QUẢN TRỊ BẰNG HỆ THỐNG

Là chủ Doanh nghiệp, ai cũng muốn công ty của mình phát triển bền vững. Hai từ "phát triển" liên quan nhiều đến lợi thế cạnh tranh về sản phẩm/dịch vụ, về chiến lược tiếp thị và về chiến lược kinh doanh..., còn từ "bền vững" liên quan đến "quản trị bằng hệ thống".

 

Vậy quản trị bằng hệ thống là gì? Vì sao lại ảnh hưởng quan trọng đến sự bền vững của doanh nghiệp? Tiến trình thiết lập quản trị bằng hệ thống trong Doanh nghiệp diễn ra như thế nào?.

 

Trong bài viết này, những câu hỏi trên lần lượt được giải đáp sau khi tôi trình bày 5 cấp độ quản trị của Doanh nghiệp:

 

Cấp độ 1: Linh hoạt

 

Ở cấp độ này, các quy trình trong Doanh nghiệp được linh hoạt hình thành, khi nhân viên cùng làm việc với nhau. Quy trình là quy ước về trình tự những công đoạn phải làm, những chứng từ phải lưu trữ tương ứng để cho ra một kết quả nào đó.

 

 

Các Doanh nghiệp mới hình thành thường quy tụ những người thân quen, vận hành dựa trên niềm tin, quy trình được đơn giản và linh động tối đa để tạo điều kiện đưa hàng hóa ra thị trường.

 

Cấp độ 2: Quản lý cơ bản

 

Doanh nghiệp phát triển và bắt đầu sử dụng phần mềm để thuận tiện quản lý công việc. Ở cấp độ này, Doanh nghiệp dùng những phần mềm đơn lẻ cho những bộ phận, chẳng hạn phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý sản xuất...

 

 

Doanh số, thu, chi và tồn kho của Doanh nghiệp bắt đầu được quản lý trên phần mềm. Nhưng vì sử dụng nhiều phần mềm đơn lẻ, việc làm các báo cáo tổng hợp cần vài ngày thời gian. Việc đối chiếu số liệu khớp giữa các hệ thống cũng gặp không ít khó khăn.

 

 

Cấp độ 3: Tái cấu trúc

 

Kinh doanh phát triển, Doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy rằng sự phối hợp giữa các bộ phận cần chặt chẽ hơn, cơ chế quản trị cần được kiểm soát tốt hơn. Khi đó, Doanh nghiệp tiến hành chuẩn hóa lại các quy trình.

 

 

 

Chuẩn hóa là một tiến trình nơi đó "những bộ óc của Doanh nghiệp" cùng rà soát lại các quy trình, điều chỉnh và bổ sung sao cho tăng tính kiểm soát minh bạch và hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp. Trong quá trình chuẩn hóa quy trình, thông thường Doanh nghiệp cũng phải chuẩn hóa lại con người: phân rõ trách nhiệm, quyền hạn và đặt để người phù hợp vào từng vị trí.

 

Ở cấp độ này, Doanh nghiệp thường thuê thêm tư vấn ở bên ngoài tiến hành cái gọi là "tái cấu trúc Doanh nghiệp". Kết quả là Quy trình được chuẩn hóa, các vị trí được chuẩn hóa, bộ máy hoạt động trơn tru hơn, các cơ chế kiểm soát và chính sách được hình thành, đem lại động lực mới để phát triển Doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm quản trị vẫn chưa đủ mạnh, còn đơn lẻ, chắp vá nên việc kiểm soát và đo lường hiệu quả bị hạn chế.

 

Cấp độ 4: Nâng tầm quản trị

 

Doanh nghiệp có nhu cầu xem kết quả sản xuất, kinh doanh tức thời. Chẳng hạn, khi chuyển thành công ty cổ phần, các cổ đông có nhu cầu theo dõi kết quả sản xuất, kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Một phần mềm quản trị thống nhất, xuyên suốt các bộ phận là cần thiết.

 

 

 

Bên cạnh nhu cầu xem báo cáo tức thời, mọi lúc, mọi nơi, Doanh nghiệp bắt đầu làm quen với việc lập kế hoạch và duyệt kế hoạch bởi các cổ đông. Thế nên, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - dịch ra tiếng Việt là hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) được các Doanh nghiệp triển khai.

 

Ở cấp độ này, trình độ quản trị của Doanh nghiệp được nâng lên tầm cao mới. Lãnh đạo Doanh nghiệp có thể xem được dữ liệu về sản xuất và kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Dựa trên đó, lãnh đạo có thể ra những quyết định nhanh chóng để thúc đẩy tăng trưởng.

 

Tuy nhiên, ở cấp độ này, Doanh nghiệp có thể vẫn chưa đạt được mục tiêu "Quản trị bằng hệ thống". Thực tế tại nhiều Doanh nghiệp sau khi đã triển khai ERP, lãnh đạo ít truy cập vào hệ thống xem báo cáo để xác định khâu nào chưa hiệu quả và thúc đẩy tiến trình cải tiến.

 

Nhân tiện, nhiều Doanh nghiệp đã gặp khó khăn khi triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phần nhiều là do Doanh nghiệp đã bỏ qua cấp độ 3 nói trên. Về chủ đề triển khai ERP thành công, chúng tôi sẽ có một bài viết riêng.

 

Cấp độ 5: Quản trị bằng hệ thống

 

Mô hình quản trị bằng hệ thống phổ biến là PDCA, viết tắt của "Plan, Do, Check, Adjust" có nghĩa là "Lập kế hoạch, Thực Thi, Kiểm soát, Điều chỉnh".

 

 

 

 

Dựa trên nền tảng vững chắc của Quy trình chuẩn, con người chuẩn, phần mềm thống nhất, Doanh nghiệp rất thuận lợi đưa thêm PDCA nói trên vào hoạt động hàng ngày của Doanh nghiệp.

 

PDCA thúc đẩy Doanh nghiệp liên tục cải tiến, tạo thành các lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp trên thương trường. PDCA còn giúp Doanh nghiệp hạn chế rủi ro do năng lực của cá nhân, vì cả tập thể cùng tham gia tiến trình cải tiến liên tục.

 

Tóm lại, quản trị Doanh nghiệp bằng hệ thống vẫn là một khái niệm mới đối với nhiều Doanh nghiệp Việt, trong khi các Doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước chúng ta nhiều năm về mặt này.

 

Bài viết đã trình bày 5 cấp độ quản trị để Doanh nghiệp thấy được lộ trình đi đến mục tiêu "Quản trị bằng hệ thống" diễn ra như thế nào? Khi đạt cấp độ 5, Doanh nghiệp bắt đầu tiến trình phát triển bền vững. Chúc Quý Doanh nghiệp thành công!