BÍ QUYẾT TỐI ƯU KHẢ NĂNG LƯU TRỮ KHO HÀNG MÙA TẾT

Cuối năm, đặc biệt những lúc cận Tết luôn là thời điểm giao dịch tăng cao và lượng hàng hóa lưu thông ra vào khá nhiều. Điều đó đòi hỏi khâu quản lý kho của doanh nghiệp phải đảm bảo được cập nhật liên tục và chính xác tuyệt đối về số lượng để tránh phát sinh sai sót. Do đó, Quản lý kho được coi là một trong những hoạt động được ưu tiên hàng đầu. Khả năng lưu trữ trong kho không chỉ đơn giản là đặt hàng hóa vào kho, mà còn đòi hỏi một chiến lược quản lý kho hàng hiệu quả.

Ban lãnh đạo cần nắm rõ các quy tắc quản lý kho và bí quyết để tối ưu khả năng lưu trữ trong kho, nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng của doanh nghiệp vào dịp tết không bị gián đoạn.

Khả năng lưu trữ trong kho là gì? Nguyên nhân lãng phí không gian lưu trữ trong kho hàng

Khả năng lưu trữ trong kho đề cập đến việc quản lý và bảo quản hàng hóa, sản phẩm hoặc tài sản của một tổ chức trong một kho hàng. Nó bao gồm cả việc sắp xếp, bố trí, và phân loại hàng hóa sao cho chúng dễ dàng truy cập, bảo quản và sử dụng khi cần. Khả năng lưu trữ hiệu quả đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa một cách nhanh chóng, giảm lãng phí không gian và tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

Khả năng lưu trữ trong kho không chỉ đơn giản là một trạm dừng tạm thời cho sản phẩm hoặc hàng hóa, mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động. Nếu không quản lý kho hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đối mặt với những vấn đề như tồn kho không cân đối, tăng chi phí vận chuyển, thất thoát hàng hóa, và sự tụt giảm về dịch vụ khách hàng. Do đó, việc tối ưu hoá khả năng lưu trữ trong kho là rất quan trọng.

Mặc dù vậy nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng hết khả năng của không gian kho hàng do một số nguyên nhân phổ biến:

1. Thiếu nhận thức về quản lý kho hàng

Một số doanh nghiệp không nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc tối ưu hoá lưu trữ trong kho. Họ có thể xem quản lý kho hàng là một nhiệm vụ đơn giản và không đầu tư đủ tài nguyên để tối ưu hoá nó. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc quản lý kho hàng hiệu quả có thể tiết kiệm nhiều tiền và thời gian.

Ngoài ra việc thực hiện toàn bộ công việc bằng phương pháp thủ công, không chỉ dẫn đến việc mất nhiều thời gian mà còn tạo ra nhiều khả năng xảy ra sai sót trong việc ghi chép và theo dõi hàng hóa. Những thông tin không chính xác về tình trạng hàng tồn kho có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định kinh doanh sai lầm.

2. Thiếu kế hoạch và quy trình rõ ràng

Một số doanh nghiệp không có quy trình quản lý kho hàng rõ ràng. Điều này dẫn đến lãng phí không gian và thời gian. Khi không có kế hoạch cụ thể cho việc đặt hàng hóa trong kho, nó có thể dẫn đến việc đặt hàng một cách tùy ý, gây ra sự rối loạn và làm giảm hiệu quả.

Việc thiếu một kế hoạch quản lý kho rõ ràng và chi tiết là nguyên nhân gây ra tình trạng tồn kho không kiểm soát. Đặt hàng và quản lý lượng tồn kho trở nên mơ hồ và khó khăn, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho thừa hoặc thiếu. Tình trạng này không chỉ gây ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của doanh nghiệp mà còn làm giảm khả năng cung ứng hàng hóa đúng lúc, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng.

