CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỂ CHỌN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ PHÂN PHỐI DMS HIỆU QUẢ

Ngày nay, nhu cầu sử dụng hệ thống quản trị phân phối (DMS) ngày càng trở nên cần thiết. Các phần mềm DMS có mặt trên thị trường rất đa dạng với nhiều sự lựa chọn khác nhau về giá cả cũng như tính năng. Vì vậy tìm một phần mềm phân phối phù hợp với nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp rất khó khăn và là một trong những chìa khóa thành công trong quản lý hệ thống phân phối. Trong bài viết này, sẽ giúp các doanh nghiệp đang quan tâm đến hệ thống DMS lưu ý một số vấn đề khi chọn hệ thống DMS.

1. Khả năng tích hợp của phần mềm.

Đây là khả năng phần mềm DMS tương thích tốt với các phần mềm liên quan khác mà doanh nghiệp đang sử dụng khác như: phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) … đồng thời liên kết với hệ thống ở nhà phân phối.

Hơn nữa, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của nhà phân phối, các nhà phân phối đang sử dụng phần mềm quản trị của riêng họ có thể đồng bộ hóa tích hợp với ứng dụng của bên mình hay không? Hệ thống DMS cần thỏa mãn được nhu cầu thiết yếu này.

2. Khả năng bảo mật, an toàn.

Công tác bảo mật của phần mềm là rất quan trọng, vì dữ liệu thông tin của doanh nghiệp là cực kỳ nhạy cảm. Phần mềm DMS khi hoạt động sẽ nắm trong tay toàn bộ dữ liệu liên quan đến hệ thống đại lý, khách hàng, đối tác….nên giải pháp bảo mật, backup dữ liệu trong trường hợp bất trắc là rất cần thiết.

3. Khả năng tương thích.

Tính tương thích quyết định phần mềm quản lý hệ thống phân phối nào sẽ thuận tiện nhất khi triển khai, mà không vấp phải khó khăn về hệ điều hành hay thiết bị.

Thông thường DMS có 2 phần:

• Phần back-end dành cho nhà sản xuất và nhà phân phối;
• Phần front-end dành cho đội ngũ sales đi “chinh chiến” thị trường.

Đối với phần back-end, các doanh nghiệp luôn ưu tiên dạng web-based (chạy trên nền tảng web) bởi cấp quản lý chỉ cần truy cập vào DMS thông qua web trên mọi hệ điều hành có hỗ trợ trình duyệt (web browsers) để xem báo cáo kinh doanh theo thời gian thực. Họ không phải cài đặt thêm phần mềm hay công cụ hỗ trợ khác.

Song song đó, do phần front-end được tích hợp trên thiết bị di động của nhân viên sales, nhà quản lý nên kiểm tra khả năng “multi-screen” của ứng dụng DMS – liệu nó có hoạt động tốt với các kích cỡ màn hình khác nhau như 4″, 7″, 12″… hay không?

4. Khả năng linh hoạt.

Để công tác quản lý kênh phân phối được hiệu quả, phần mềm DMS thường cung cấp bộ tính năng sẵn có từ nhà phát triển, nhưng cũng cần linh hoạt may đo, tùy chỉnh (customization) theo thực tiễn sản xuất – phân phối của người sử dụng.

Phần mềm DMS phải tạo điều kiện cho doanh nghiệp thích nghi dễ dàng với những biến động trong kênh phân phối.

5. Khả năng mở rộng.

Khả năng mở rộng có thể hiểu là hệ thống vẫn hoạt động ổn định cho dù doanh nghiệp thay đổi quy mô kênh phân phối bán hàng.