HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? HÀNG TỒN KHO GỒM NHỮNG GÌ?

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là gì? Đa số người tiêu dùng cho rằng hàng tồn kho chính là những mặt hàng tồn lại trong kho, bị lỗi hoặc bị hư hỏng một phần nào đó mà không thể bán ra thị trường. Cũng có người cho rằng, hàng tồn kho là hàng ế và sẽ thanh lý giá rẻ để dọn mặt bằng. 

Tuy nhiên, trong kinh doanh và kinh tế học, khái niệm hàng tồn kho được hiểu hoàn toàn khác. Hàng tồn kho là hàng hóa mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng trong kỳ sản xuất. Hoặc cũng có thể hiểu là hàng hóa đang trong kỳ sản xuất, kinh doanh dở dang và những nguyên liệu, thành phần, công cụ, dụng cụ khác tạo ra sản phẩm. 

Theo góc độ chuyên môn, thế nào là hàng tồn kho? Đây là cầu nối giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đây chính là phương án dự phòng để doanh nghiệp cân bằng cung cầu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng một cách kịp thời. 

Mục đích của lưu trữ hàng tồn kho là gì?

Các công ty thường giữ lại một số lượng lớn hàng tồn kho dù chi phí lưu trữ đắt đỏ, bởi vì hàng tồn kho có tầm quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp. Theo báo cáo của các nhà nghiên cứu, có 3 lý do chính để lưu trữ hàng tồn kho như sau:

Dự phòng nhu cầu tăng đột ngột

Nếu nhu cầu tăng đột ngột và thị trường không đáp ứng được, biện pháp dự phòng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội để tăng lợi ích. Hơn nữa, dự phòng hàng tồn kho cũng có thể được sử dụng để bù đắp nguồn nguyên liệu còn thiếu và tránh khỏi tình trạng bị ép giá bởi các doanh nghiệp đầu cơ.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu cung ứng hàng hóa và đảm bảo khách hàng luôn có được sản phẩm mà họ mong muốn. Thì sẽ làm cho khách hàng tin tưởng và trung thành hơn với doanh nghiệp.

Đầu cơ khi giá cả tăng cao

Trên thị trường hiện nay, giá cả đang biến động và có xu hướng tăng cao. Vì vậy, việc lưu trữ một lượng hàng hóa trong kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng lưu trữ hàng hóa, bất kể là nguyên vật liệu hay sản phẩm hoàn thiện, đều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Thông thường, tại các doanh nghiệp, người ta thường lưu trữ nguyên vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm hoàn thiện. Việc này giúp giảm thiểu chi phí đầu vào và tối ưu hóa hệ thống quản lý sản xuất, đồng thời còn cho phép điều chỉnh để sản xuất ra các sản phẩm khác nhau và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.

Giao dịch hàng tồn kho

Các doanh nghiệp có kho hàng tồn sẽ tránh được tình trạng gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng, giúp duy trì sự liên tục và ổn định trong hoạt động kinh doanh.

Duy trì lượng tồn kho cần thiết cho doanh nghiệp

Duy trì được mức tồn kho hợp lý là một thách thức đối với các doanh nghiệp. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ dẫn đến tăng chi phí lưu trữ và rủi ro hư hỏng hoặc lỗi thời của sản phẩm. Tuy nhiên, không có đủ hàng tồn kho có thể gây ra mất mát do không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. 

Để duy trì được mức tồn kho hợp lý, doanh nghiệp cần phải tập trung vào dự đoán nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản lý tốt các đơn đặt hàng và thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho để điều chỉnh kịp thời. Việc duy trì mức tồn kho hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí trong quản lý doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là cách để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này bao gồm việc kiểm tra, điều chỉnh mức tồn kho theo nhu cầu sử dụng thực tế để tránh lưu trữ hàng quá lâu và giảm chi phí lưu trữ. Bên cạnh đó, sử dụng kỹ thuật tự động hoá trong quản lý hàng tồn kho cũng giúp giảm chi phí nhân công và tăng tính chính xác. 

Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?

Sẽ không ít người thắc mắc hàng tồn kho bao gồm những gì. Trong phần dưới đây, GESO sẽ giúp quý khách giải đáp một cách thật chi tiết. Ta có thể xác định hàng tồn kho theo hai dạng dưới đây. 

Theo chủng loại hàng hóa 

• Hàng mua về để bán bao gồm: bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đang đi trên đường, hàng đang gửi đi để gia công chế biến, hàng tồn kho. 
• Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. 
• Sản phẩm dở dang: Những sản phẩm chưa được hoàn thiện hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa hoàn thành thủ tục nhập kho. 
• Nguyên vật liệu.
• Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. 
• Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang. 
• Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp. 

​

Theo đặc điểm của hàng hóa 

Dựa vào đặc điểm ta có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại cơ bản: 

• Nguồn vật tư: Là các loại đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu,... vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Các vật tư này đều đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ quá trình sản xuất. 
• Nguyên liệu thô: Là dạng nguyên liệu mà doanh nghiệp có thể bán đi hoặc dùng để phục vụ cho việc sản xuất trong tương lai; gửi đi gia công hoặc chế biến; đã mua đang trên đường về. 
• Bán thành phẩm: Là những sản phẩm được đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc hoàn thành rồi nhưng vẫn chưa có đầy đủ thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất. 
• Thành phẩm: Là những sản phẩm hoàn thiện sau khi trải qua quá trình sản xuất.