3. Sự phức tạp của sản phẩm hoặc hàng hóa

Một số sản phẩm hoặc hàng hóa có tính chất phức tạp hoặc đa dạng, làm cho việc quản lý chúng trở nên phức tạp hơn. Điều này có thể gây ra sự bất tiện trong việc tìm kiếm và truy cập hàng hóa. Mặc dù đây là một thách thức, nhưng nó có thể được giải quyết thông qua việc quản lý tốt và sắp xếp hợp lý.

4. Chưa tối ưu việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

Một vấn đề phổ biến và đáng chú ý trong việc quản lý kho là sự thiếu hệ thống trong việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa. Kho hàng không được sắp xếp khoa học có thể gây lãng phí không gian và thời gian trong việc tìm kiếm hàng hóa. Hậu quả không chỉ là tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên và tạo ra sự bất tiện không cần thiết.

5. Không cập nhật lượng hàng tồn kho thường xuyên

Trong môi trường kinh doanh liên tục biến đổi, việc không thường xuyên cập nhật thông tin về lượng hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn. Việc này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa hàng trong kho. Đối với những mặt hàng có sự biến động nhanh chóng, việc không cập nhật thông tin một cách kịp thời sẽ khiến cho quản lý kho mất đi khả năng kiểm soát chính xác, dẫn đến việc không thể đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng đúng lúc cho khách hàng.

Bí quyết tối ưu hoá khả năng lưu trữ trong kho

1. Sử dụng hệ thống sắp xếp và mã hóa

Một trong những cách để giải quyết vấn đề về sự lãng phí không gian và thời gian trong việc quản lý kho là tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa. Sử dụng các phương pháp như:

Hệ thống mã vạch: cho phép bạn theo dõi hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả. Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch riêng biệt, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập chúng

Kỹ thuật FIFO (First-In, First-Out) và LIFO (Last-In, Last-Out) giúp đảm bảo rằng hàng hóa được sử dụng một cách hiệu quả. Quản lý thông tin về vị trí và số lượng hàng hóa một cách rõ ràng sẽ giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng cường sự chính xác trong quá trình xuất nhập kho

2. Loại bỏ hàng tồn kho không còn giá trị 

Kiểm tra định kỳ và loại bỏ các sản phẩm hoặc hàng hóa đã hết hạn sử dụng hoặc không còn có giá trị. Loại bỏ hàng tồn kho không cần thiết giúp giảm bớt lãng phí không gian và tài nguyên. Bất kỳ hàng tồn kho nào đã hết hạn sử dụng hoặc không còn khả năng tiếp tục lưu trữ một cách an toàn nên được loại bỏ một cách kịp thời.

3. Tối ưu hóa kích thước đóng gói

Sử dụng kích thước đóng gói phù hợp với sản phẩm để giảm thiểu lãng phí không gian. Nếu bạn sử dụng thùng hoặc pallet có kích thước lớn hơn so với cần thiết, bạn đang lãng phí không gian trong kho. Hãy xem xét tùy chỉnh kích thước đóng gói để phù hợp với sản phẩm và đảm bảo rằng chúng sẽ được lưu trữ một cách hiệu quả.

4. Tạo kế hoạch tồn kho

Xây dựng kế hoạch tồn kho dựa trên dự đoán và mô hình kinh doanh. Điều này giúp phân loại hàng hóa một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Biết trước những thời điểm cao điểm và nhu cầu lưu trữ nhiều hơn giúp bạn chuẩn bị và sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn có một kế hoạch cụ thể cho việc quản lý tồn kho, bạn có thể tránh được những tình huống không mong muốn như thiếu hàng hoặc tồn kho thừa không cần thiết.

5. Thực hiện công tác kiểm tra định kỳ 

Một trong những biện pháp quan trọng để đảm bảo thông tin về hàng tồn kho luôn đúng và cập nhật là thực hiện kiểm tra định kỳ. Thông qua việc kiểm tra thường xuyên, doanh nghiệp có thể xác định được sự biến động của lượng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc đặt hàng và cung cấp hàng hóa theo nhu cầu thực tế. Việc này giúp tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng trong kho, tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng.

