TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG

 

Những năm gần đây, số lượng Doanh nghiệp Việt đầu tư ứng dụng thành công hệ thống ERP vào quản trị Doanh nghiệp ngày càng tăng. Đó là những Doanh nghiệp đã hiểu được tầm quan trọng của hệ thống đối với sự phát triển của Doanh nghiệp mình. Trong đó, không ít Doanh nghiệp đã nhận vốn đầu tư nước ngoài để mở rộng quy mô sản xuất và kinh doanh.

 

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều Doanh nghiệp chưa dám đầu tư cho hệ thống ERP, vì nhiều lo ngại:

- Triển khai ERP lắm thách thức, dự án có thể bị kéo dài và có khả năng không thành công

- Chi phí đầu tư cao nhưng không nắm chắc sẽ nhận lại được gì?

 

Trong bài viết này, tôi sẽ phân tích những nguyên nhân có thể dẫn đến việc triển khai không thành công dự án ERP và giải pháp khắc phục. Từ đó, Doanh nghiệp có thể chủ động hơn khi triển khai hệ thống này.

 

 

 

 

Theo khảo sát của Công ty Kiểm Toán và Tư Vấn Deloitte, mười trở ngại lớn nhất mà Doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai ERP được thể hiện như trong hình trên. Dựa trên kết quả khảo sát trên và để cho Doanh nghiệp thuận tiện theo dõi, tôi sẽ gộp 10 nguyên nhân nêu trên lại thành 3 nguyên nhân chính mà thôi:

 

1. Chống lại sự thay đổi

 

Đây là thách thức phổ biến nhất mà các Doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai ERP. Có 2 nguyên nhân chính dẫn đến nhân viên chống lại sự thay đổi:

 

+ Ngại khó: khi triển khai ERP, các nhân viên vừa phải hoàn thành công việc hàng ngày, vừa phải chuẩn bị cho hệ thống ERP mới, nên bận rộn hơn nhiều. Trong trạng thái như vậy, nhân viên có khuynh hướng tránh né những thay đổi mà có thể làm cho mình vất vả hơn, đặc biệt những thay đổi đòi hỏi nhân viên phải học lại và làm quen với cách làm mới.

 

Để vượt qua những chống đối dạng này, lãnh đạo cần thể hiện quyết tâm phải triển khai ERP thành công và khéo léo động viên nhân viên, có thể công bố một chế độ phụ cấp hay thưởng dự án phù hợp.

 

+ Lợi ích bị ảnh hưởng: Lợi ích hay quyền lực của một vài cá nhân có thể bị ảnh hưởng sau khi triển khai ERP thành công. Cá nhân càng có tầm ảnh hưởng cao, chẳng hạn thuộc hàng ngũ lãnh đạo của Doanh nghiệp, sự chống đối diễn ra càng tinh vi hơn. Nhưng tựu chung lại là họ sẽ làm cho chủ Doanh nghiệp mất niềm tin vào đơn vị triển khai ERP từ những trục trặc, hoặc chủ Doanh nghiệp thấy rằng hệ thống ERP không phù hợp với Doanh nghiệp và từ đó dừng lại việc triển khai ERP.

 

Trong trường hợp này, chủ Doanh nghiệp cần tỉnh táo suy xét và trao đổi trực tiếp với đơn vị triển khai, để xem vấn đề có đúng như nhân viên báo cáo không? Tôi đã tham gia vài dự án trong tình huống như thế này, và để dự án thành công, Doanh nghiệp phải thay thế một vài vị tướng. Nhưng xét cho cùng, những thay đổi như vậy là bắt buộc, vì sự phát triển của Doanh nghiệp, chỉ là sớm hay muộn mà thôi.

 

2. Chỉnh sửa quá nhiều

 

Doanh nghiệp Việt Nam chưa có thói quen đầu tư vào xây dựng hệ thống. Nhiều nhân viên khi biết công ty đã đầu tư một số tiền khá lớn vào ERP, họ có tâm lý "phải đặt ra thật nhiều yêu cầu, để đáng đồng tiền đã đầu tư".

Trong khi đó, nếu nhà cung cấp phần mềm cũng muốn làm hài lòng khách hàng để sau này khách hàng sẽ giới thiệu khách hàng tiếp theo. Từ đó dẫn đến rủi ro dự án bị kéo dài và không thể kiểm soát được khi nào kết thúc.

