

Thị trường Việt Nam đang có khá nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP với nhiều lời quảng cáo hấp dẫn, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp, sau đó đưa ra yêu cầu cho nhà cung cấp ERP để đáp ứng. 

Bên cạnh đó, cần dành thời gian để nghiên cứu kỹ về nhà cung cấp ERP, xem họ có đáp ứng được các chức năng giúp đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Nên chọn nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm triển khai, có uy tín trong ngành và có nhiều dự án triển khai ERP thành công. 

Quan trọng là thu thập đủ thông tin về các yêu cầu chung và có cuộc trò chuyện cởi mở với nhà cung cấp để tìm được phần mềm phù hợp và đối tác hỗ trợ trong hành trình sử dụng ERP.

Doanh nghiệp chưa ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) vào quản trị doanh nghiệp

Đứng thứ hai trong số các khó khăn khi triển khai ERP là doanh nghiệp chưa tích hợp Công nghệ thông tin (CNTT) vào quá trình quản lý hoạt động kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đã tồn tại và phát triển trong thời gian dài nhưng chưa tận dụng được những tiến bộ trong lĩnh vực CNTT để quản lý công việc. Các công việc vẫn được thực hiện thủ công mà không sử dụng đến CNTT. 

Chính vì vậy, khi quyết định triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn trong việc đào tạo lại nhân viên các bộ phận sử dụng CNTT. 

Do đó, để tránh lãng phí trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp cần phải tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ công ty một cách kỹ lưỡng để có thể đưa ra phán quyết chính xác

Doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp

Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành rõ ràng

Nếu doanh nghiệp không đưa ra quyết định rõ ràng khi phân tích hoạt động kinh doanh, thì không chỉ làm giảm khả năng tận dụng những lợi ích của ERP. Hơn nữa,  còn có thể gặp nhiều khó khăn khi triển khai ERP hơn so với việc không triển khai.

Hệ thống ERP sở hữu hơn 30 mô-đun cốt lõi và 3000 mô-đun tùy chỉnh. Chính vì thế, để việc lựa chọn các mô-đun phù hợp, chủ doanh nghiệp yêu cầu cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai. Nhằm đảm bảo rằng phần mềm ERP được lựa chọn sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp.

Trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp khó khăn 

Hệ thống ERP là một lĩnh vực chuyên biệt mà nhiều chủ doanh nghiệp và nhà quản lý không quen thuộc, trừ khi họ đã ở trong ngành. Do đó, các cuộc thảo luận ban đầu giữa nhà cung cấp phần mềm và doanh nghiệp có thể gặp khó khăn và rào cản do thiếu hiểu biết lẫn nhau.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về ERP trước khi tham gia thảo luận. Mặt khác, các nhà cung cấp phần mềm nên đặt mục tiêu truyền đạt khái niệm ERP rõ ràng và trực quan nhất có thể. Cụ thể, sử dụng hình ảnh và nghiên cứu điển hình để giúp doanh nghiệp hình dung hệ thống.

Trong quá trình triển khai, nếu có vấn đề phát sinh, hai bên cần thông báo kịp thời cho nhau để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng dẫn đến tư vấn sai hoặc cấu hình ERP không tương thích với mô hình doanh nghiệp.

Thiếu ngân sách là khó khăn triển khai ERP

Trong tương lai, việc triển khai hệ thống ERP có thể làm tăng hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu triển khai không tốt sẽ có tác động tiêu cực. 

Khi lập ngân sách, cần tính đến cả chi phí tài chính và thời gian thực hiện công việc của các thành viên nhóm dự án ERP. Quan trọng là phải có một người chịu trách nhiệm về dự án, đồng thời tương tác chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất. 

Ngoài ra, đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất cần thiết. Các mô-đun ứng dụng ERP yêu cầu tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ. Nếu không phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng, sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và các vấn đề phần mềm khác.

Sự phản đối của các đơn vị cơ sở khi triển khai ERP

Điều rất quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP là sự đồng thuận giữa lãnh đạo và các bộ phận dưới. Nếu lãnh đạo áp đặt quyết định mà không tương tác với các bộ phận dưới, có thể dẫn đến sự phản đối và khó khăn trong việc chuyển đổi sang một phần mềm mới. 