​

Những lý do tồn tại hàng tồn kho trong kinh doanh

Hàng tồn kho cần tồn tại trong kinh doanh vì những lý do sau đây: 

• Thời gian: Thời gian cung ứng sản phẩm từ kho đến người sử dụng cuối cùng luôn có độ trễ nhất định về thời gian nên cần có lượng hàng hóa tích trữ để đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu của người mua. 
• Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu sử dụng hàng hóa sẽ thay đổi theo chu kỳ, tuy nhiên khả năng sản xuất là cố định. Ví dụ trong các dịp lễ, dự đoán hàng hóa sẽ được tiêu thụ với số lượng lớn nên cần tích trữ hàng tồn kho để có thể đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường. 
• Tính bất định: Một số rủi ro tiềm ẩn trong nguồn cung, nguồn cầu như giao, nhận hàng không đúng thời gian, không đủ số lượng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nên dự trữ hàng hóa để dự phòng là quyết định chính xác nhất trong trường hợp này. 
• Tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phải tăng cường hoạt động logistics để giao, nhận hàng đúng kế hoạch. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp phải tốn khoản chi phí lớn cho hoạt động logistics. Vì thế, doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng và đợi đến khi đủ số lượng thì mới giao nhằm tối ưu chi phí logistics. 
• Tăng giá trị: Trong sản xuất, có một số loại hàng hóa chỉ đạt được giá trị yêu cầu khi được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như trong công nghiệp bia. Do đó, tích trữ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo có đủ hàng hóa để cung ứng cho thị trường. . 

​

3 Cách phân biệt các loại hàng tồn kho

Có thể phân loại hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy vào nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Sau đây là một số cách phân loại hàng tồn kho phổ biến:

Theo công dụng

Hàng tồn kho có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó một trong những cách phổ biến là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho. Theo cách này, hàng tồn kho có thể được phân loại thành các loại sau:

• Hàng tồn kho nguyên vật liệu: Là các loại hàng hóa được sử dụng để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: nguyên liệu thô, vật liệu đóng gói, bột giấy, thép, nhựa,...
• Hàng tồn kho sản phẩm thành phẩm: Là các sản phẩm hoàn thành đã được sản xuất sẵn, chờ đợi để bán hoặc giao hàng. Ví dụ: quần áo, đồ gia dụng, đồ điện tử,...
• Hàng tồn kho sản phẩm đang sản xuất: Là hàng hóa đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thành. Ví dụ: bánh mì đang trong quá trình trộn bột, bánh kẹo đang trong quá trình đóng gói,...
• Hàng tồn kho vật tư và thiết bị: Là các loại hàng hóa được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Ví dụ: máy móc, dụng cụ, thiết bị điện tử,...
• Hàng tồn kho hàng hóa dở dang: Là hàng hóa bị hư hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, không thể bán được. Ví dụ: sản phẩm bị vỡ, bị nứt, bị lỗi kỹ thuật,...

Nói chung, phân loại hàng tồn kho theo công dụng giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Từ đó giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho quá lớn hoặc thiếu hụt, đồng thời cải thiện quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo nguồn hình thành

Phân loại hàng tồn kho dựa trên nguồn gốc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách chính xác hơn. Các loại hàng tồn kho được phân loại dựa trên nguồn gốc bao gồm:

• Hàng tồn kho được mua vào: Là các mặt hàng hoặc sản phẩm mà một doanh nghiệp đã mua từ các nhà cung cấp nhưng chưa bán hết cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này thường xảy ra trong các doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất.
• Hàng tồn kho tự sản xuất: Là các sản phẩm đã được sản xuất bởi doanh nghiệp, nhưng chưa được bán hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất. Thông thường, một phần của nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp và được tính vào tài sản tồn kho.
• Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đó là sản phẩm được tặng, được nhập từ một công ty liên doanh, …

Việc phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành giúp cho các nhà quản lý kho có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho việc điều chỉnh và cân đối nguồn cung và cầu một cách chính xác hơn.

Theo yêu cầu sử dụng

Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng là một quá trình quan trọng trong quản lý kho hàng. Theo cách này, các mặt hàng trong kho được phân loại dựa trên mức độ sử dụng của chúng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Các phân loại chính bao gồm:

• Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Là những sản phẩm hoặc vật liệu mà doanh nghiệp đã sản xuất hoặc mua vào nhưng chưa tiêu thụ hoặc sử dụng hết.
• Hàng tồn kho không cần sử dụng: Là các mặt hàng, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu được lưu trữ trong kho nhưng không được sử dụng hoặc bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. 