 

Khi thấy dự án bị kéo dài, chủ Doanh nghiệp cần tham gia họp để cùng duyệt lại danh sách những yêu cầu mà Doanh nghiệp đặt ra có cần thiết hay không? Chỉ những yêu cầu "must to have", nghĩa là những yêu cầu thật sự đem lại lợi ích kiểm soát minh bạch hoặc gia tăng hiệu quả Doanh nghiệp thì giữ lại. Những yêu cầu "nice to have" - có cũng được mà không có thì cũng không sao, nên được bỏ bớt đi.

 

3. Trưởng dự án thiếu kỹ năng

 

Một dự án ERP đòi hỏi phải có hai trưởng dự án:

 

+ Trưởng dự án 1:

 

Trưởng dự án của Doanh nghiệp sẽ kết nối tất cả các trưởng bộ phận, các thành viên tham gia dự án để mọi người thực hiện những nhiệm vụ đã nhận đúng theo kế hoạch. Để làm tốt vai trò này, trưởng dự án phải là một lãnh đạo cấp cao, có uy tín, khả năng động viên, lôi cuốn và theo sát kế hoạch đã định.

 

Ngoài ra, trưởng dự án còn là người duyệt lại và ra quyết định cuối cùng về những yêu cầu đã được đặt ra bởi các bộ phận, dành cho nhà cung cấp ERP. Nếu trưởng dự án làm việc này không tốt, một trong hai tình huống có thể xảy ra:

. Dự án không đáp ứng được yêu cầu hoạt động nào đó của Doanh nghiệp

. Dự án bị kéo dài do có quá nhiều yêu cầu được đặt ra mà không cần thiết

 

Để làm tốt vai trò này, trưởng dự án phải là người am hiểu tình hình hoạt động của công ty, có khả năng lắng nghe tốt, đặt những câu hỏi cho các trưởng bộ phận, tham vấn các chuyên gia... để cuối cùng cho ra những quyết định đúng đắn.

 

Nếu trong Doanh nghiệp không có nhân viên nào đủ khả năng đảm đương vai trò trưởng dự án như đã nêu trên, thì chủ Doanh nghiệp nên đảm nhận vai trò này.

 

+ Trưởng dự án 2:

 

Trưởng dự án của đơn vị cung cấp ERP sẽ dựa trên kế hoạch dự án chuẩn mà phân công cho cả hai bên và theo dõi sâu sát tiến độ thực thi, để đảm bảo cả hai bên theo đúng tiến độ của kế hoạch đã đặt ra. Trưởng dự án này cần có kỹ năng của một trưởng dự án chuyên nghiệp, cộng thêm phải có kinh nghiệm triển khai, để có thể sớm nhận ra những chỗ có khả năng rủi ro làm chậm dự án.

 

Khi chọn nhà cung cấp ERP, chủ Doanh nghiệp cần yêu cầu một trưởng dự án có kinh nghiệm. Chủ Doanh nghiệp có quyền phỏng vấn để kiểm tra khả năng điều hành dự án và kinh nghiệm của ứng cử viên. Chủ Doanh nghiệp có thể nhờ một đối tác độc lập bên ngoài tư vấn chọn trưởng dự án. Việc chọn lựa này càng kỹ lưỡng, khả năng thành công của dự án càng cao.

 

Tóm lại, 3 nguyên nhân chính dẫn đến dự án bị kéo dài hay có thể thất bại, đó là:

+ Chống lại sự thay đổi

+ Chỉnh sửa quá nhiều

+ Trưởng dự án thiếu kỹ năng

 

Nếu chủ Doanh nghiệp làm tốt những việc sau, thì dự án ERP chắc chắn sẽ được triển khai thành công:

+ Quyết tâm triển khai thành công ERP

+ Động viên và tưởng thưởng nhân viên phù hợp

+ Kiên định với con đường đã chọn để bình tĩnh suy xét tìm nguyên nhân chống lại sự thay đổi. Từ đó có bước điều chỉnh phù hợp

+ Chọn trưởng dự án đủ năng lực. Nếu cần thì chủ Doanh nghiệp phải đảm nhận vai trò làm trưởng dự án về phía Doanh nghiệp.

 

Kính chúc Quý Doanh nghiệp triển khai dự án ERP thành công!