Một vấn đề khác khi lãnh đạo - nhân viên không đồng ý về việc triển khai ERP do sự mâu thuẫn về quyền lợi và mục tiêu giữa các cá nhân và phòng ban, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc và triển khai dự án.

Vì vậy, để thành công trong việc triển khai ERP, lãnh đạo phải cam kết và đồng lòng với các bộ phận để thực hiện dự án, cùng nhau lập kế hoạch triển khai và đưa ra quyết định chung. Lãnh đạo và nhân viên cần đồng thuận về việc áp dụng hệ thống ERP để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của doanh nghiệp.

Thiếu sự nhất quán trong các phòng ban khi triển khai ERP

Doanh nghiệp không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai

Chủ doanh nghiệp không thực sự quyết tâm và đánh giá thấp độ phức tạp của quá trình triển khai. Điều này dẫn đến các dự án bị gián đoạn trước khi hoàn thành và bỏ qua những lợi ích mà ERP có thể mang lại.

Để giải quyết vấn đề này, nhà cung cấp cần trung thực và trực tiếp thông báo về các khó khăn trong quá trình triển khai để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thử thách sắp tới. 

Mặc dù quá trình triển khai ERP có thể gặp nhiều khó khăn và rào cản, nhưng không nghĩa là doanh nghiệp nên từ bỏ ý định triển khai. Nếu vượt qua được các khó khăn này, doanh nghiệp sẽ hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng hệ thống ERP.

Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều loại dữ liệu cần được quản lý như thông tin tài chính, nhân sự và khách hàng. Thông thường, các dữ liệu này được phân tán trong nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau, gây khó khăn cho việc kiểm soát và quản lý thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp. Dẫn đến việc, bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc không thể nắm bắt kịp thời các thông tin khẩn cấp trong doanh nghiệp.

Thách thức trong quá trình triển khai giải pháp ERP

Thiếu chương trình đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm ERP

Các hệ thống ERP chỉ tốt khi người sử dụng thật sự am hiểu được hệ thống, vì vậy một trong những thách thức chính của doanh nghiệp sẽ đối mặt đó là đảm bảo các nhân sự được đào tạo kỹ càng về hệ thống. Việc triển khai sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, nếu nhân viên được đào tạo và huấn luyện phù hợp.

Để tạo ra chương trình đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm ERP, cần xác định các mục tiêu đào tạo và huấn luyện, đối tượng tham gia, nội dung, phương pháp và thời lượng đào tạo. Nội dung đào tạo và huấn luyện cần bao gồm các phần sau:

• Giới thiệu về phần mềm ERP: Tìm hiểu về các tính năng, ưu điểm và ứng dụng của phần mềm ERP.
• Phần mềm kế toán ERP khác gì với phần mềm kế toán truyền thống?
• Các chức năng của phần mềm ERP: Tập trung vào các chức năng quản lý tài nguyên như quản lý tồn kho, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý kế toán, quản lý đơn hàng.

Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Chủ doanh nghiệp cần đánh giá cẩn thận và xem xét các thông tin nào cần phải tiết lộ ra ngoài trong ERP. Có những thông tin quan trọng và nhạy cảm, như thông tin tài chính, thông tin về khách hàng, thông tin về quy trình sản xuất, thông tin về bí mật công nghệ, không nên tiết lộ ra ngoài.

Tuy nhiên, một số thông tin có thể được chia sẻ ra ngoài để hỗ trợ việc quản lý và vận hành doanh nghiệp, chẳng hạn như thông tin về số lượng hàng tồn kho, thông tin về quy trình đặt hàng và giao hàng, thông tin về nhân viên và tiến độ công việc. Những thông tin này có thể được chia sẻ cho các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để hỗ trợ cho việc kinh doanh và tạo ra sự tin tưởng.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần phải đánh giá mức độ nhạy cảm của thông tin và đưa ra quyết định hợp lý để bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp và đồng thời đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan.

Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Trên đây là một số khó khăn khi triển khai ERP mà GESO chia sẻ cùng với doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn thêm hoặc yêu cầu một phiên bản demo phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được tùy chỉnh cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số điện thoại 0946 33 43 53 hoặc gửi yêu cầu về email: htkh@geso.us.