NHỮNG DẤU HIỆU THẤT BẠI TRONG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG DMS.

Những năm gần đây, DMS - Hệ thống quản trị phân phối - không còn là khái niệm xa lạ đối với những doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Hệ thống DMS đã trở thành công cụ hiệu quả giúp các doanh nghiệp khắc phục những nhược điểm trong cách làm truyền thống, giảm thời gian trong quy trình xử lý dữ liệu, tăng doanh thu và tăng sức cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.

Tuy nhiên, việc áp dụng DMS không phải bao giờ cũng thành công tại tất cả doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do có thể khiến việc triển khai hệ thống DMS của doanh nghiệp gặp khó khăn, bị trì hoãn, thậm chí thất bại nếu không được phát hiện và khắc phục kịp thời.

Về phía doanh nghiệp

1. Chưa nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường.

Thực hiện nghiên cứu không có nghĩa là chỉ yêu cầu báo giá, xem các tính năng hay đọc những phản hồi của người dùng. Mặc dù đây cũng là những yếu tố quan trọng nhưng doanh nghiệp nên quyết định dựa trên những gì mình cần: hỗ trợ, mức độ tùy biến, khả năng support sau bán hàng… Những doanh nghiệp ngành tiêu dùng nhanh, thực phẩm – đồ uống với mức độ phức tạp cao về các dòng sản phẩm, tồn kho… nên việc tìm hiểu kỹ giải pháp là cực kỳ quan trọng. Các nhà cung cấp phần mềm thường cho phép dùng thử từ 2 – 4 tuần, hãy tận dụng thời gian này để đánh giá mức độ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Doanh nghiệp nên tận dụng những phản hồi của các doanh nghiệp đã áp dụng trước đó. Nó sẽ chỉ ra 2 yếu tố chính: Phần mềm có hoạt động ổn định như những gì quảng cáo? và Nhà cung cấp có support nhiệt tình trong quá trình sử dụng?

2. Giao nhiệm vụ không đúng người.

Trong một số trường hợp, thay vì chọn những người phù hợp nhất thì giám đốc điều hành lại giao việc quản lý dự án DMS cho những cá nhân không am hiểu nhiều về công nghệ hay hệ thống phân phối. Họ có thể là giám sát bán hàng, kinh doanh, bộ phận kế toán hay thậm chí là Trưởng phòng hành chính – nhân sự. Việc đánh giá thấp sự phức tạp cũng như tầm quan trọng của dự án sẽ là yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả triển khai.

3. Thay đổi người phụ trách liên tục.

Một số doanh nghiệp vì nhiều lý do mà người phụ trách liên tục thay đổi khiến việc liên lạc với đơn vị cung cấp DMS bị gián đoạn và không được đồng nhất. Vấn đề trao đổi qua lại quá nhiều lần làm giảm năng suất làm việc và không đánh giá khách quan kéo dài thời gian hoàn thành dự án.

4. Đào tạo không đủ.

Hệ thống quản lý phân phối DMS được sử dụng khác nhau dựa trên vai trò của từng bộ phận. Nếu như doanh nghiệp chỉ tổ chức những buổi đào tạo chung, chắc chắn người dung sẽ bị rối và không thể sử dụng một cách hợp lý nhất. Hãy tổ chức những buổi đào tạo riêng cho từng bộ phận Sales Admin, Kế toán, Giám sát và nhân viên bán hàng. Đặc biệt, với nhân viên sales có thể tổ chức đào tạo nhiều lần và liên tục giám sát kết quả thực hiện trong giai đoạn đầu.

5. Lãnh đạo không tham gia các buổi đào tạo.

Việc để nhà cung cấp DMS hoặc người điều hành (admin) tự thực hiện đào tạo thường là yếu tố khiến nhân viên không lắng nghe hoặc họ có thể bắt đầu loại bỏ những gì không thích. Vai trò của lãnh đạo tại các buổi đào tạo rất quan trọng, nó thể hiện sự quan trọng của phần mềm đối với hệ thống phân phối của doanh nghiệp, đồng thời tạo một sức ép nhất định để nhân viên chú ý lắng nghe hướng dẫn sử dụng.

6. Chùn bước trước sự phản đối của nhân viên.

Khi triển khai DMS, phản đối là điều gần như sẽ xảy ra, vì việc thay đổi sẽ đụng chạm đến lợi ích của một số người. Thay vì tìm hiểu, đưa ra phương án giải quyết, doanh nghiệp lại tìm cách thỏa hiệp, thậm chí đẩy trách nhiệm về phía phần mềm. Đây là cơ sở để khiến nhân viên không coi trọng việc áp dụng phần mềm.

Về phía nhà cung cấp DMS

1.Vẽ ra một tương lai quá hoàn hảo.

Để thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ, đôi khi các nhà cung cấp lại mang đến một tương lai đầy màu hồng sau khi áp dụng DMS mà mặc nhiên bỏ qua những vấn đề có thể xuất hiện, các lỗi thường gặp. Đây là nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp khi áp dụng phần mềm DMS vào thực tế bị “vỡ mộng”. Thời gian xử lý những vấn đề phát sinh, lỗi hay phát triển tính năng mong muốn quá lâu,.

Thực tế, cũng giống như mọi giải pháp công nghệ, việc triển khai giải pháp DMS sẽ đối mặt với hàng loạt thách thức và chắc chắn sẽ phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng. Điều quan trọng, nhà cung cấp cần vạch ra phương án khắc phục cũng như thời gian xử lý cụ thể.

2. Sau triển khai không có đội ngũ support.

Rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ đầu tư rất lớn vào đội phát triển sản phẩm nhưng lại không xây dựng riêng team chăm sóc khách hàng, xử lý sự cố cho khách hàng. Khi khách hàng gặp sự cố họ không biết gọi cho ai, không có tổng đài,… Thời gian xử lý sự cố quá lâu hay thậm chí là không tiếp nhận yêu cầu khiến doanh nghiệp ngày càng gặp khó khăn khi sử dụng DMS.