Việc phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn bằng cách đưa ra quyết định về việc tập trung vào việc mua hàng, lưu trữ và bảo quản các mặt hàng quan trọng nhất và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

Quản trị hàng hóa trong kho

Quản trị hàng hóa trong kho là công việc rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Công việc của người quản lý kho là kiểm soát các công việc từ đầu đến cuối bao gồm đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho.

Nguyên tắc tính hàng tồn kho

Nguyên tắc tính hàng tồn trong kho chính là cơ sở để nhà quản trị quản lý số lượng và giá trị hàng hóa tốt nhất. Có 4 nguyên tắc quan trọng: 

• Nguyên tắc giá gốc 

​

Hàng tồn kho cần được ghi theo giá gốc. 

Giá gốc = chi phí chế biến + chi phí mua hàng + chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa tồn kho. 

Những chi phí không nằm trong giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí quản lý, chi phí bán hàng. 

• Nguyên tắc nhất quán

​

Vì giá hàng trong kho sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính trong một năm của doanh nghiệp nên cần có tính nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm, để dễ dàng thống kê dữ liệu và lập báo cáo tài chính. 

• Nguyên tắc thận trọng

​

Thận trọng không chỉ là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho mà còn là tố chất cần có đối với một nhà quản lý kho. Việc thận trọng trong từng khâu sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro, tổn thất không đáng có. Giá trị hàng hóa tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng. 

Giá trị ròng = giá trị tài sản - khoản dự phòng. 

• Nguyên tắc phù hợp

​

Khi ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào kỳ kế toán năm thì cần đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu vào. Nếu ghi nhận không đúng theo nguyên tắc sẽ khiến thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch, dẫn đến thay đổi hướng phát triển thực tế lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Nếu hàng tồn kho được sử dụng để tạo ra nhà xưởng, máy móc, thiết bị thì giá gốc của nó sẽ được hạch toán vào giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp. 

Cách quản lý hàng hóa tồn kho

Để quản lý kho hàng tồn hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ những thông tin:

• Tỷ lệ số lượng hàng tồn trong kho bao nhiêu là hợp lý?
• Kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào là hiệu quả nhất?
• Diện tích kho hàng có đủ đáp ứng số lượng hàng tồn kho hay không? 
• Hiệu quả hoạt động của máy móc thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất hiện tại hay không? 
• Yêu cầu của khách hàng về hàng hóa. 
• Chi phí quản lý hàng còn tồn kho. 

​

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cần kiểm soát về số lượng và cả giá trị hàng hóa trong kho để biết được hàng còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, từ đó có kế hoạch bán hàng và nhập hàng phù hợp. 

Một số cách quản lý kho hàng hiệu quả mà nhà quản lý có thể áp dụng như: 

• Quản lý bằng mã vạch.
• Thường xuyên kiểm tra kho.
• Quản lý số lượng hàng xuất - nhập - tồn mỗi ngày.
• Đảm bảo nhiên viên làm việc theo đúng quy trình.

​

>> Xem thêm: ISO là gì? ERP hỗ trợ cho ISO như thế nào trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý kho và tồn kho hiệu quả

Hiện nay, trong thời đại công nghệ số thì việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm. Đặc biệt, đối với việc quản lý kho và tồn kho, việc ứng dụng phần mềm quản lý thông minh mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả trong quản lý, từ đó nâng cao thế mạnh cạnh tranh. 

Phần mềm quản trị SalesUp ERP chắc chắn sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý kho hàng. Hệ thống SalesUp ERP đóng vai trò như là trung tâm điều khiển giúp chuẩn hóa quy trình vận hành kho bãi, hạn chế tình trạng thất thoát kho bãi, từ đó số liệu thống kế được chuẩn xác hơn. 

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn sử dụng phần mềm SalesUp ERP: 

• Quy trình đặt hàng tự động được tích hợp sẵn giúp hạn chế trường hợp bị thiếu hàng hay đứt gãy chuỗi cung ứng. 
• Không gian lưu trữ đám mây giúp dữ liệu được bảo mật tốt hơn và quá trình truy xuất dữ liệu cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn. 
• Có không gian lưu trữ lớn. 
• Dễ kiểm soát thông tin từng mặt hàng thông qua phân loại cụ thể và tra cứu thông minh.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
• Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa để doanh nghiệp có thể chủ động cung ứng sản phẩm và lên đơn hàng phù hợp.
• Đặt lịch thông báo kiểm kho định kỳ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa.

>> ​Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh doanh nghiệp

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa ra thị trường. Hơn nữa, quản lý hàng hóa tồn kho bằng phần mềm thông minh cũng là cách để doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận. Mọi nỗi lo về việc làm thế nào để kiểm soát hàng tồn trong kho hợp lý, khoa học đã được phần mềm SalesUp ERP giải quyết. Nếu cần tư vấn rõ hơn về phần mềm quản trị này đừng ngần ngại liên hệ với GESO qua hotline hoặc truy cập website để được chuyên viên giải đáp tận tình. 

• Hotline: 0946 33 43 53
• Email: htkh@geso.us

​

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể trải nghiệm bản DEMO phần mềm SalesUp ERP hoàn toàn miễn phí trước khi quyết định sử dụng gói dịch vụ của chúng tôi.