DÙNG ERP NHƯ PHẦN MỀM HAY NHƯ GIẢI PHÁP?

Ở các quốc gia phát triển, hầu hết các Doanh nghiệp đều ứng dụng ERP để gia tăng hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh. Trong khi ở Việt Nam, tỉ lệ Doanh nghiệp Việt dùng ERP còn khá thấp, chưa tới 10%.

Trong đó, nhiều Doanh nghiệp Việt chỉ sử dụng ERP như một phần mềm, nghĩa là nơi ghi nhận, lưu trữ dữ liệu và xem các báo cáo, nên Doanh nghiệp đã không hài lòng với hiệu quả nhận được so với tổng số tiền đầu tư. Cụ thể là sự hiệu quả về mặt Quản lý chi phí, năng suất, tồn kho, công nợ... vẫn không được cải thiện gì nhiều sau khi có ERP. Đây không phải là lỗi của Doanh nghiệp, mà là do Doanh nghiệp chưa được tư vấn đầy đủ để có thể khai thác ERP như là những giải pháp giúp gia tăng hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp.

Như vậy, dùng ERP thế nào và xây dựng những giải pháp ra sao để giải quyết những vấn đề chưa hiệu quả của Doanh nghiệp đây?

Hãy lấy một ví dụ cho dễ hình dung như sau: Một Doanh nghiệp XYZ đang tăng trưởng tốt, nhưng thỉnh thoảng bị thiếu hụt dòng tiền. Mr. CEO muốn dòng tiền được sử dụng tối ưu hơn và thấy rằng các bộ phận chưa phối hợp với nhau tốt, nên quyết định trang bị hệ thống ERP. Tuy nhiên, khi đã có ERP rồi, tùy vào cách sử dụng mà Doanh nghiệp có được sự hiệu quả nhiều hay ít. Chúng ta hãy cùng xem xét các cách dùng như sau:

1. Dùng ERP như một phần mềm

• Hóa đơn bán hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi khách hàng được định một thời hạn nợ và hạn mức nợ
• Hóa đơn mua hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi nhà cung cấp được định một thời hạn nợ
• Kế toán công nợ phải thu có thể dựa trên các báo cáo theo dõi công nợ để thu hồi nợ khách hàng
• Kế toán công nợ phải trả có thể dựa trên các báo cáo theo dõi công nợ để thanh toán nợ cho nhà cung cấp

Với cách dùng như trên, hiệu quả thu nợ có thể không cao và ít ổn định, vì không có kế hoạch thu nợ và thiếu đánh giá thực đạt so với kế hoạch. Ngoài ra, mục tiêu tối ưu hóa dòng tiền vẫn chưa đạt, vì chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả.

2. Dùng ERP như một giải pháp

Giải pháp 1:

• Hóa đơn bán hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi khách hàng được định một thời hạn nợ và hạn mức nợ
• Hóa đơn mua hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi nhà cung cấp được định một thời hạn nợ
• Đầu tuần:

- Kế toán công nơ phải thu dựa trên báo cáo theo dõi công nợ để đề xuất kế hoạch - thu hồi nợ

- Kế toán công nơ phải trả dựa trên báo cáo theo dõi công nợ để đề xuất kế hoạch thanh toán

- Cấp trên duyệt các kế hoạch tương ứng

• Trong tuần:

- Kế toán công nợ phải thu tiến hành thu hồi nợ

- Kế toán công nợ phải trả tiến hành thanh toán

• Cuối tuần:

-Kế toán công nơ phải thu báo cáo tiến trình thu hồi thực tế so với kế hoạch và những trường hợp không thực hiện đúng kế hoạch

-Kế toán công nơ phải trả báo cáo tiến trình thanh toán thực tế so với kế hoạch và những trường hợp không thực hiện đúng kế hoạch

Giải pháp 1 nếu được triển khai thành công thì hiệu quả thu hồi nợ được nâng lên rõ rệt và ổn định hơn. Tuy nhiên, mục tiêu tối ưu hóa dòng tiền vẫn chưa đạt, vì chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Giải pháp 2:

• Hóa đơn bán hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi khách hàng được định một thời hạn nợ và hạn mức nợ
• Hóa đơn mua hàng được ghi nhận trên phần mềm. Mỗi nhà cung cấp được định một thời hạn nợ
• Cuối tháng:

- Nhân viên phụ trách điều phối dòng tiền sẽ xem dự toán dòng tiền trên ERP cho tháng tới và xác định rủi ro có thể bị thiếu dòng tiền ở tuần nào? Từ đó, đề xuất kế hoạch mỗi tuần chỉ tiêu phải thu bao nhiêu và thanh toán tối đa bao nhiêu để đảm bảo dòng tiền không bị thiếu hụt

- Kế hoạch được cấp trên duyệt.

- Các chỉ tiêu thu và chi hàng tuần được gửi cho kế toán công nợ phải thu và phải trả

• Đầu tuần:

- Kế toán công nơ phải thu dựa trên báo cáo theo dõi công nợ để đề xuất kế hoạch thu hồi nợ để đạt chỉ tiêu thu nợ đã nhận

- Kế toán công nơ phải trả dựa trên báo cáo theo dõi công nợ để đề xuất kế hoạch thanh toán sao cho không vượt quá chỉ tiêu thanh toán đã nhận

- Cấp trên duyệt các kế hoạch tương ứng

• Trong tuần:

- Kế toán công nợ phải thu tiến hành thu hồi nợ như kế hoạch

- Kế toán công nợ phải trả tiến hành thanh toán như kế hoạch

• Cuối tuần:

- Kế toán công nợ phải thu: báo cáo tiến trình thu hồi thực tế so với kế hoạch và những trường hợp không thực hiện đúng kế hoạch

- Kế toán công nợ phải trả: báo cáo tiến trình thanh toán nợ thực tế so với kế hoạch và những trường hợp không thực hiện đúng kế hoạch

- Nhân viên điều phối dòng tiền: theo dõi chung tiến trình sử dụng dòng tiền trên ERP, để có thể điều chỉnh chỉ tiêu thu và chi của các tuần kế tiếp

Cũng dễ dàng thấy rằng, khi triển khai Giải pháp 2, dòng tiền của Doanh nghiệp được tối ưu đáng kể, vì bắt đầu có sự phối hợp giữa thu và chi theo một kế hoạch chung.

Như vậy, ERP là nền tảng cần thiết giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu quả. Ứng dụng ERP trong quản trị Doanh nghiệp là xu thế tất yếu mà các Doanh nghiệp Việt sớm hay muộn cũng phải đi theo, dẫu rằng hiện nay, việc ứng dụng ERP vào nhiều Doanh nghiệp Việt chưa thành công, tạo nên một lực cản lớn cho xu thế này.

Điểm quan trọng: sau khi có ERP, Doanh nghiệp có nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh hay không chính là có triển khai được những giải pháp tốt để giải quyết từng mục tiêu cụ thể hay không?

Có thể có những lực cản với những lý do có vẻ hợp lý để chống lại việc triển khai các giải pháp quản trị. Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp kiên trì triển khai các giải pháp quản trị tương tự như ví dụ trên, Doanh nghiệp bắt đầu tiến trình quản trị bằng hệ thống và chính hệ thống sẽ thúc đẩy tiến trình cải tiến liên tục trong Doanh nghiệp.