6. Đào tạo nhân viên:

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu rõ quy trình quản lý kho hàng và biết cách sử dụng hệ thống lưu trữ. Đào tạo định kỳ và giám sát là quan trọng để đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc theo quy trình và tối ưu hóa không gian kho hàng. Đào tạo cung cấp cơ hội để cải thiện kỹ năng và hiểu biết của nhân viên, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn và tối ưu hóa không gian trong kho.

7. Sử dụng công cụ phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng

Việc duy trì hệ thống quản lý kho cũ có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong việc thực hiện một lượng lớn đơn đặt hàng. Nguyên nhân là giải pháp cũ còn nhiều hạn chế, bao gồm cả việc không thể sử dụng các công nghệ quản lý kho hiện đại.

Để đối phó với sự phức tạp của quản lý kho, việc sử dụng các công cụ quản lý chuyên dụng như phần mềm quản lý kho là một giải pháp cực kỳ hiệu quả. Các phần mềm này giúp tự động hóa quá trình ghi chép, theo dõi và báo cáo về tình trạng tồn kho. Nhờ tích hợp các chức năng thông tin về xuất nhập kho, sắp xếp hàng hóa và cảnh báo tồn kho, phần mềm quản lý kho giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất quản lý.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả mùa cận Tết

Mùa cuối năm, kể từ tháng 12, được coi là thời điểm “vàng” trong việc cung ứng hàng hóa ra thị trường. Doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch sản xuất hàng loạt, mà còn phải tính toán đến chiến lược lưu trữ kho hàng trong thời gian dài. Ban lãnh đạo cần áp dụng những giải pháp quản lý hiện đại và thông minh vào quy trình sản xuất và quản lý kho, cũng như khai thác tối đa khả năng lưu trữ của nhà kho, nhằm đảm bảo việc cung cấp sản phẩm ra thị trường không bị gián đoạn.

Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO là giải pháp vận hành kho thông minh giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình luân chuyển. Ứng dụng Quản Lý Sản Xuất 4.0 giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Ngoài ra còn được tích hợp với thiết bị quét mã vạch cầm tay giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.

Gói giải pháp được tách ra từ hệ thống SalesUp ERP với 3 tiêu chí:

Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm…Công nghệ tự động hoá sẽ tạo ra các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm hỗ trợ cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cũng sẽ được hệ thống gợi ý theo phương pháp FEFO hoặc FIFO để tránh hao mòn vô hình.

Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code/ Barcode được tích hợp trên smartphone, cho phép nhân viên chỉ cần quét mã gắn trên bề mặt sản phẩm và nhập số lượng sản phẩm. Tính năng này giúp đơn giản hoá việc quản lý sản phẩm, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.

Tức thời: Với công nghệ hiện đại, quy trình vận hành xuyên suốt, mọi thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật tức thời, đồng bộ và kế thừa lẫn nhau giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm 90% thời gian trao đổi, xử lý công việc, đồng thời việc quản lý kho với các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực sẽ giúp loại bỏ tồn kho dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

Thêm vào đó, các báo cáo tồn kho theo thời gian thực sẽ cảnh báo hàng hoá cận date, hàng chậm luân chuyển, hàng tồn nhiều… để có kế hoạch kinh doanh, xuất, nhập kho phù hợp.

Ngoài ra, giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 của GESO cũng có thêm 2 module khác là Quản lý sản xuất và Quản lý chất lượng – kiểm nghiệm, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, cùng với đó là kiểm soát chất lượng sản phẩm theo từng giai đoạn. 

Giải pháp Quản Lý Sản Xuất 4.0 còn tích hợp thêm mô hình nhà máy thông minh chuẩn quốc tế, đáp ứng tiêu chuẩn ISO/HACCP, ISO/GMP và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Giải pháp số hóa này không chỉ phù hợp với các nhà máy mới, hiện đại mà còn có thể áp dụng vào các nhà máy lâu đời, các doanh nghiệp truyền thống, tạo nên sự biến chuyển tích cực trong sản xuất.

Liên hệ ngay với GESO để được tư vấn và demo giải pháp miễn phí

Hotline: 0946 33 43 53

Email: sales@geso.us

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *