ERP GIÚP TĂNG HIỆU QUẢ DOANH NGHIỆP

 

Cụm từ "Tăng hiệu quả Doanh nghiệp" luôn được nhắc đến như là lợi ích cốt lõi của hệ thống ERP. Nhưng không phải tất cả Doanh nghiệp sau khi triển khai ERP đều trở nên hiệu quả hơn. Những Doanh nghiệp nào hiểu và biết cách khai thác nó thì mới đạt được hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi đề xuất 5 bước cần làm giúp Doanh nghiệp gia tăng hiệu quả với ERP.

 

1. Xác định điểm cải tiến

Thông thường, những điểm cần cải tiến là những điểm chưa hiệu quả. Ở bước này, Doanh nghiệp xác định xem mình đang không hiệu quả ở điểm nào. Từ đó có thể chọn ra vài điểm để tập trung cải thiện.

Khi đánh giá hiệu quả, Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 dữ liệu sau:

+ Chỉ tiêu hay định mức (CT).

Doanh nghiệp nên đặt dữ liệu này phù hợp với thực trạng của Doanh nghiệp. Về nguyên tắc, chỉ tiêu hay định mức phải được đặt ở mức khả thi, để nhân viên có niềm tin rằng chỉ cần làm đúng là có thể đạt được.

 

+ Thực đạt ().

Dữ liệu này là dữ liệu thực tế phát sinh trong quá trình vận hành.

 

+ Chỉ số hiệu quả (HQ).

Dữ liệu này dùng để đánh giá hiệu quả đạt được. Doanh nghiệp có thể tự đặt ra cho phù hợp với thực tế của Doanh nghiệp hay là sử dụng dữ liệu của ngành.

 

TĐ / CT được so sánh với chỉ số hiệu quả HQ để biết là có đạt hiệu quả hay không.

 

Mỗi Doanh nghiệp có thể quan trọng những điểm hiệu quả khác nhau. Nếu Doanh nghiệp muốn cải tiến điểm nào, dựa vào bản chất và ý nghĩa của nó, Doanh nghiệp có thể định nghĩa riêng một bộ (CT, TĐ, HQ) phù hợp cho Doanh nghiệp của mình.

 

 

 

Ví dụ 1:

Để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất:

+ Doanh nghiệp khai báo định mức nguyên vật liệu trong các BOM (CT) trên hệ thống ERP

+ Hệ thống ERP ghi nhận số lượng nguyên vật liệu tiêu thụ trong quá trình sản xuất ()

+ Doanh nghiệp định chỉ số hiệu quả là 105% (HQ), nghĩa là chấp nhận khoảng 5% hao hụt

 

Như vậy, nếu nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế () / Định mức (CT) không vượt quá 105%, thì việc sử dụng nguyên vật liệu được xem là đạt hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yêu cầu Nhà cung cấp ERP phát triển báo cáo riêng để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất từng thành phẩm.

 

Ví dụ 2:

Để đánh giá hiệu quả việc kiểm soát nợ khách hàng:

+ Doanh nghiệp khai báo hạn mức nợ (CT) cho từng khách hàng trên hệ thống ERP

+ Hệ thống ERP ghi nhận tăng công nợ khách hàng khi xuất hóa đơn và giảm công nợ khách hàng khi khách hàng thanh toán. Từ đó, hệ thống tính ra được tổng công nợ của khách hàng ()

+Doanh nghiệp định chỉ số hiệu quả HQ là 100%, nghĩa là chỉ cho phép khách hàng nợ tối đa bằng hạn mức nợ.

 

Như vậy, nếu tổng công nợ trong hạn của khách hàng () / Hạn mức nợ (CT) nhỏ hơn 100%, thì việc kiểm soát nợ quá hạn của khách hàng được xem là đạt hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yêu cầu Nhà cung cấp ERP phát triển riêng báo cáo để đánh giá hiệu quả kiểm soát nợ khách hàng.

 

Có nhiều điểm có thể đánh giá hiệu quả trong Doanh nghiệp. Ở đây, chúng tôi đơn cử vài điểm gợi ý để Doanh nghiệp tham khảo:

+ Hiệu quả thành phẩm được sản xuất ra

+ Hiệu quả sử dụng máy móc sản xuất

+ Hiệu quả sử dụng nhân công

+ Hiệu quả đặt mua nguyên vật liệu

+ Hiệu quả kiểm soát hàng cận đát

....

Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, Doanh nghiệp có thể tự thiết kế ra những điểm riêng cho mình.

 

2. Người chịu trách nhiệm

Sau khi xác định được điểm cần cải tiến để nâng cao hiệu quả, Doanh nghiệp cần chọn ra một nhân viên có đủ năng lực, chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch cải tiến. Nhân viên này phải được thông tin kỹ lưỡng cách đánh giá hiệu quả của Doanh nghiệp (CT, TĐ, HQ nói ở trên) và thời hạn kỳ vọng cần triển khai thành công kế hoạch cải tiến.

 

3. Duyệt kế hoạch

Nhân viên chịu trách nhiệm cải tiến sẽ cùng bàn bạc trong nhóm của mình và đệ trình kế hoạch những việc cần làm càng chi tiết càng tốt. Lãnh đạo Doanh nghiệp cần tham dự buổi họp để duyệt kế hoạch.

 

 

 

 

Không phải công ty Việt Nam nào cũng quen với việc lập kế hoạch và duyệt kế hoạch trong cuộc họp. Tuy nhiên, đây là cách làm quen thuộc của các công ty phương Tây, nó giúp cho nhân viên tập thói quen đi vào chi tiết và suy tính kỹ trước khi thực hiện. Nhờ vậy, năng lực của nhân viên được tăng lên và khả năng thành công sẽ cao hơn.

 

4. Đánh giá kết quả

Đến thời hạn đã định, Lãnh đạo Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra việc cải tiến đã đạt kết quả như thế nào? Lưu ý rằng, cách đánh giá (CT, TĐ, HQ) đã được thống nhất trước ở bước 2. Sau khi đánh giá, nếu kết quả chưa được tốt thì Lãnh đạo Doanh nghiệp cần động viên để nhân viên điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục cải tiến với một thời hạn mới. Nếu kết quả đã đạt kỳ vọng, Lãnh đạo Doanh nghiệp khen ngợi và giao nhiệm vụ tiếp theo cho nhân viên là thực hiện bước 5.

 

 

 

 

 

 

5. Đúc kết thành cơ chế, quy trình

Nếu không có bước này, thì mọi bước cải tiến được làm ở trên chỉ mang tính chất phong trào, lấy thành tích với Lãnh đạo Doanh nghiệp, không có tính lâu dài và bền vững. Đây cũng là một điểm khác mà các Doanh nghiệp Việt cần học hỏi Doanh nghiệp phương Tây: luôn dành thời gian và tâm sức để đúc kết những kinh nghiệm thành công thành quy trình và cơ chế. Nhờ đó, Doanh nghiệp phát triển ngày một hiệu quả hơn nhờ kế thừa thành quả của người đi trước.